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1、医院会计电算化系统管理制度会计电算化对于提高会计核算质量和工作效率、提高会计资料的 准确性和及时性具有十分重要的作用。为了进-步提高我院会计电算 化水平,规范会计电算化管理,保证会计电算化的正常运行,促进财 务管理和核算水平的提高,根据【中华人民共和国会计法】及财政部 【会计电算化管理办法】的有关规定,结合本院实际情况,制定本制 度。一、会计电算化的任务与人员分工（一）会计电算化的任务建立会计电算化信息系统的运行环境,按照我国会计制度和本管 理制度的规定,进行系统、完整的会计核算。完成从原始单据录入、 凭证制作、账簿登记、稽核、报表编制、财务分析等一系列财务会计 工作：完成财务信息系统各模块的
2、运行;及时、准确地输出各类财务信 息,做好系统维护工作,确保会计电算化系统的正常运行。（二）人员分工及职责会计电算化系统由系统管理员、系统操作员、资料管理员、凭证 稽核员组成。1. 系统管理员职责 负责本系统运行环境的建立；组织协调本系 统的日常运行操作：负责检查督促本系统各类人员的工作：负责本系 统各类输出账表、凭证的签字、存档及系统的安全保密工作：负责设 置各类上机人员的操作权限。2. 系统操作员职责负责系统的操作运行,数据的输入、登录和 打印各种数据、账表。严格遵守操作规程,发现操作故障及数据差错, 要立即向系统管理员报告故障情况,同时每天做好备份工作。3. 稽核员职责负责对原始凭证和机
3、制记账凭证以及各种报表的 审核,以保证凭证合法、正确：对计算机输出的记账凭证进行复核, 保证会计科目及数据的正确性和完整性;对机制的各种会计报表进行 审核,保证会计报表的真实性和准确性。4. 资料管理员负责备份、存档数据软盘,保管程序软盘输出的 账表,凭证及其他会计档案,做好软盘、数据的安全保密工作。二、会计电算化系统操作流程本核算系统数据的输入,是根据原始凭证进行的,系统操作员将 合法的原始凭证在当天或次日上午录入到账务处理系统填制记账凭 证,稽核员及时对填制的记账凭证进行审核,并及时记账,资料管理 员负责凭证的打印装订。其他相关模块的数据需要通过自动生成凭证 功能自动结转完成,系统操作员需
4、要及时进行检查核对。三、微机制记账凭证填制要求填制记账凭证要严格按照国家财会制度的规定编制,对不真实、 不合法的原始凭证不予受理,对记载不确切、不完整的原始凭证退回 进行必要的更正和补充。为保证本核算系统的正常运行,编制记账凭证必须做到以下几 点：（一）原始凭证必须是合法凭证。（二）会计科目名称使用正确,其名称应对应最下级明细科目。（三）往来单位名称确切、唯一,不得一户多名。（四）摘要应规范、措辞要确切,其中往来单位名称简称要规范, 不得用错别字。四、系统操作规程（一）操作人员必须经过会计和计算机专业培训,并取得“会计电 算化上岗证后,方可上机操作。（二）各类上机操作人员应在其操作权限内进行操
5、作。操作完毕后, 应立即退出系统,以防发生意外情况丢失数据,或他人越权操作。（三）各类上机人员不得打开数据库文件进行操作。操作员应在指 定的工作站进行操作,不得随意更换工作站。任何人不经系统管理员 允许不得操作网络服务器。（四）任何人不得在任何工作站运行游戏软件,如有违反将严肃处 理。本院财务网络原则上不与外界交流软件,如需复制外来软件时, 须经系统管理员进行病毒检测,并经财务负责人同意后方可进行。如 私自复制外来软件并造成计算机病毒等事故,将追究当事人责任。（五）严格财务数据保密制度,除财务人员查询分管账目数据外, 有关数据的查询必须经过财务负责人的同意。任何人不得随意对外提 供有关财务信息
