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1、费用报销通用流程（全体员工版）第009版最近更新：2010年07月25日一、目的为了规范费用报销的申请、审批、报销操作流程，特制定本文件。二、范围本流程适用于公司本部所有员工的财务报销。独立核算的子公司员工的报销, 参照本流程自行制定报销流程。三、职责1. 报销人员整理相关单据并按照流程要求进行报销;2. 权限表中相应权限人员审核并签批；3. 会计核算主管（即核算会计）负责审核、制单并做账;4. 出纳负责报销付款及收退回款；四、流程图审批通过后冲支票 报销人打印线上报销单,把报销单粘贴到粘贴单上，交给会计核算主管（即 核算会计）会计核算主管（即核算会财 务部经计审核原始单据，线上理审核无通过审
2、批,并制作记账凭误后，通过证，交给财务部经理审批五、相关操作平台1. CRM系统“财务管理报销管理”模块2. CRM系统“宴请公告”反馈公告内容的规定：公告时，必须说明客户名、外宾人数、内宾人数、宴请时间、 以及宴请地点、宴请总费用、宴请人均费用。如，“4月19日中午，接待俄罗斯客户 DIL，客户2人，我方2人，共4人。地点：粤林香，共消费200元，人均50元”。六、注意事项1. 费用分类说明1.1计划内费用指：业务正常开展过程中产生的常规费用。1.2计划外费用指：业务开展过程中发生电话费、礼品、无法取得票据、私车公用、 行政罚款或职能部门招待费等非常规费用。1.3其他费用，指除上述费用之外的
3、费用（一般不允许选择）。2. 资金性质的选择1）报销时如需领取或者退还现金的，选择“现金”2）报销时时需要领取支票的，选择“领支票”3）当已经借过支票，报销需要冲抵支票的，选择“冲支票”3. 报销时间说明1）报销单据提交时间：工作时间内，可以随时提交。2）出纳收付款时间：每周一、三、五的上午8： 3012： 00。3）费用报销期限：（1）员工应按以下期限，将正常报销单据交到财务部部门会计核算主管处。a）国内出差的报销单据须在10个工作日内；b）国外出差的报销单据须在15个工作日内；c）其他需报销的事项须在事项结束及发票收齐5个工作日内；d）如在报销期内遇出差任务，可顺延报销期限；顺延报销的以本
4、次出差返程票 标注时间与下次出差启程票标注的时间必须在5个工作日以内。e）起始日均以发票或收据（无票的必须出示对方的收款收据，收据上注明内容 和日期及金额）上的日期为准。f）如用商务卡报销，需提供报销单据和刷卡小票，国内出差的报销单据可以在 15个工作日内报销；国外出差的报销单据可以在20个工作日内报销。（2）财务部审核票据并完成报销期限：A、一般性费用自收票日起应在5个工作日内完成；B、国内外差旅费及较复杂的单据报销自收票日起应在10个工作日内完成；4. 费用报销需交给会计核算主管的单据审批通过后从系统中打印的国内差旅费用报销单或国外差旅费用报销单 或凭证报销单及粘贴到“发票粘贴单”的经过相
5、关人员签字的原始票据。5. 报销方式民生工资卡、招行一卡通、现金6. 不符合规定报销说明1）员工若遗失报销票据时，财务部按照其实际费用的70%办理报销费用；2）超过费用报销期限的报销，财务部按照其实际费用的70%报销；7. 报销手续（包括单据的填写）必须由当事人完成，不得由其他人代办。8. 展会报销注意事项所有涉及展会报销必须在国内差旅费用报销单、凭证报销单、国外差旅 费用报销单无法取得（或遗失）票据及超标说明等单据的“摘要”栏目写明 展会的全称，名称命名规定为：时间+地名+展览会名称+ “展览会报销”，如， “2005年阿联酋BIG5建筑材料展览会报销”（与该展会的“XXX展览会汇总”反 馈
6、所用名称一致，如果单据栏目写不下可以在单据底部或顶部空白处填写）9. 检查核实：会计核算主管接收单据后，首先需要对报销事件的真实性进行审核， 如不符要求的在财务部核票和完成报销期限内向报销人退单，要求经办人按规定 重新办理；此类情况下报销期限按规定日期依次延期。10. 在报销过程中如果存在弄虚作假，一旦发现按虚假金额的2倍罚款。相关部门在 立此存照中进行批评，并公布罚款金额。11. 11 宴请报销注意事项：会计核算主管（即核算会计）在接收宴请报销单据时， 核对宴请公告内容：宴请日期、金额、饭店等信息，相符后予以报销，若未査找 到宴请公告信息，则不予接收。12. 商务卡逾期不还款产生的滞纳金和利
7、息由员工自己承担（除非由于公司原因没有 给与及时报销）。13. 员工办理离职手续时，必须由出纳向银行申请注销该员工商务卡，注销后出纳方 可在离职手续上签字。14. 根据税务局的规定，自2011年2月1日起，纳税人开具发票必须加盖发票专用 章。所有报销使用的发票加盖财务专用章将不再有效，财务部有权拒绝报销。15. 机票或者火车票只能先借款或者出差人自己垫付，不允许单独报销16. 线上报销已经提交了一天，而单据没有及时交到财务部的，会计核算主管有权驳 回17. 无法取得票据的必须同时提供付款收据。七、账务处理1.1报销国内差旅费借：销售费用一间接费用一差旅及交通费贷：现金/银行存款（126 :支付
8、的其他与经营活动有关的现金）1.2报销市内交通费借：销售费用一间接费用一交通费贷：现金/银行存款（126 :支付的其他与经营活动有关的现金）1.3报销国外出差费用借：销售费用一间接费用一涉外费贷：备用金1.4报销招待费：借：销售费用一间接费用一招待费贷：现金/银行存款（126 :支付的其他与经营活动有关的现金）八、相关文件1. 借款流程2. 出差流程3. 出差报销及客户招待标准规定4. 考勤管理流程5. 处罚通用操作流程6. 常驻海外子公司销售人员借款报销操作规定九、本文件负责人：财务部经理十、附件：1. 变动表单：报销申请单填表说明（用于CRM系统的提示说明）2. 样式类：1）票据粘贴样式2）发票粘贴单（计划内）3）发票粘贴单（计划外）3. 知识案例类：无
