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1、文档移交与保管管理办法编号：GDHiPAL-DCC-P2-004版 本 号：0所属体系：行政管理编写部门：人力资源及行政部生效日期：20xx年xx月xx日GDHiPAL-DCC-P2-004文档移交与保管管理办法目 录1目的32适用范围33编制依据34释义35职责分工46文档的移交57文件的保管利用148附则169修改日志171 目的为了确保公司文档及时、准确、全面、系统收集整理归档并移交，有效地为建设、运营和管理提供查询利用，特制定本管理办法。2 适用范围该办法适用于公司各部门文档的交接、保存及利用。3 编制依据3.1 文档管理基本制度，GDHiPAL-DCC-P1-001，Rev. 0。3
2、.2 文档管理办法，GDHiPAL-DCC-P2-001, Rev. 0。3.3 保密工作管理办法，GDHiPAL-ADMPA-P2-001。3.4 资料室管理办法，GDHiPAL-DCC-P2-003, Rev. 0。3.5 会计档案管理办法, GDFC-ACC-P2-007, Rev. 0。3.6 合同采办文档管理办法, GDCP-CP-P2-006, Rev. 0。3.7 国家重大项目建设项目文件归档要求与整理规范，DA/T 28-2002。4 释义4.1 文档：指文件和档案，文件是档案的基础，是公司在各项活动和处理事务中形成的各种形式的信息记录；档案是公司历史发展和在各项活动中直接形成
3、的有价值的各种形式的真实历史记载。4.2 移交：指各部门将工作活动实施过程中形成的各项最终资料移交给DCC和DCC按有关规定把公司重大项目竣工资料移交给深圳市档案管理机构。4.3 综合管理档案：由公司在行政管理事务活动中产生的各类重要性及其它具有利用价值的文件。包括公司章程、合同、原则协议、各类证件、重要性请示、批复、董事会文件、会议纪要等管理性文件。4.4 会计档案：公司在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和各类报表等具有保存价值并作为历史记录保存的会计核算的专业档案。4.5 科技档案：公司在基本建设和生产等项目及改扩建项目中形成的，有利用价值的投资计划、设计、施工、竣工及维护等活动中形
4、成的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像材料等文件。4.6 声像材料档案：公司在各项工作和活动中直接形成、具有保存价值，并主要以磁磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记载，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字。4.7 档案保管期限：指以年为单位, 将已鉴定且需保存的文件给出的特定保管年限。4.8 档案保管期限表：指已鉴定且需保存的文件档案的汇总表。 4.9 永久保存：指对公司生产、经营、建设等有长远利用价值的文件。4.10 定期保存：指较短时间内对公司生产、经营等有参考利用价值的文件。4.11 原件：指最初产生的区别于复制件签章生效的原始文件。4.12 复印件：指与原
5、件内容相同的复制品。4.13 案卷：指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。4.14 立卷：指将若干文件按照形成规律和有机联系组成案卷的过程。4.15 案卷目录：指以全宗为单位登记案卷的提名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。4.16 卷内目录，登记卷内文件提名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。4.17 卷内备考表，卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。5 职责分工5.1 文控中心5.1.1 制定公司文档归档及整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。5.1.2 监督、指导、检查各部门文件的形成、积累工作。5.1.3 根据本办法对文档进行接收、保管和
6、向业务部门提供利用。5.1.4 负责向相关档案部门移交档案。5.2 业务部门5.2.1 负责收集、积累、整理、归档本部门产生的文档，确保文档的完整性和系统性。5.2.2 专兼职文控应负责累积形成的文档，并对归档文档的的完整、准确、系统负责。5.2.3 负责对制成文档的材料质量负责，确保文档利于长久保存，图文字迹清晰等。5.2.4 专兼职文控按照文控中心归档要求整理和移交。5.2.5 项目部文控配合文控中心向档案部门移交档案。6 文档的移交6.1 文档归档范围反应公司在生产、经营、管理等活动中形成并具有保存价值的文件均应纳入归档范围。具体归档范围详见附件1文件归档范围和保存期限表。6.2 文档的
7、收集凡是公司在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对今后工作有查考利用价值的文件、证书、各种记录以及各种图表、照片、声像材料等都应齐全完整地收集。在收集过程中各部门专兼职文控要注意以下事项：a) 文件齐全完整，确保收集的文件完整、准确、系统，确保文件的附件 齐全，与文件相配套的其他载体形式的资料齐备；b) 确保文件的签批完整，签发手续完备；c) 收集的文件原则上应为原件，如无原件的可将具有利用价值的复制件归档；d) 文件材料，文件的制作和书写材料应当益于长久保存。要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等；e) 声像、电子文件等载体形态的文件应与其文字说明