6、。五、数据资料的输入、输出与保管微机内数据文件及打印输出的各种凭证、账册、报表是重要的会 计资料,应按有关会计制度使用保管。（一）现金记账凭证、银行记账凭证的输入、输出及保管现金收付 业务和银行出纳业务当日清。现金记账凭证和银行记账凭证由系统操 作员当日输入计算机,经审查无误后,打印输出记账凭证,交稽核人 员审核。（二）转账凭证的输入、输出及保管转账业务由指定的系统操作员输入计算机内,经审查无误后,打 印输出转账凭证装订成册,交稽核人员审核。（三）有关账簿及报表的打印和保管年度终了,要及时打印正式会计账簿。整理、装订成册后,交档 案管理人员存档。会计报表及其他报表按管理要求及时打印。所有财 会
7、信息资料在未形成书面文件之前,要做好资料备份工作。六、系统维护（一）硬件维护每天下班前由系统管理员对使用的所有硬件检查一次,如发现问 题应及时解决或向财务负责人反映,由其他部门协助解决。（二）软件维护1. 管理费用分配比例的调整。一般年初调整一次。2. 有关财务核算需要的科目的增加、删减整理。3. 财务数据日常在软件、硬盘上的备份。4. 由于各种原因引起的对数据的恢复。以上维护工作应在规定时间内完成。（三）维护操作权限由系统管理员负责协调,任何维护操作均要登记记录。（四）环境维护为保持良好的运行环境,在设置微机的办公室内,不准吸烟,保 持清洁、卫生。七、系统功能持续化改进（一）需求类型1. 功
8、能完善维护。各岗位由于业务发展或业务处理的需要,所产 生的对系统的现有功能进行修改、完善的需求。2. 系统程序硬伤性缺陷修改。系统设计和实现上的硬伤性缺陷会 引发各类操作中的异常和错误,对系统缺陷进行修复的需求。3. 数据统计类功能的完善。各岗位统计报表数据生成的需求。所 要求的统计报表数据不能够通过信息系统现有功能提供,所统计的数 据应该经常使用。（二）需求完善流程大致可分为几个步骤：需求提交和可行性初步判断,需求接受、 需求实现、更新后需求测试使用验收和程序更新及相应权限分配。1. 相关岗位提出明确的系统变更需求,并将变更需求整理成【系 统功能完善申请登记表】,由科室负责人审批后提交给管理
9、员审核登 记。2. 管理员初步审核需求后,向工程师提出系统变更建议。3. 相关岗位需至少一名工作人员能够随时对工程师的优化细节 询问做出明确答复。4. 系统程序完善过程应经过一-定时间长度的稳定测试使用期。5. 管理员向相关岗位工作人员分配开放相应新权限。6. 管理员协助工程师对更新过程中需要的其他事项做出协调,特 殊事项作出备注,文档整理后永久归档保存。（三）操作权限维护由系统管理员负责协调,任何维护操作均要登记记录。1. 用户权限管理。信息系统物流和财务管理模块的访问、查询权 限,由财务部门信息管理员汇总各科室,病区和业务部门的需求,为 不同级别的部门、人员设置权限,并上报分管领导审批后执
10、行。2. 新进员工及岗位变动人员（包括离职和退休的系统操作用户） 按照规定填写用户权限申请表,经相关部门负责人审批后,由应用管 理员在系统中新增、变更或锁定关闭用户权限。3. 用户账号及访问管理。应用管理员在系统中为每个操作人员设 置独立的用户账号,不设置共享用户账号。管理员至少每半年检查一 次角色组权限,及时更新相应功能。4. 第三方人员。第三方人员需访问系统时,由申请人/经办人按 照相关管理办法填写用户权限审批表（需注明使用期限和权限）,经相 关部门负责人审核后提交财务管理部门负责人和分管领导审批,由应 用管理员在系统中新增或变更其账号及权限。到期后必须及时删除或 锁定第三方人员的账号。5. 涉及某些绩效管理的权限分配问题,请先将此业务流程细节由 相关主管职能部门说明清楚上报绩效科审批,绩效科上报主管和分管 领导审批明确通过后,管理员给相应科室开放相关权限,并登记备案, 主管职能部门填写相应登记备案表。
