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1、 人事档案信息化管理论文：高校毕业生人事档案信息化管理的障碍与对策【摘要】本文分析了目前我国高校毕业生人事档案信息化管理的现状及其存在的障碍,然后从完善档案的政策法规、开发专门的数字化工具、提高档案信息的动态更新以及强化档案的服务意识等四个方面探讨推进高校毕业生人事档案信息化管理的对策。【关键词】毕业生人事档案信息化管理障碍1 引言科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体,是大学生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着大学生的经历、政治思想道德作风、学习成绩、实践能力及个人特
2、长等信息,是反映大学毕业生综合素质的最重要的依据,也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着高校信息化水平的迅速提高,对高校毕业生档案管理工作也提出了新的挑战,原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求,因此高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。2档案信息化的涵义档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化,经过系统加工和网络传输后,实现档案信息资源的合理配置和有效利用,最终实现档案信息资源共享的过程。其含义有四点:一是档案信息的数字化和网络化;二是档案信息接受、存储、加工、传递和利用的一体化;三是档案信息的高度共享;四是档案
3、管理模式的变革,即从以面向实体保管为重点,向提供档案实体的数字化服务为重心的转变。值得注意的是,档案信息化并不等同于档案的数字化、网络化。档案信息化与数字化、网络化相比,是更为宏观的概念。档案信息化有着极其丰富的内涵,档案信息化建设不是数字化和网络化的简单相加,除了数字化和网络化等技术外,还涉及人员、法律、政策、标准等社会因素。可以说,档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。3档案信息化管理的现状近些年来,高校毕业生人事档案信息化建设取得了较大的成绩。高校档案馆(室)按照高校档案实体分类法和高等学校档案工作规范的要求
4、,建立了比较有效的档案工作体系,为档案信息化打下了坚实的基础。自从国家档案局在2000年提出了推进档案信息化建设的任务,各地高校开展工作的形势较好,许多高校档案馆在档案信息化建设方面已投入了一定的经费,如配备了计算机、网络设备、输入输出设备和其他硬件、软件,建成了档案网络等等。但是,要*本文为湖北省教育厅教学研究项目毕业生质量跟踪体系的研究成果。适应市场经济条件下的毕业生和用人单位的双向选择,大学毕业生人事档案管理还存在着较大的问题。主要体现在三个方面:31管理体制的不健全从国外经验来看,信息化管理模式是档案工作成熟发展的必然趋势。而目前在我国,管理层对信息化的管理理念和管理模式还不了解,大多
5、处于摸索阶段。有的管理者不能充分发挥团队的团结协作作用;信息化项目的范围界定模糊;具体实施中没有严格的业务规划、结构和设计;缺乏数据集成;忽视信息化施工与设计的吻合度;无法使信息化在实际应用中得到最大程度的持续和推广。在这种环境下,档案信息化很难得到有效的推广。32信息资源的开发利用率低长期以来,把馆舍面积和收藏量作为衡量档案馆水准的重要评价指标,许多高校的档案馆“以收藏为主”、“重藏轻用”的现象较为突出,档案成了“死”档案。从目前高校档案管理现状来看,高校档案部门提供档案的管理手段与信息服务方式远远落后于信息社会的步伐,不能满足师生及社会对档案信息的需求。33档案工作队伍整体素质偏低专业信息
