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1、上海爱都实业公司财务流程及内控制度 一总则第一条：为了加强会计基础工作，规范会计及公司其他部门行为，提高个部门的工作水平，根据中华人民共和国会计法和国家会计管理相关法规的有关规定，制定本制度。第二条 各岗位之间既互相牵制又依法有序，既互相监督又互相促进，保持各部门工作正常有序的完成。/第三条 各个部门人员必须团结互助，互敬互谅，保持高度的协作精神，及时高效的完成本职工作。#第四条 除国家法令另有规定外，,各个会部门人员必须对获知的公司机密保密，不准泄漏给任何单位和个人。第五条 本公司设立专门的会计核算部门，负责核算公司的各项经济业务收支。二内部财务管理办法一、 出纳岗工作流程（一）现金收付1、
2、收现根据销售进账单（会计开具的发票）收款在收据（发票）上签字并加盖财务结算章将收据客户联（或发票联）给交款人凭记账联登记现金流水账将记账联连同发票交给会计填制现金解款单（已开发票）货款存入银行。注：（1）原则上只有收到现金才能开具收据，在收到银行存款或下账时需开具收据的，核实收据上已写有“转账”字样，传给相应会计岗位。（2）随工资发放时代收代扣的款项，可以没有交款人签字。2、付现（1）费用报销审核会计岗传来的费用报销单金额与原始凭证一致据费用报销单付款在费用报销单上加盖“现金付讫”图章登记现金流水账将费用报销单及时交给会计（2）人工费、福利费发放凭人事部门交来的工资表填写费用报销单（包括车间工
3、资差额、需以现金形式发放的兑现、奖金等款项）在费用报销单加盖“现金付讫”图章登记现金流水账将费用报销单交给会计。注：（1）因工作需要，如出差、业务招待和杂费；购买1000元以上的办公用品等（300元以内，不予借支，先个人垫付，然后凭正式发票报销），支取现金时，必须由经办人员填写现金支出申请，经会计审批签字，出纳方可办理支取现金手续，多退少补。（2）取得的原始发票上要注明有单位名称，票据填写要完整、印章要清楚，符合有关规定.不符合规定的发票不得作为财务报销凭证，出纳有权拒收。不符合规定的发票是指发票未经税务机关监制或填写项目不齐全，内容不真实，字迹不清楚，没有加盖财务章或发票专用章，伪造、作废以
4、及其他不符合税务机关规定的发票。（3）如需大额现金（一万元以上），应提前2天通知财务部，以便做好准备。（4）、原始的报销凭证为发票的，发票需复印，收据可不用复印，一张报销单对应相应的发票复印件，不同业务的费用报销不能填在同一张报销凭证上，同时要求将发票复印件折叠和剪裁与费用报销单大小一致。（5）、费用报销单需填写分门别类的填写明细，方便财务核对。大区经理的费用报销单可由前台及销售助理填制及复印（3）支付货款凭采购部门填制付款申请单（填写付款内容）会计根据往来账或者合同进行审核确认签字交由主管领导签字根据付款申请单付款在原始凭证上加盖“现金付讫”或转账图章登记现金流水账将付款凭证打印与付款申请单
5、一并交由会计处。3、提取备用金按用款计划开具现金支票提取现金安全妥善保管现金、准确支付现金及时盘点现金注：（1）出纳管理现金日记账，做到日清月结，并及时核对余额。由于公司业务需向公司申请预支款的，金额在3000以下的，由出纳或者会计签字便可予以预支。5000以上的须由总经理签字（2）出纳严格履行内部控制制度，把好出纳付款最后一关，任何不合法单证和未经批准单证都不得随意付款。妥善保管出纳备用金，根据批准审核无误的现金报销单付款（二）银行存款收付 1、银收（1）整理销售及会计传来支票、汇票核查和补填进账单到银行进账及取回单将回款单传会计（2）其他项目收款收到除货款以外项目的支票、汇票填写进账单进账
6、回单会计2、银付（1）日常性业务款项根据付款审批单核对往来账开具支票（汇票、电汇）将支票、汇票存根粘贴到付款审批单上（无存根的注明支票号及银行名称）加盖“转账”图章传会计岗位制证 注：（1）开出的支票应填写完整，禁止签发空白金额、空白收款单位的支票。（2）开出的支票（汇票、电汇）收款单位名称应与合同、发票一致。（2）打卡工资根据人事部门的工资审批单（经总经理签字）打款填写费用报销单会计3、根据银行收付情况统计各银行资金余额，随时掌握各银行存款余额，避免空头。注：（1）非工资性费用支出原则上须取得税务局监制的发票或收据，填写规范，大小写一致，无涂改痕迹，增值税票须严格遵守填写规范。（2）保证凭证
7、及附件左上角整齐，附件长宽折叠以记账凭证大小为度，不能带有订书钉。（3）费用审核依据2011-8-3公司内控制度、上海艾都绩效考核方案及佣金结算方式、等，其要点有：差旅费须附审批后的行程安排表（如果费用报销单能填写清楚则不须附行程安排表），招待费需注明客户名称。（4）报销人有前期欠款时，报销费用一律先冲抵欠款。 （5）若遇出纳无现金时，应暂时保存记账凭证，待出纳取回现金时通知领款。三 采购部工作流程（一）采购付款计根据应付账款余额及及采购合同会计复核及签收采购员传来的采购发票、运费发票等审核“付款审批单”审批手续是否完备会计交由总经理签字发票及合同交由外帐会计，扫描件传到内帐会计内帐会计将发票
