《秘书学复习资料.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书学复习资料.doc（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1秘书工作的潜隐性表现在哪些方面的？ 答：主要表现在三个方面：一，活动名义的代表性。秘书的任何活动，只有在领导部门的名义下机型，或代表领导机构时，才有法律或行政上的效力。二，活动过程的幕后性。秘书部门和秘书人员工作大都是在幕后默默地进行的，工作内容很少为公众所了解。三，劳动成果的潜在性。秘书部门是为领导部门服务的，秘书人员的工作是领导工作的基础保证。2简述秘书人员的知识构成。 答：秘书人员的知识包括：一，秘书的基础知识。分为两个方面，一方面是基本理论知识，另一方面是社会科学和自然科学的基本知识。二，秘书的专业知识。是秘书人员知识结构中的中间层次，具体包括两部分：1，秘书业务知识是秘书知识结构体
2、系中的核心部分，是秘书人员与其他专业人员区别的基本标志。2，行业知识是秘书人员所服务的行业、系统的专业知识。三，秘书的相关知识。是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应不断学习和掌握的知识。3秘书安排领导日程的原则是什么？ 答：必须遵循以下基本原则：一，服从于组织的总目标和整体计划的原则。二，工作效率和领导健康相兼顾的原则。三，长短结合，区分轻重缓急的原则。四，适当保密的原则。五，事先确认的原则。六，编填规范。4秘书工作的“四个转变”是什么？ 答：“四个转变”具体是：，从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策。，从单纯地传递信息转变为综合处理信息。，从被动服务转变为主动服务。，从凭老经验办事转
3、变为科学化管理。5会议的要素有哪些？答：会议要素包括：，会议目的。是通过会议要解决什么问题，以期获得什么结果，这在很大程度上决定了会议的内容、对象和开法，并与会议的宗旨和基调直接有关。，会议名称。主要有以下作用：一是揭示会议结果。二是揭示会议的主要内容。三是揭示会议时间、区别会议届别、指明会议出席对象、明确会议地点和范围作用。，会议时间。有两方面：一是确定会议召开时间，一是会期的长短。，会议地点。有三条原则：第一需要原则，会议地点的确定首先必须服从于会议内容的需要。第二择优原则，越是条件优越的地点，越适宜选择为会议地点。第三节约原则，一是能就近召开的会议绝不舍近求远，二是考虑择优原则要有度。，
4、与会人员。出席会议人员是会议的主体，也是会议构成的一个主要因素。，会议议题。会议所要讨论或解决的问题，会议议题产生的方式因会议类型、性质的不同而有所不同。6介绍别人认识时，要注意哪些问题？答：应注意：，要把被介绍人的职务、姓名说得准确、清楚。，要注意介绍的顺序。一般按地位高低，先介绍地位低的，再介绍地位高的；若双方地位相同，则按年龄，先介绍年轻的，再介绍年长的；或按性别，先介绍男性，在介绍女性。，介绍时要礼貌地用手示意，不能用手指指点点。7秘书的职业特征有哪些？答：秘书的职业特征有：，服务的直接性和稳定性。直接性体现在：一是行政组织上，秘书直接隶属于领导者或领导层，二是岗位设置上，秘书直接在领
5、导者身边工作，三是在工作程序上，秘书直接听命于领导者。秘书为领导者服务，短则几天几个月，长则可达几十年，直至退休，所以和领导者的业缘关系比较稳定。，知识化和专业化。无论是哪一层次的秘书，都是以他们的知识和技能为领导服务的。，年轻化和女性化。相当多的刚从学校毕业的年轻人把秘书职业作为整个职业生涯的起点和阶梯。女性化的原因是，一是女性特征比较适应秘书职业，女性比较有耐心、细心、感情丰富等很适合做秘书工作，二是男女体能不同在就业方面的反映。因为很多重体力劳动和自然条件艰苦的职业不适合女性。8接待工作应遵循哪些原则？答：，以礼待人，互相尊重。中华民族历来是重交往、讲礼貌的民族，接待活动作为一种典型的社