6、技术人员缺乏对档案业务工作的系统了解。同时,学校档案管理人员又不能熟练掌握信息技术开展档案的管理和利用,人员和设备的潜能没有得到充分的发挥和利用,不能实现优势互补。同时,高校档案信息化管理还存在统一管理难度大,没有一致的档案信息标准规范,档案的真实性和可靠性难以得到保障等问题。4档案信息化管理的主要障碍41高校领导对档案信息化的意识有待加强有的学校的领导对档案管理信息化工作的重视程度还不够,没有真正从战备的高度认识档案管理信息化的重要意义和作用,导致了疏于指导、政策上不予倾斜、经费上不愿太多的支持等问题,使档案信息化成为一句空话。42档案信息化标准建设滞后档案信息化建设的前提是档案信息的规范化
7、、标准化,即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说:“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势,必将出现一个电子混乱局面。”自1979年以来,我国已颁布了不少档案工作标准,但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案,针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息,这就需要从数字化档案信息的著录、保护等方面入手,制定新的标准来规范工作实践。档案信息化标准体系的主要内容包括电子档案格式规范定义、档案元数据字段和属性的定义、档案信息库结构定义、档案信息系统标准功能定义、档案相关基础数据定义以及档案管理的业务流程和信息交换标准等,这些标准规范都是档案信息化建
8、设过程中所涉及的基本问题。而我国目前关于档案信息化建设还没有一致的标准。43用人单位的信息化素质亟待提高在信息技术飞速发展的今天,还是有很多用人单位因循守旧,利用档案的观念停留在以前的手工时代。他们还没有从传统的纸质档案模式中走出来,从心理上排斥、不接受“信息化”,认为纸质档案更为直观,更为可靠。诚然,纸质档案大多比较易读取和易理解,并且产生时的格式与文件传输时的格式是一致的。但是在整个社会信息化潮流的影响下,高校毕业生人事档案信息化是不可避免的,所以我们要努力提高自身的素质,真正做到与时俱进。44档案认证体制的不健全档案是反映人类社会实践活动的原始的历史记录,是历史的真凭实据,它的原生性、可
9、靠性构成了它的基本价值凭证价值,而凭证价值是档案不同于和优于其他各种信息的最基本的特点。维护档案的真实性和完整性,是保证电子档案凭证价值的根本点。由于高校档案信息化建设使得档案资源最终以电子档案形式存在,而电子档案从形成、传输到存储都是通过计算机及其相关设备实现的。而危害计算机网络的因素很多,如系统故障、人为操作失误、软件出错、恶意地监测网络信息,有组织、有计划、有目的地对网络信息进行人为的攻击,这一切都会导致信息泄密,而现有的高校信息安全保障体系还存在很大的漏洞,需要进一步地加以改善,以维护毕业生人事档案信息的安全。以上种种表现,说明我国高校毕业生人事档案管理信息化的进程还举步维艰。随着我国
10、“信息高速公路”计划的实施,就会形成信息网络之外的“档案信息孤岛”,我们应抓准机遇逐步改变这种状况,不要使档案作用的发挥大打折扣,档案管理滞后于其他行政管理工作,不利于学校整体工作的推进,也不利于毕业生的就业以及以后的职业发展。5档案信息化管理的对策51完善档案政策法规,建立统一的标准为了保障档案信息化目标的实现,政府必须制定相关的规章制度,保证档案信息化建设可持续、稳步向前发展。首先,在档案利用网络化的条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本的变化。档案的利用要靠信息技术手段、新的管理方法、管理制度来实现有效的服务和控制,做到主动服务、安全管理。为此,必须指定网络查询、利用档案数据
11、信息的权限管理办法以及安全管理协议等。其次,档案的凭证作用是档案价值的根本所在,其法律效率十分重要。在信息技术手段能够确保数字化档案的真实性的前提下,电子档案的法律凭证作用也应该得到承认,相关法律举证条款也应该相应进行修改,各行各业涉及到的法律凭证体系和制度都要改变,以此来保证档案凭证作用的有效发挥。再次,要完善信息安全法规,建立信息安全标准。完善的档案信息安全法规是保障档案信息安全的基石,只有不断制定和完善档案信息安全法规,才能更好地维护档案信息的安全。在完善档案信息安全法规的基础上,还要再建立一套信息安全标准。档案信息安全标准是档案信息安全保障的重要组成部分,是实现档案安全管理的重要依据。
