《上海xx机械制造有限公司管理制度守则》由会员分享，可在线阅读，更多相关《上海xx机械制造有限公司管理制度守则（32页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:1of31一、文书档案立卷归档制度总则第一条 为了加强本公司各种文书档案资料的管理，确保各种文书档案资料的安全和完整，特制订本制度。第二条 1、各种需归档的文件资料必须定期的（按年、按季、按月、按旬）来立卷归档，本公司内部的在工作中形成的各种有保存价值的文件资料，都必须按本制度的规定，分别立卷归档。2、公文的承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不得抽存）结案后要及时的交给档案室的专职文员来归集存档，由于档案室管理人员因工作变动和因故离职，要求前任人员将有关文件资料交接给后任人员，并办理相关的交
2、接手续，不得带走、藏匿或销毁。文书资料的收集管理第三条 各职能部门形成的各种有价值的文书资料,各部门内部需要指定一位专门负责资料收集和整理的人员，由其定期的将本部门的各种文件资料送交至资料室,由档案资料管理人员统一征集、分类、编码、立卷、存档。对于公司外部形成的各种文件资料，要求接受人和承办人员及时的将有关资料交给资料管理人员，对于有些资料需留部门和个人的，可允许保上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:2of31留部门复印一份留存，但原件必须交给档案室归档；为确保外来资料有统一入处，因此规定入厂的所有的文件资料都必须经过总经办资料室的文员登记。第四条 凡本公
3、司缮写发出的各种重要的文件资料,必须由总经理签发，由档案室统一编号、统一发放,签发后的文件原件必须留档案室存档。第五条 对于一项由几个部门共同参与办理的工作，那么在工作活动中形成的各种文件资料，由主办部门来收集，再由其统一上交给资料室备案。第六条 会议文件统一由档案室来收集归档：1、 对于公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动形成的文件资料，相关人员在报差旅费时，必须将主要文件资料交档案室办理归档手续，档案室主管签字认可后财务部门才给予核报差旅费。2、 本公司召开的各种会议包括每天的生产会议，每周的质量分析会议、部门经理主管会议以及其他的一些类型的会议，统一由总
4、经办负责文秘的人员来记录、打印、发放，每月月底把本月的会议记录收集、排序、装订成册，并送至档案室归档。3、 对于部门内部召开的一些会议，其会议记录由该部门自己保存。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:3of31第七条 档案室管理人员和各部门负责资料收集的人员的职责：1、 各部门负责收集文件资料的人员要对本部门的业务比较熟悉，知悉本部门文件资料的性质、重要性以及归档范围，及时的收集本部门的有关文件资料，并上交给总经办档案室。2、 档案室管理人员要对各种档案资料的属性、重要性、时效性都要有比较深的了解；认真做好日常文件资料归档时的记录、分类、编码、装订、密封等
5、工作；努力提高自身的服务水平；积极的为各部门的资料的查询和借用提供便利；此外要经常督促各部门的文件资料收集人员及时的将其部门的文件资料及时的上交。3、 档案管理人员和各部门的资料收集人员都必须严格执行文件资料的归档制度，定期的对文件资料的收集情况进行清查校对，以防遗漏。归档范围第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条上级机关发来的与本公司有关的决定，决议、指令、命令、条例、规定、计划等文件资料。第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书函件。第十一条本公司的请示与上级机关的批复。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理
6、资料2005年7月page:4of31第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十四条客户对本公司产品质量的投诉资料；本公司内外的产品质量问题的跟踪处理资料。第十五条本公司与其他有关单位签订的各种合同、协议书等文件资料；本公司销售合同的评审资料；第十六条公司的章程、营业执照、法人资料、公司设立和变更的资料、股东出资比例资料、验资报告、税务登记资料、以及公司年检资料等文件。第十七条公司人事行政资料档案：包括（1）员工个人资料；（2）业绩考核评价资料；（3）员工奖惩记录；（4）聘任、录用、培训、晋级、离职等有关资料
7、；（5）人力资源规划、设计文件；（6）本公司职工劳动、工资、福利、方面的文件资料。第十八条工程部和研发部形成的各种技术资料。第十九条“5S”考核评比资料，“5S”开展中采集的各种图片资料；“5S”培训资料。第二十条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录象等资料。第二十一条反映公司资产、负债、所有责权益、费用、收益和支出的会计核算资料，包括各种原始单据、记帐凭证、总分类和明细分上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:5of31类帐簿，以及会计报表和税收交纳凭证等有关资料。第二十二条物品申购、报价、询价、采购等有关资料。第二十三条本公司与其他
8、单位的工作联络函以及公司内部各部门之间的一些工作联络函。第二十四公司在管理过程中形成的各种规章制度和程序性文件。平时归卷第二十五条各部门的资料管理负责人要及时的把处理完毕或批存的文件资料及时的收集起来并送交到档案管理室。第二十六条档案管理人员必须根据各个部门上交的资料，以及结合该部门的业务范围和当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第二十七条档案管理人员要及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。案卷质量要求第二十八条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷和编制目录工作一
