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1、目 录目 录1第一编3行政管理制度3第一章 文件管理制度4第二章 档案管理制度6第三章 印章使用管理规定10第四章 证照管理制度12第五章 证明函管理制度12第六章 会议管理制度12第七章 物资管理规定13第八章 公司车辆管理规定14第九章考勤管理制度15第十一章 通讯费用管理制度17第十二章 非工程采购及收货管理制度17第十三章 库房管理办法18第一章 总则23第二章 录用23第三章 员工管理28第四章 薪酬及福利28第五章 休假29第一章 文件管理制度总 则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规
2、章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。文 件 分 类一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求
3、下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 文 件 格 式一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、发文时间、印章等组成二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力
4、的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“xxx发”用于公司对内对外发文，由行政办公室统一编号，统一认定。五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。九、多页文件应标明页码。十、 文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。十一、文件纸一般使用A4型。办文、发文及保密一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、办文由行政办公室统一安排，包括文件的分送、传递和催办。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、
5、文件的催办由行政办公室负责，防止漏办或延误。五、严格按照时限要求完成。1、特急：限个工作时内完成。2、急：限个工作时内完成。3、平：限个工作时内完成。六、文件传递必须随附文件阅办单，保证文件安全。完善签收手续，防止文件遗失。七、发文程序如下：1公司内部发文:拟稿人部门经理核准办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案2、公司对外发文:拟稿人部门经理审核总经理核准总经办统一编号打印盖章（签字）发文备案3、公司内部文件均由公司办公室牵头，财务、物流共同校对。八、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立
6、即保存在文件柜内。第二章 档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。档 案 范 围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：1、行政类（XZ）2、财务类(CW)3、人事类(RS)4、业务类（YW）5、拓展类(TZ)二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分原则见本制度第三节第二条。三、档
7、案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。四、 归档后须填写档案管理登记表。机 要 档 案一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：二、划分标准：1、绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。2机密档案包括：财务资料；公司重要会议纪要；公司经营情况；人事档案、薪资性档案、劳动合同；技术资料；金额在10万-100万元的合同。3秘密档案包括：重要项目资料；项目合同协议。档 案 装 订一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等
8、情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。保 存 期 限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结
9、后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。保管及调阅一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。二、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。三、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件、复印件由办公室归档。四、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。五、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、拓展类档
10、案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须行政经理核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见机要档案管理制度）。六、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。七、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。八、档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。九、如档案保管人未经核准私自将机要档案给他人借阅者，按档案密级分别给予100元、200元、300元不等的处罚。如因保管不善而造成档案遗失损毁者，按照密级不同分处以300元、400元、500元不等的处罚。情节严重者将追求其的法律责任。十、档案借阅时间最长不超过8个工作时。如经
11、多次催要仍逾期不还者每次罚款50元。如在借阅期间将档案遗失者，按密级不同分处以300元、400元、500元不等的处罚，情节严重者将追求其的法律责任。第三章 印章使用管理规定一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，总经理批准后，由办公室统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并留好印章样图。三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使
12、用范围、期限等规定。四、公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：序号印章名称使用范围保管部门使用审批人使用规定备注1公章公司对外所有正式文件,对内通知等正式行文行政办公室总经理或授权人2财务专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务会计部财务报表使用时，由财务会计部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由总经理核准3合同专用章公司各类合同行政办公室参见参见合同管理规定财务合同需总经理核准4法定代表人印（支票）支票财务会计部见财务制度有关规定见财务制度有关规定5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同，财务报表文件、票据总经办总经理或授权人合同管理规定6行政部章公
13、司物品进出证明行政管理部行政部经理7人力资源部章 公司人事证明 员工聘用、解聘等各类通知 工资发放,调整通知 对口单位函件往来行政办公室行政部经理重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批五、 印章保管人的责权范畴：对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：1、职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。2、公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人（公司
14、经理）签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。3、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。4、法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。5、公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。6、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写印章借用申请表，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。如有遗失损毁，须立即通知办公室，除扣发当事人当月工资外并由当事人处理善后补办事宜。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。扣发当月工资7、员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。 如遇个人需开具个人相关证明，需由总经理签批后方能使用，但如涉