6、会交际活动，务必以礼待人，相互尊重。，俭省节约，细致周到。作为接待工作的秘书人员，要坚持精打细算、勤俭节约，不搞阔气、讲排场、大吃大喝、铺张浪费的不正之风。，遵守制度，按章办事。一定要严格遵守规章制度，婉拒对方好意。，安全保密，内外哟别。接待活动尤其重要，一定注意安全和保密工作。秘书机构的设置原则是什么？答：三个原则：，分级管理原则。秘书工作，主要是为单位、本部门的领导服务的，它直接接受本单位、本部门领导的领导，也只接受本单位、本部领导的指令和管理。，精干原则。秘书组织是为领导和领导部门服务的，其组织和人员是否精干、工作是否高效，将直接影响到领导和领导部门效能的充分发挥，关系到整个单位、部门的
7、工作能否顺利展开。，效益原则。效益是工作数量、质量、速度以及效率的综合体现，秘书组织一定要以效益作为衡量的标准。10如何控制会议成本？答：，会议内容控制。主要对目标、议题、发言的控制。，会议规模控制。要严格控制参加的人数，建立审批制度，克服凡会必请主要领导到场讲话倾向。，地点控制。内外有别，要限制在旅游风景区召开国内会议。，时间控制。尽量做到长会短开，准时开会，准时结束，对发言时间进行控制。,，经费控制。做好成本预算，严格控制成本。11握手应注意哪些问题？答：应掌握以下几个要点：，握手的力度。同性之间握手应当有力，表示热情；与下级或晚辈握手，可适当用力。与上级或长辈握手，则用力稍小；异性之间握
8、手，不可用力。，握手次序。一般是客人、年轻者、身份地位低者和男性应先问候对方，待主人、年长者、身份地位高者和女性先伸手，然后与之相握。，握手的禁忌。不可一边握，一遍左顾右盼；多人与你握手时，不可双手交叉相握；男士不可戴着手套与他人握手，而女性可带薄手套；不要用脏手、湿手与他人相握；不要在别人与你握手时毫无反应。案例1 1971年，周恩来总理在人民大会堂二楼东大林召集会议，主持讨论修改第四届全国人民代表大会的政府工作报告稿。参加会议的各部委办负责人和起草小组工作人员近200人。讨论中，总理认为报告中有一个词用得不准确，要修改，并谈了自己的修改意见，谈完问大家：“这样改行不行”。总理办公室秘书，2
9、0多岁的年轻人纪东，马上提出了不同意见，认为总理的修改意见也不妥当，建议如何如何修改。开始总理不同意他的意见，两人展开了争论，最后总理说“我看小纪讲得有道理，可以按他的意见修改大家的意见怎么样？”，在座在同志也觉得纪东的意见有道理，都表示赞成。请根据秘书工作的特点，对纪东行动的正确与否从理论上加以分析。答：秘书工作的原理之一是，为领导服务和为人民服务的统一。根据这一条原则秘书应用适当的方式提醒领导改正错误。对秘书工作的要求之一是求是。纪东在大家讨论正在修改的政府工作报告时，坚持自己的意见是完全正确的，符合秘书工作的原则和对秘书的要求。案例2总经理打算“十一”假期期间，组织员工到京郊某度假村郊游
10、。总经理秘书李芳告知员工，但许多员工不愿意“十一”去。李芳将这些员工的意见在一次总经理办公会议上正式提出。总经理很生气，认为她所说的不是真实情况，是她自己不想在假期出去玩，因此否决了上述意见，李芳觉得很委屈。当她把进谏失败的消息告诉其他员工，其他员工却认为她是怕总经理，明哲保身，根本没有尽力。李芳感到自己费了很大的劲最终却两头不讨好。请问正确的做法是什么呢？答：从案例来看，第一点是李芳没有详细地做好调查多少员工不愿意“十一”去京郊某度假村郊游就汇报了总经理，让总经理以为李芳的含糊表达是自己不想在假期出去玩。第二点是李芳选择的沟通渠道不对，案例中李芳采取了正式沟通，正式沟通是具有组织的严肃性、程