8、一并归档，并确保电子文件可读、清晰、无病毒。6.3 文档的整理6.3.1 总则6.3.1.1 文档整理是档案保管和利用的重要基础环节，须对收集的文件进行条理化、系统化的整理、分类、排列与编目。文档归档整理分类方法可根据文件实际可操作性按照年度分类整理、性质分类整理或工程项目分类整理。6.3.1.2 文档整理案卷类别主要包括综合管理类、合同类、财务类、设计类、声像类、竣工资料类等。文档整理原则先划分文档案卷类别，再划分文件类别，然后根据实际可操作性按照年度、性质或工程项目类进行归档整理。6.3.1.3 文档组卷时所需的档案盒、卷皮均由文控中心统一提供。6.3.1.4 根据实际文档组卷的需求，可选
9、择“6.3 文档的整理”中不同形式的整理方式。6.3.1.5 本细则“6.3 文档的整理”中规定的文档整理要求只针对移交公司的档案，移交相关档案部门时，应按照相关档案部门的组卷要求整理。6.3.2 按照年度分类整理6.3.2.1 总则按照文件类型对形成文件的年度进行划分，此分类一般适用于综合管理类文件的归档。比如收发文件、会议文件、周月报、会计类档案等。6.3.2.2 整理方法案卷类别 年度 - 文件类型 案卷号。6.3.2.3 组件要求6.3.2.3.1 件，为归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。将收集的文件按照文件的时间顺序或文件流水号进行排列。6.3.2.3.2 对于上级的批复与本
10、级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后须作为一件排列在一起。6.3.2.3.3 “一件”即由主体文件和主体文件关联的附件为一件。编目时也应视为一个条目。6.3.2.3.4 卷盒中每件文件用A4塑料袋装订，一盒为一卷，每卷中的文件按照文件编号或时间顺序排列进行编目。6.3.2.3.5 卷内目录应包括序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。6.3.2.3.6 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备
11、考表排列在卷内文件之后。6.3.2.3.7 不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别的不能混装一盒。6.3.2.3.8 不同年度的归档文件不能放入同一盒内。6.3.2.3.9 档案盒的封面及背脊应包括类别、案卷名称、年度、起止号、保管期限等信息。6.3.3 按文档性质分类整理6.3.3.1 总则按照文件内容所涉及的性质进行的划分。此分类一般适用于证书类文件、批复类文件、报告类文件、政策程序、合同类文件等文件。6.3.3.2 整理方法案卷类别 - 文件类别 案卷号。6.3.3.3 组件要求6.3.3.3.1 件，为归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。将收集的文件按照文件号
12、进行排列。6.3.3.3.2 对于上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后须作为一件排列在一起。6.3.3.3.3 “一件”即由主体文件和主体文件关联的附件为一件。编目时也应视为一个条目。6.3.3.3.4 卷盒中每件文件用A4塑料袋装订，对于装订成册的文件进行编码后可直接存放在卷盒中，一盒为一卷，每卷中的文件按照文件号的顺序排列进行编目。6.3.3.3.5 卷内目录应包括序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。6.3.3.3.6 卷内
13、备考表要标明卷内文件的件数、页数，数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文件之后。6.3.3.3.7 不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别的不能混装一盒。6.3.3.3.8 档案盒的封面及背脊应包括类别、案卷名称、起止号、保管期限等信息。6.3.4 按工程项目（科技技术档案）分类整理6.3.4.1 总则对于工程项目类文件的整理，只针对各业务部门向文控中心移交的档案，移交相关档案部门的文件均应按照相关档案部门要求整理组卷。6.3.4.2 整理方法6.3.4.2.1 工程项目类文件应按照建设综合文件（基建文件）、监理文件、施工文件、厂商文件、试
14、运行文件及竣工图分别进行组卷。6.3.4.2.2 工程项目文件应保存原件，因各种原因不能保存原件的，应在复印件上加盖具有法律效率的印章。6.3.4.2.3 项目本身形成的资料须是原件。6.3.4.3 文字材料组卷要求6.3.4.3.1 卷，为组卷单位。多份文件可以归档为一卷；6.3.4.3.2 卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、目录、内容、备考表和封底。6.3.4.3.3 案卷封面编制案卷封面应包括工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密集、档号、共 册第 册等信息。a) 工程名称：填写工程建设项目正式批准的名称；b) 案卷题名：填写组卷编号及案卷内容，案卷内
15、容应简明、准确揭示卷内文件的内容；c) 编制单位：编制本卷的主要编制单位；d) 编制日期：填写卷内资料形成的起、止日期；e) 保管期限，依据文件归档范围及保管期限填写组卷时划定的保管期限；f) 密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；g) 档号，按照文控中心提供的项目档号编号。(档号编号原则：GDLNG- 部门代码-项目代码-案卷类别)。6.3.4.3.4 卷内目录编制卷内目录内容包括工程名称、序号、文件题名、责任者、日期、页号、备注等信息，并应采用XLS格式编目。a) 工程名称：应是单体工程名称；b) 序号：卷内资料应按照文件的排序，先后顺序用阿拉伯数字从1开始依次标注；c) 文件题名：文件内容名称；d) 责任者：资料的形成单位名称；e) 日期：资料的形成时间；f) 页次：填写本份文件材料的起页号，最后的那份文件材料应当填写起止页号；