8、与合同粘贴在一起（可将付款记录注明在合同上）周四下午通知出纳备款周五传出纳岗付款签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证编制记账凭证注：（1）采购发票必须真实、合法、有效，原则上须取得增值税专用发票。（2）取得的增值税专用发票严格遵守填写规范。要求产品型号、单位数量及单价需清楚明确。（3）运杂费须以收料单的形式与材料合计或单独计入相应材料价款中。 （4）直接现金采购的在发票上盖现金付讫章。（5）付款时注意审核收款单位、材料供应单位、发票开具单位三者应一致。3、应付账款根据采购填写的付款申请单会计应付账款科目余额表与采购员对账保证应付账款的真实与正确收集统一交总经理签字出纳凭手续完整付款申请
9、单付款。注：（1）付款单审核和支付的时间与费用报销一致，转账的在付款申请单上盖转账章，现金付款的盖现金付讫章。有发票私对私付款的，需提供银行划款的流水单给外帐会计三 仓库岗位流程1、收料入库根据采购合同及材料购买明细单核查所登记入库材料数量、单价、金额库管填写入库单合同复印件及发票交外帐会计（扫描件发内帐会计及仓库管理处）将入库单记账联传至会内帐计处注： 采购应在合同生效后督促供应商将发票开出2、发料（1）车间部门领料根据产品组装单填写领料单（填写规范，签字手续完备）仓库管理员根据领料单发货登记明细账记账联传至会计处登记材料仓库明细账3、盘点每季度组织对原料、包装、低耗仓库实物盘点一次督促仓库
10、管理员编制实物盘点表编制存货盘存明细表和汇总表及时提供盘点结果协助仓库管理员报告有关问题事项将报表传至会计处管理性工作1、材料采购、材料成本、库存管理和应付账款实施有效监督，定期对存货资产进行质量评价。2、每月与采购员对账一次，及时清理客户单位挂账，保证应付账款真实准确。3、每季度组织仓库盘点一次，保证原辅材料账实相符。四 销售部门工作流程与客户签订公司统一模板的销售合同通知出纳查询货款进帐情况款到后出纳通知会计销售填写公司统一模板的销售进账单相关部门签字销售、财务、物流各一份车间组装或采购根据公司情况安排开票填写出库单安排发货客户信息费销售填写公司客户信息采集表总经理签字会计复核出纳打款传至
11、内帐会计处登记日记帐注：1、开票客户，公对公账户的，销售合同、发票与银行进账单三者的资料需一致。月底需要开票的，请与会计确认后在答应客户的开票要求。2、客户以私人名义打款进公司账户的，销售填写进账单是需注明打款人名称，不开票的款项引导客户走个人账户。3、公司公对公账户参见公司开票资料一览表。表上的4个银行账户原则上只对应有发票货款的进出，无发票从公司个人账户走帐。4、公司账户尽量不打货款给私人账户，如果对方要求，需让对方提供加盖公司公章的证明。5、开发票的合同需复印给会计，外帐会计只需合同主件即可，交由内帐会计需将附件一块提供。6、公司销售进帐单及定单的填写参照公司合同及进账单填写说明填写，在
12、收款方式栏中，只有进公司基本户的写转账，进入陈龙与陈念书账户的一律写现金合同管理办法为了衔接公司的销售条款议定、签署、执行与归档，防止各环节相互脱节，促进货款回收，特制定本办法。7 g2 U n/ s l$ b$ K! B条款议定与签署第一条 根据目前公司的产品特点和核算水平，销售合同条款的议定（包括技术细则、销售单价）由公司销售及相关人员负责。, u T4 Q( g5 |4 m 第二条 议定后的销售合同或协议，一般均应签署书面合同。书面合同由公司的法人代表或者授权人签署。# ( D! K5 p % _第三条不签合同的销售，应将有关条款书面记载，以便财务部跟踪执行。对于开票的合同，由于发票所具
13、有的规定性和限制性，要求合同的品种，数量、折扣和价格必须明确和准确。 S5 c! , . V d O! J/ y第三章 合同传递与执行& i8 6 J1 n _第四条 在公司未设合同专管人员之前，已签定的合同正本交由销售助理统一管理，并由其复印一份交外帐会计处（注：附件中的配件清单不需复印，要求合同章盖在主页）。同时请将合同扫描件发给内帐会计（要求附合同附件及配置清单）。/ W6 ! / |( h& p: M : G* f , _6 S; ( , U% N4 Y; q* K: A7 g0 ) S! V( G6 P第六条 到交货日期，合同约定交货日应收款的，工厂在询证公司财务部确已收款后，物流填
14、制发货单，注明且核对发出货物，将发货单交仓管人员和会计登帐。公司应允先发货再收款的，以及特别情况急需发货的，物流直接填制发货单出货，再将出货情况报告公司财务部。免收货款的零星出货，应在提（送）货单上注明。第七条 合同与银行进账和发票的资料必须一致注明：1、采购合同与销售合同模板分开，不使用原来“工业买卖合同”这个统一抬头，以便于区分。2、合同双方签字盖章处放在合同第一页。3、合同里产品名称、型号、单位、数量、单价和折扣须清除明确，特别对于开票的合同，不允许只显示货物打包总价，大小写金额应相对应无错。4、采购合同有发票的，合同复印件内帐会计和外帐会计各一份。销售合同开发票的，外帐会计只要主合同复印件，内帐会计则合同主件和附件都需复印。费用、货款信息费报销时间：每周2上午及周5下午为出纳报销时间，每周1下午及周4下午为会计审核时间，会计将报销凭证审核后，统一交由总经理签字并作出统计，将报销数字通知出纳。其余时间不给予审核及报销。其他：1：会计、出纳与大区经理、人事及销售内勤及生产部主管每月安排两次例会，一起对公司存在的问题进行交流与沟通，例会时间为月中的及月底的周二下午。2：公司新增人员由各相关部门的主管进行公司财务规章制度及流程
