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1、办公室与档案工作各位领导、同志们：下午好！一提到档案，大家并不陌生，也许有人认为就是将已处理完毕的文件资料装盒存放起来就万事大吉了，其实不然。档案是社会实践活动的一个产物，自古有之，即使在信息技术飞速发展的今天，它也越来越受到人们的重视，究其原因，就是档案所具有的独特的查考利用价值，已经成为机关团体、企事业单位以及个人，在工作、生产活动中密不可分的、不可或缺的重要凭证和依据。如何进一步做好新时期、新形势下的机关单位档案工作，是摆在我们面前的一个重要课题。按照会议的安排，我专门以办公室与档案工作为题，从档案的重要性、办公室与档案工作和任何做好机关单位档案工作三个部分做一个简要发言供大家参考，并希
2、望能够起到抛砖引玉的作用。一、 档案的重要作用档案的基本定义：按照中华人民共和国档案法作出的定义：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史纪录。”它既是社会实践活动的一个产物，自古有之，是国家宝贵的历史文化财富，又是国家政权建设和社会事业的重要部分之一。档案的重要作用：从国家层面讲，在国家主权、疆域版图、民族繁衍、经济发展、文化传承、历史研究、科研教学，特别是在国家大政方针、政策制定的决策过程中，一直发挥着任何其他资料和材料都无法替代的突出作用。不难设想，如果国
3、家没有档案，我们怎么能有效地维护国家主权独立、疆域版图的完整和民族的团结，又怎么能在继承和发扬民族文化和优良传统，又怎么能借鉴历史，发展经济和社会事业，更好地治国安邦、强国富民，在前进中创新？档案事业的重要性在国家层面还体现在法律体系建设上和各级档案部门的机构设置和职能界定上，档案法是较早立法的部门法；档案局（馆）跌进几次机构改革，都得以保留；社会稳定时期，省级以上的档案馆都是由武装部队把守的重要场所。因此，从国家层面上对档案事业是高度重视的。从单位层面讲：是一个单位机构设置、层级和权责划分、职能职责界定、重要政治经济活动、领导和人员变更、年度政绩等各种社会活动的直接记录。是一个单位、一个班子
4、、一个队伍履职尽责，从事各种政（企）事活动的重要证据，体现了一个单位、一个班子、一个队伍的精神面貌和实际成绩。有关部门通过档案可以发现和考证该单位的主要领导、领导班子和相关重要骨干人员的已经被记录了的一切重要活动；因此档案成为了一个单位领导者、管理者和单位业务工作、管理工作的查考凭证和可靠依据。档案工作的好坏就直接关系的单位领导者个人、单位工作部署、重要人员考核奖惩、升迁任用等重大事项。从公民个人层面讲：涉及到个人出生、家庭和主要社会关系构成，个人经历、学历、健康、品德、政治和宗教信仰、重要社会活动、奖励惩戒、政绩升迁等事项和细节。直接牵涉和关系到每个公民家庭和个人前途命运等切身利益。 在上述
5、的档案类别中，我们直接接触和职责所涉及到的，主要是机关档案。机关档案不仅是国家档案的重要来源和组成部分，而且在机关工作中起到必不可少的凭证与参考作用。 二、办公室主任与档案工作1、档案工作既是单位工作的一部分，更是办公室工作的重要组成部分办公室是参与决策、执行决策和协调服务的重要职能机构，工作千头万绪、五花八门。其参谋、承办、管理、协调等职能职责决定了办公室是一个单位的中枢和窗口。办公室要履行上述职能职责，必须要在主任的组织和带领下，参与和开展各项的工作，通过办公室的调研参谋、领受承接、细化分解、下达告知、跟踪协调、检查督办、反馈建议、考核奖惩等环节，才能够完成好领导交办的各项任务。而办公室是
