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1、应付账款管理制度一、总则1、目的为将本公司所应支付的账款处理制度化，以加强财务管理，维护公司信誉并掌控资金动向。对应付账款的请款，审核进行要求和规范，防止出错，规避风险。2、适用范围原材料采购产生的应付账款和外发加工所发生的加工费，均依照本办法管理。3、权责单位1）财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。2）总经理核准后生效。二、应付账款产生1、原材料应付账款1）供应商依据本公司采购向其发出的采购订单之订购材料，将货品送交本公司或本公司加工厂仓库。2）当指定货品送达本公司或本公司加工厂仓库时，仓管人员应协同iqc依据送货单，核对厂商名称、料号、品名、规格、数量与本公司订购单所载内容是否相符
2、，并予以清点核实。3）经清点数量无误后，仓管员在送货单上签收，并填制进货日报表，送mc及采购确认进货与订购内容是否相符。4）验收后之进货验收单，连同一联送货单、一联入库单转交至财务部。5）凡依据采购订单送货并经iqc检验ok之进货，称为“验收”，属于已确认的应付账款。2、外发加工费1）工单完工指工单数量的板子已经全部入库，多领多退物料已经全部确认处理2）按照每笔工单计算加工费三、付款通知书单据要求1、现有几种采购方式的付款单据要求1）针对一般月结供应商的付款，货款到期前，由采购填写付款通知书，附上采购单原件、送货单原件、入库单原件、对账单、发票（或收据原件）；2）先付款后交货的供应商付款，由采
3、购填写付款通知书，在备注栏写明预付款，附上采购单原件。其它资料：送货单原件、入库单原件、发票（或收据原件），在供应商交货之后，采购补上，财务跟进单据补全；3）芯片供应商的付款，由采购（现方佩琅兼）填写付款通知书，附上采购单原件、送货单原件、入库单原件、对账单、发票（或收据原件）；4）现金采购，由采购申请借款（借款按照借款流程）购买，购买后走报销流程，填写报销单，附上收据原件（或销货单原件），如收据多，则另附一份明细表；2、加工费付款单据要求，外发加工单原件、成品入库单、工单领料单、退料单、工单超领单等四、付款通知书的审批流程谁采购谁填写付款通知书，谁准备单据及跑单的原则。采购准备付款通知书-部
4、门审核-应付会计复核-财务主管复核-总经理审批五、应付账款入账1、财务会计陆续收到采购订单、送货单和进货验收单之后，应依日期顺序按厂商别整理。2、财务部收到付款通知书后，应核对采购订单原件、送货单原件、入库单原件、进货验收单、发票（或收据原件）、对账单。核对确定无误之后，方可进行付款程序。3、将各级审核及总经理签字的付款通知书转出纳人员准备开立支票付款或转账付款。四、处理时限1）当月要付款的付款通知书单据一律在当月_日前送达财务，逾期当做次月份货款处理。2）财务于当月_日至_日集中安排付款。此应付账款管理办法从_年_月_日开始执行。应付账款管理制度（二）第一条应付账款入账程序（一）、有票应付款
5、1财务部业务会计对采购定单、供应商发票、检验入库单进行审核，即“三单符合”审核。2三单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“入库单”是指由入库单、质检单、运输提货单等组成的收货单据。3财务部业务人员在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。4有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。（二）无票应付款1仓库管理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。2财务部核对每一张入库单，确保信息准确无误。将
6、无票入库货物作为暂估入库进行核算。3对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款，财务部应及时与采购部联系并跟踪。（三）应付账款1供货方开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“三单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后，方可将无票应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。2财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知商务部和物流部门。商务部应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录，并定期跟踪和向财务经理或财务经理汇报。3对在“三单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予
7、处罚或更换。4生产部门应在每月_日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部，财务部应于当月据之调整应付账款。5任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务经理及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。6更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财务部经理的批准。这些资料应附在相应的调整凭证后。（四）应付账款账龄分析1财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安排和使用的合理性。2财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知采购部及相关部门。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部