12、52开发专门的数字化工具为了维护档案信息的安全,高校除了要严格执行国家及高校颁布的有关信息安全的法律、法规和标准外,还必须建立和完善各类信息资源安全保障体系,采取有效的措施对数字化档案资源进行安全管理和维护,有效地应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限限制、防火墙、安全备份等安全技术,确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。而信息加密是信息安全应用中最早开展的有效手段之一,是保障网络信息安全最基本、最核心的技术措施。CA认证系统正是运用这一技术来实现该功能的,该系统通过使用数字证书,运用对称非对称密码等密码技术建立一套严密的身份认证系统,从而保证信息除发送方和接收方外
13、不被其他人窃取,保证信息在传输过程中不被篡改,保证发送方能够通过数字证书来确定接收方的身份,保证发送方对于自己的信息不抵赖。53提高档案信息动态更新电子信息的内容具有动态数据库这一特性,使得网络频繁更新。网络的更新将引起文件结构的改变;内在内容的更新,将引起信息内容的改变,使得我们现在看到的信息不同于上次看到的信息。电子文件保存系统是一个便于文件保存、检索、使用与处置的电子系统,文件在该系统内被收集、组织和编目,它控制着文件的产生、管理和处置。以电子方式保存档案是最理想的方式,它不仅能保证档案的完整,而且还允许多个用户同时访问,而且要比纸质档案更易检索,并可以提供更有效的存储方式。更为重要的是
14、,当文件保存系统自动升级时,保存在系统内的档案将随系统的更新自动更新和迁移。目前,我国尚未采取这种管理方式,但该方式是发达国家保存档案的主要方式,也是档案保存系统的发展趋势。54强化档案服务意识强化档案服务意识是当代档案工作一个不可忽视的重要课题,直接关系到档案工作的生存和可持续发展,特别是对于档案工作今后适应社会主义市场经济发展而言,档案服务意识的强化尤其重要。首先,高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得高校档案信息资源得到充分的利用,档案信息资源能够共享,产生一定的社会效益。这就要建立高校档案信息社会化的服务体系,促进档案信息资源的利用。通过强化意识,拓宽信息资源的服务领域,促进档案信息
15、的社会共享,能够使档案信息物尽其用,资源共享;建立社会服务化体系的运作模式,建立档案中介组织,通过档案信息中介或信息中心作为网络服务代理机构和信息产品经营的主体,实现市场化服务,实现档案信息产品的价值;强化档案信息的各项服务功能和环境,树立为社会广大利用者服务的思想,改善服务环境,完善服务手段,提高服务的速度和质量,使得档案信息能够被充分利用,实现档案信息化建设的最终目的。其次,加强档案机构体系的合理设置,建立一支具备档案理论基础知识、较高专业素质和现代信息技术人才队伍,是充分开发利用高校毕业生人事档案信息的组织保证。因此,必须要调整、配备相应专业梯次的档案人才队伍,提高现有档案管理人员的素质
16、,注重业务能力的培养,特别是信息技术的培养,定期举办各类岗位培训班,邀请专家、学者讲学座谈,及时了解现代科学和档案学领域发展的新成果、新动态,更新档案人员的知识结构,提高档案工作人员的工作技能,促进档案人员服务意识的增强。档案意识的强化是一项潜移默化的过程,决不是一蹴而就的事情。档案部门首先要做好自身服务意识的强化,才能促进全社会档案意识的强化,整个档案工作才能沿着健康的轨道向前发展。6结束语加强高校毕业生人事档案信息化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案信息服务水平的必由之路。高校毕业生人事档案信息化建设没有现成的经验可供参考,我们应善于在实践中总结经验、吸取教训,逐步形成档案信息化建设的一套理论,走出一条“实践理论再实践新理论”的科学建设之路,理论与实践并进,不断推动高校毕业生人事档案信息化建设稳步向前发展。参考文献1杨公之档案信息化建设实务北