6、否履职尽责、充分发挥好上述作用？办公室工作成效如何？办公室主任起到的作用如何？是否对领导交办的工作全面地、不折不扣的落到实处？从大处看：单位集体的工作如何？领导班子的作用发挥如何？主要领导的手艺如何？都有赖于该单位的档案真实、完整的档案来体现和证明，因此、档案工作既是所在单位工作的一个重要部分，又是办公室工作的重要组成部分。办公室的工作本身包括档案工作。做好档案工作并充分利用档案资料，对办公室工作的开展乃至整个单位的发展都具有重要的作用，这就要求办公室工作人员既有强烈的档案意识和良好的综合素质。我们在长期的工作实践中，对此有深切的体会。 2、办公室主任作用的充分发挥有赖于档案工作办公室主任往往
7、是领导培养的重点对象，相当部分办公室主任都是单位党委（党组）成员中的一员。办公室主任往往是既代表办公室这个部门，又在某种程度上代表了单位的领导班子或者是单位主要领导人；办公室主任的职能职责和角色定位是一件非常困难的事情，办公室主任作用的发挥也是一件非常有学问和考手艺的工作。如何发挥办公室主任作为班子成员的作用，当好“小领导”？给主要领导和班子扎起，冲锋陷阵、履职尽责、积极有为，为班子和单位集体建功立业、贡献力量？又做到站在办公室主任这个部门负责人的角度，不越权、不犯上、进退有度、不招忌纳恨？一靠自身角色定位准、工作切入角度准；二靠出手时机佳、力度拿捏好；三靠档案依据来证明。 如果有了齐全、完整
8、的档案，并充分利用这些档案资源进行总结、接受考核、制定规划、开展宣传教育活动。特别是在班子政绩考核和主要领导的提拨使用过程中，依据所在单位真实完整的档案资料，有力地证明主要领导人、或者领导班子、或者单位集体开拓进取、奋发努力取得的优秀成果，证明主要领导、领导班子和纳入重点培养的人员等遵守纪律、勤奋工作的先进事迹；起到了推动本单位主要领导和重点培养人员的快速成长与发展，促进了本单位优秀的文化和优良的传统精神的形成与发展，将会有助于直接体现办公室主任的能力、智慧、贡献和忠诚。 如果没有真实完整的档案，或者有了档案而不能充分加以利用，单位的主要领导、和重点培养人员在激烈的竞争中无法找到对其能力、品德
9、、政绩等有利的、有力的证明材料，在上级的考核、选拔、任用中吃了亏，如果遇到这样的情况，作为办公室主任个人作用的发挥和个人工作绩效的评价乃至升降录用，其结果自然就很明白了。 3、办公室主任是档案工作的直接责任人首先，办公室主任是领导信任和培养的重点对象之一，主要领导的重要思想、重要观点、重大决策的形成、许多重要活动都有办公室主任的直接或者间接参与，办公室主任就是这些重要档案形成的直接经历者和当时人。其次，办公室主任又是单位重大决策的形成、许多重要活动的直接协调人，许多重大决策的贯彻执行都是在办公室主任的亲历、告知、协调、督促下完成的，是否执行？得到怎样执行？执行中的具体情况，办公室主任即是亲历者
10、，又是组织者、协调者，这些工作和活动有没有记载、能否如实地形成为单位档案？这些档案是否真实、完整、标准、规范？办公室主任具有直接的关系。再次、单位档案专兼职干部本身就是办公室的人员，是办公室主任的直接下级，对办公室主任负责。档案干部是否履职尽责？是否真实完整地收集整理档案？档案是否规范达标？既是办公室主任直接领导和组织、管理范围内的工作内容，也是办公室主任的重要职责之一。办公室主任是否重视档案工作？是否检查督促档案干部尽责于档案工作？档案干部是否有足够的时间、精力和合格的档案业务技能？档案工作所需要的经费是否落实？都取决于主任的重视和支持。可以说，单位档案能否真实、完整地得到收集整理和利用，办
11、公室主任对档案工作的认识程度、重视程度是单位档案工作能否标准化、规范化开展的思想基础；办公室主任对档案工作业务的熟练程度是单位档案工作能否标准化、规范化开展的技术前提；办公室主任对具体的档案人员履职尽责情况和档案工作业务的落实的督促检查，是单位档案工作能否标准化、规范化开展的组织保证。因此，办公室主任是档案工作的直接责任人。 综上所述：办公室人员、特别是主任需要有强烈的档案意识。只有具有很强档案意识和卓远见识的人，才能够高度重视档案工作。并利用办公室工作人员所处的位置特殊、接触面广、接受信息量大等有利条件，很轻松的就可以做好该单位的档案工作。但办公室人员特别是主任如果档案意识不强，不重视档案工