8、应向财务经理和总经理作书面汇报。（五）对账1财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同商务部采购人员进行调查，并经财务经理书面批准后及时处理。2财务部每年至少获得一次供应商对账单，对发现的差异应及时与供应商联系解决。应付账款管理流程图。应付账款管理制度（三）应付账款价差处理：当月结账当企业收到的发票单价与进货单价不一致的时候，就产生应付账款价差。不同的企业对于这种情形处理的方式不同。有的企业当出现这种情况时，必须要求企业撤销审核进货单，重新开采购价格变更单，然后再生成进货单，等等。这种处理方式比较严格，可以做到单据内容的统一。但是，在实际
9、工作中，很多企业不能够严格的做到这一点。毕竟如此处理的话，会增加很多工作量，而且，对于库存成本也会产生比较大的影响。毕竟，进货单审核与撤销审核，不仅仅关系到库存数量而已，还涉及到库存成本的更新。为了解决这个问题，在erp系统中，逐渐出现一种专门处理这种业务的价差处理流程。利用这支作业，可以非常方便的就解决企业的这种需求。价差流程，根据具体的业务不同，又可以分为两种，一种是当月结账的价差处理，第二种就是跨月结账的价差处理。下面我先以一家客户的价差处理流程为例，谈谈在价差流程管理中需要注意的地方。如下面的流程图，如果一家企业，在月底的时候，某张进货单上某个材料甲其进价为_元/件，数量为_件。而当月
10、供应商送来的发票上，单价为_元/件。后来发现是企业自己采购单价格错误。因为进货单已经审核，再撤销审核、删除进货单、修改采购订单价格不怎么现实，此时该如何处理。第一步。价差处理需求。当进货单的价格与发票的价格不一致的时候，就会触发这个价差处理需求。在了解这个流程之前，我们首先需要认识一下，这两张单据价格不一致时会产生什么样的影响。其实，这主要是对成本，包括库存成本、发料成本、产品成本等有连锁的影响。因为在erp系统中，是根据进货单的金额来统计进货成本，而不是根据应付凭单或者发票金额来影响库存成本。当发票中的单价跟进货单中的单价不一致的时候，必然导致erp系统中的库存成本与实际成本不一致。如根据上
11、面的这个例子，甲材料进货单中体现的进货成本为_元，而企业实际支付的是_元。若不对整个差额进行调整的话，则后续在计算这批产品的成本时，就会少算_元，从而影响到这批产品、这批订单的利润分析，甚至对后续产品的报价也会有比较大的影响。可见，这个小小的价格差，也会在erp系统中引起蝴蝶效应。所以，当出现进货单与发票价格不一致的时候，一定要通过价差处理流程，来调整相关的成本，否则的话，后续很多结果都将出现比较大的误差。第二步。录入进货单。仓库部门收到货物的时候，一般不会核对货物的单价。而且，供应商送过来的送货单上往往也不会附上单价。因为有些企业有权限的控制，仓库部门是没有权力看到采购的价格信息的。所以，仓
12、库管理员就直接根据采购单转换成进货单。进货单上的材料单价则直接来自于采购订单的价格。当采购订单上材料甲的价格错误的填写为_元的时候，仓库管理员无法知晓，所以，在进货单上体现的材料单价也就为_元。此时，当进货单审核的时候，仓库中增加的甲材料的库存存货也就为_元每件。若当月，还发生发料作业的话，就更加复杂了。若采用的是先进先出的话，则按_元每件发出，若采用的是加权平均成本的话，则还需要根据公式进行调整。总之，当进货成本跟实际成本有误差的话，则材料库存金额、发票成本、产品成本等等都会不准确。第三步。录入应付凭单。月底，财务根据采购部门提供的对账信息生成应付凭单。在采购员提供的发票、进货单、采购单等单
13、据上，采购员是轻松的指出甲材料的价格有错误，采购单上单价为_元，而发票上单价则为_元，应以发票金额为准。采购员处理起来是方便的，只需要简单的说一声即可。但是，接下来留给财务人员的，可是一个烂摊子。应付凭单因为是根据进货单逐笔结转过来，因为某笔进货单上价格有错误，所以，这也必然导致应付凭单上金额有错误。为此，财务管理人员首先需要调整应付凭单的金额，根据发票上的金额来进行调整。在有些erp系统中，也可以在进货单中先作调整，然后，在根据进货单生成应付凭单的时候，根据调整后的金额来生成应付凭单的，这也未尝不可。不过这里需要注意一点，一般库存存货成本调整是整合在进货单的审核流程中。而进货单审核后，对于进
14、货单的调整一般不会影响到存货成本。所以，对于在进货单上调整的情况，仍然需要按接下来的步骤，调整库存成本。第四步。应付凭单审核。当应付凭单审核后，甲材料就产生应付账款_元，但是，在进货单上显示的进货成本仍然为_元。也就是说，应付凭单审核后，仍然不会对库存成本进行调整。想想也是，若把进货成本的调整功能集成到应付凭单的审核作业中，那么每次应付凭单审核后都需要去触发“库存成本调整”作业，显然不合理，会大大增加应付凭单审核时的工作量。所以，在erp系统中，往往在应付凭单审核中，不会集成进货成本调整的功能。而是通过后续的独立的作业，来完成这个动作。所以，在实际中这里需要注意，若存在价差的情况，当应付凭单审
15、核后、成本调整之前，财务模块中的甲材料的金额与库存管理模块中的甲材料的库存成本就存在着一个价格差。而这个价格差正是我们后续作业需要调整的。若这中间发生财务稽核等事件时，就需要注意这方面的情形。第五步。生成进货单价差成本调整表。在月底进行成本调整作业之前，我们需要先生成一份“进货单价价差成本调整表”。在这份资料中，以报表的形式显示当月发生的所有价格差异的事件，并给出了参考的调整结果。如在这份资料中，会显示原先的进货成本是多少，调整后的进货成本又为多少，调增了多少。如果这批材料当月还发过料的话，在还会显示对当月发料成本的影响，以及对最终产品成本的影响情况。一般来说，最好在月底成本调整以前，先生成这一份报表。因为这份报表给管理人员，特别是产品成本会计，以一个全局的印象。这对于其后续调整、计算成本具有非常大的参考价值。而且，这份报表也可以让采购员看到其后续调整的工作量，让其直观的感受到由于其工作的失误会造成什么样的连锁反应。这也有助于督促采购员更好的作好工作，最大限度的减少采购订单价格错误发生的机率。第六步。生成进货单价价差成本调整单。这里我们需要了解一个概念，就是在erp系统中表与单的差异。在系统中，报表只是