11、序性、稳定性、可靠性及信息不易失真的，故李芳应该选择非正式沟通渠道告知上司，使其参考，或许结果是另外一个样子。案例3一个星期天下午五时，某县工商局办公室王秘书正准备结束值班，回家休息，突然电话铃响了，电话那头传来了急促的声音：“出事了，请局里赶快派人来。”“同志，请你冷静一下，到底出了什么事，把情况说清楚。”原来，局里一辆面包车与一辆大卡车相撞，司机重伤，别有3人受伤，车损严重，已不能开动，请求局里急速处理。1请问遇到这类情况，是否要先请示领导后再处理？为什么？2如果你是秘书，你会怎么做？请具体说明。答：1，应该立即用电话方式联系有关部门，以免死机重伤拖延时间无法救治导致死亡，然后再向领导汇报
12、。 2，如果我是秘书，我会先给出事现场附近直属单位工商局打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；给事故现场附近的医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部做好抢救伤员的准备；给交警队打电话，请他们立即派人去现场处理事故；最后打电话给局领导，汇报事故情况及自己处理的情况。此外，秘书在紧急时刻要坚守岗位，随时关注事态的发展，并协助领导做一些联络事务。案例4小王：我们领导今天对我发了一通脾气，说我目无领导，让他难堪。小丁：什么事你让他下不来台？小王；他刚进外事处工作，没有谈判经验，但又不虚心向即将离任的老处长学习，撇开老处长自己另搞一套，结果外方不想跟我们合作了。老外希望跟
13、原来的处长谈。我把外方意见翻译给他听了，他说，不谈拉倒，抬起腿就要走。我提醒他这次谈判是在前二次谈判基础上进行的，要珍惜前二次谈判成果，要注意自己的社交礼貌。他马上说我目无领导。连ABC都不懂，还当外事处领导？小丁：你很傻，不管他有没有本事，懂不懂A、B、C，他是领导，你就听他的，你是秘书，领导怎么说，你就怎么干，这样能讨领导喜欢，不会下岗。分析：秘书小王应如何处理协助领导谈判这件事？如何正确处理与领导的关系？答：一，参谋咨询、辅助决策、沟通协调是秘书的基本职能，小王应该认识到自己的职责，要想方设法协助现任领导取得谈判的成功，这件事上可以采取以下处理方法：1，听了老外的意见后，不宜完全传达给领
14、导，而是委婉地指出老外在一些事项上希望保留发展以前的谈判成果，让领导不要操之过急。2，可采取类比式、漫谈式等进谏性参谋咨询，总之采取领导人能够接受的方式，让其认识到谈判成功的重要性。3，向老外解释现任领导对过去的工作不很了解，使对方产生了一些误会，大家消除误会后应该精诚合作。二，正确处理与领导关系：1，尊重领导，平时遇事多请示，事后有回报，不自以为是；公众场合更应注意语言语气的礼貌。2，主动与领导沟通。体谅领导的处境，发生重要问题时，可以提出自己的想法和建议，及时向领导请示，提供参考，但必须注意时机和方式。3，竭诚弥补领导工作中的缺失。出于公心，对于领导人因为性格、能力等因素带来的工作失误，可
15、以发挥自己的才能智慧斡旋解决，但不可以居功自傲，而看作是自己的职责。案例5 领导生气时作出的决定，秘书应如何对待？某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他（她）速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。问题：秘书应该怎么办呢？答：应当天傍晚或过一段时间后，董事长息怒了，将打好的信件送他过目，并说：“您觉得这样可以寄出吗？” 如果站在董事长的角度去思考，可能会有两种情况：一是早就想与代理商终止合作关系，这正是好机会；二是本想和代理商继续合作，有碍于这封无理信而放不下面子，于是生气。但是，秘书无法对董事长的真实心意做出准确的判断，所以只能选择“董事长息怒”后，再去询问是否可以寄出。案例6那是我调来给局长当秘书的第一天。上班后首先敲门进来的是一位处长，是来向局长汇报工作的。按照秘书工作的职责，我为来人倒了一杯茶水，放到沙发前的茶几上。局长见了，坐在皮椅上向我摆了摆手，示意让我将茶水放到他办公桌上。然后指着对面那把木椅对处长说：“坐下谈。”处长遵从地从坐到木椅上，先是一句开场白：“按照局里的指示”便开始汇报工作。局长昂