12、作，在有利的条件不会加以利用，所在单位的档案工作也是不可能做好的，这自然就会对单位的工作和发展带来不利的影响。 三、切实尽职履责，千方百计做好档案工作 1、首先，必须解决好认识问题。充分认识到档案工作对于办公室工作所具有的举足轻重的作用。一是要求办公室主任一定要带头高度重视档案工作、掌握与档案有关的基本知识和技能，加强对专兼职档案人员的工作指导和监督考核，重要的是使你所在单位的档案工作有人做、做得好、管得好、用得好，能够在你的严格要求下，高标准的得以完成。二是要求配备高素质、负责任的档案干部。档案工作是一项长期而艰苦的劳动，除了领导重视外，还必须要有高素质、认真负责的专（兼职）档案干部。三是要
13、帮助档案干部尽职尽责、用心做好档案工作。要帮助他们提高对档案工作重要性的认识，使他们积极主动学习档案业务知识和技能，养成档案工作者应有的敏锐的业务目光、负责的态度和奉献的精神；鼓励他们在实践中加强学习，不断地总结经验、汲取教训，随时随地地注意档案资料的积累和收集，对经手的文件材料和声像资料要进行认真的分析、鉴别、筛选、整理，按规范化的要求编目、归档，主动做好档案的提供利用机会，为本机关领导和有关部门、机关工作人员及时有、提供档案资料，这样才能充分发挥档案的作用。 2、各单位办公室所承担的具体档案工作事务第一、 切实做好单位档案的收集、整理和归档工作。一是办公室要亲自、重点是抓好所在单位、特别是
14、办公室自身的文书档案收集工作，主要包括重要活动及重要会议的记录和其他原始资料，重大项目、重要活动、科技成果、协议合同等方面的资料，以及报刊、声像等媒体刊载的宣传本单位成绩、发展状况和成果的资料。二是要指导好下属股、所、站、室、村级组织的文书档案收集、整理和归档工作。三是各单位要高度重视照片、录象、录音等声像的档案资料的收集、整理和保管。照片、录象、录音等声像资料是十分宝贵的档案资料，它形象生动，具有传统档案不可替代的优势，已成为现代档案的一个重要门类。第二、切实加强档案的安全管理工作。档案安全是档案工作的生命线。档案安全一是指档案内容的安全，保证档案内容不失密、不泄密；二是指档案载体的安全，力
15、求使档案不受损害，最大限度地延长档案的使用寿命。因此，我们必须严格执行档案安全管理的各项规定，依法落实档案安全管护的地点、场所、设备设施和责任人。设置标准安全的档案室、柜，配备防火、防盗、防水、放有害生物等设备设施；逗硬落实安全管理的规章制度；加强安全工作措施的检查落实。确保所在单位档案的绝对安全。 第三，充分利用档案资料，尽可能地发挥档案的作用。办公室工作人员要主动地充分利用档案，使档案为推动本单位各方面的工作服务，为本单位的发展服务。例如，利用档案资料总结经验教训、研究制定发展规划、接受考评考核、进行传统教育，开展对外宣传等等。 来第四，镇乡要有关涉农单位要认真指导农村村级组织切实做好新农
16、村建设档案工作。新农村建设档案工作是一项全新的、涉及到广大农村千家万户的民生事业，在构建和谐社会，实行全民平等的今天，具有十分重要的意义。新农村建设档案工作是指：农村基层政权组织在贯彻落实党的农业和农村工作方针政策过程中，以广大农民群众为主体的开展社会主义新农村建设伟大实践活动中，产生的一切档案资料。涉及基层党组织、政权组织、群团和其他经济组织开展党的建设、政权建设、经济建设、科学技术发展、计划生育、农田水利基本建设、社会稳定等各个方面，包括了千家万户的每个农村村民。既是一项业务工作，又是一件系统工程，仅仅依靠农村村级组织自身，或者是县、镇乡两级档案业务部门是根本无法完成的。需要在县委政府的统一领导下，依靠各涉农部门共同出力，充分调动农村村级组织自身的积极性，在县、镇乡两级档案业务部门的业务指导下，落实好这一工作。第五、切实加强民生档案建设。