9、律由档案管理室的专职文书档案员来负责。第二十九条案卷总的质量要求是：遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同资料的价值,便于保管和利用。第三十条归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:6of31全完整。第三十一条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第三十二条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示
10、与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后的一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第三十二条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；修订文件，修订后的文件在前，修订前的文件在后；文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第三十三条卷内、文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十四条永久、长期和短期案卷必
11、须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要清晰，并且把目录放在卷首。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:7of31第三十五条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备查表内，若无情况说明，也应该把立卷人、检查人的姓名以及立卷时间填写具体以示负责，备查表应置卷尾。第三十六条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三十七条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第三十八条本制度自印发之日起实
12、施。二、电子文档管理制度（一） 总则第一条 为加强本公司的电子文档的管理，防止电子文档资料混乱和出处错误，特制订本制度。第二条 本公司的电子文档是指本公司的各职能部门的工作人员在工作中形成的对公司来说具有保存价值并保存在电子存储介质中的各种电子版本的文件资料。第三条 随着科技的不断向前发展，电子文档作用越来越显得重要，是计算机数据管理和信息管理中的一个极为重要的上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:8of31内容，因此电子文档也是本公司档案管理的一个重要组成部分，也必须实行集中统一的管理。（二） 电子文档资料的收集第四条 收集范围1、 工程部和研发部绘制的各
13、种技术图纸资料，包括零件加工图纸、机械装配工艺图纸以及电气装配工艺图纸资料。2、 每天各部门提供的各种日报表资料，包括仓库日报表、资金变动日报表、物资进出厂日报表、产品质量日报表、生产计划日报表等各种报表资料。3、 各种财务会计核算资料。4、 本公司与其他单位的E-MAIL工作联络函，以及部门之间的E-MAIL工作联络函。5、 公司制订的各种程序性文件和规章制度的电子文档资料。6、 员工考勤、业绩考核资料以及其他一些人事行政档案资料。7、 ISO质量认证体系中的各种文件资料，产品质量问题处理记录资料。8、 客户档案资料，机器维修资料。9、 生产计划资料，物品申购资料。10、 物料定货合同资料、
14、物品价格资料。11、 各种会议记录。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:9of3112、 “5S”培训、检查、考核资料。13、 各工作岗位在工作中形成的其他一些有价值的电子文档资料。第五条 电子文档的收集要求:1、收集的电子文档内容要真实、准确、可靠，要是最初版本。2、档案室管理员要根据电子文件资料的特性来设置文件的格式、文件的风格以及文件的背景。3、电子文档的收集要及时、迅速。第六条 电子文档的收集时间1、 对于各部门的日报表资料必须在次日的上午12.00点之前上交到档案资料管理室，由其统一发放给相关信息使用者，并在服务器上备份一份作为档案留存。2、 对
15、于技术图纸，在蜡底归档的当日必须将相关电子文档上交给档案管理室备案。3、 对于各种规章制度、程序性文件、处理决定书等电子文档资料必须在文书文件下发的当日，将其交到档案管理室备案。4、 对于一些具有保存价值的通知、通告、联络函、请示、批复、申请、介绍信、会议记录等文件资料必须在打印的当日上交到档案管理室备案。5、 对于一些需定期归档的文件资料，应在文书资料上交到上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:10of31档案室归档的时候，同时把相对应的电子文档资料一道送交档案室备案。6、 对于其他的一些具有保存价值的电子文档可根据具体实际情况来确定收集时间。7、 档案管理人员在日常的工作中要多留心，尽可能的收集更多的具有保存价值的电子文档资料。（三） 电子文档的整理和保存第七条 电子文档的整理包括对电子文件目录的设置和建立，以及对文件进行科学的分类、归集和妥善的存放；遵循文件目录的树形目录结构规律，做到父目录与子目录一脉相承，前后照应。第八条 建立科学、规范的文件索引目录。第九条 对同类型的电子文档要按建立的时间先后顺序进行排列。第十条 对于公司里具有保存价值的文件资料都必须集中保存在总服务器里，并定期的将电子文档资料用光盘刻录下来，以防整个电脑网络系统的瘫痪而导致资料的丢失或无法使用。第
