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1、体系8文 件 控 制 程 序 1 目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3 职责 31总经理负责批准发布质量手册和程序文件。 32副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。 33管理者代表负责审核质量手册和程序文件。 34物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。 35各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 36各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4 程序 41 文件分类及保管 411 质量手册和程序文件由综合部备案保存。 412
2、第三级文件可分为两类： a）部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档； b）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 413 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标准（部门管理制度等）部门质量记录文件等，由综合部保存。 414 技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等），由工程科保存。 42 文件的编号 421 质量管理体系文件的编号 a）质量手册： 质量手册缩写代号：ZLSC一版次，手册中
3、各章以章节号区分。 例如：ZLSC一2001A，表示公司质量手册2001年第A版。 b）程序文件缩写代号: CX一版次，程序中各章以章节号区分。 例如：CX41一2001A，表示公司第四章第一个程序文件2001年第A版。 c）质量记录：主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号 例如：BG一56一01，表示物业部在程序文件中第56章管理评审控制程序中的第1个质量记录文件。 c）各部门其他质量文件：部门代码文件顺序号年号 例如：GC052001，表示工程科于2001年发放的第5号文件。 422 各部门代号规定如下： 物业部：BG；工程科：GC；服务中心：FW。 43 文件的编写、审核、批
4、准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的和充分的： 质量手册由物业部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放； 程序文件由各部门负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放； 各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合部负责登记、发放； 应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录。 44文件的受控状况 文件分为受控”和“非受拄”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角
5、加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 45文件的更改 a）质量手册由物业部组织更改，填写文件更改申请，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录； b）其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请单，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 d）应能识别所有文件的修订状态，如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。 46文件的领用 a）文件使用者应填写文件发放、回收记录，经相应主管部门负责人
6、审批方可领用。 b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。 47文件的保存、作废与销毁 471 文件的保存 a）与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风，安全的地方； b）各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。 c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的部门受控文件清单。每三个月应将清单副本报综合部备案，如内容没有变化，应通知物业部； d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于
7、识别和检索。 472文件的作废与销毁 a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，并标注“作废”字样，确保防止作废文件的非预期使用； b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识； c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经管理者代表批准后，由物业部授权相关部门销毁。 473文件的复制 复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。 48 外来文件的控制 481 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 482 工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受空印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。 483 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报物业部备案。 49 每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行45条款规定。 410 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。 411 作为质量记录的文件应执行质量记录控制程序。 5 相关文件 51质量记录控制程序。 6 质量记录 61文件发放、回收记录。 62部门受控文件清单。 63文件更改申请。 64文件销毁申请。
