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1、物业服务管理机制一、档案管理机制（一）档案管理机构的设置及基本要求1、档案划分及管理部门（1）档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、 企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像 等历史记录。（2）公司设立档案室，隶属于综合管理部，并设置档案管理人员， 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理 人员岗位职责，档案管理人员必须严格履行职责。（3）公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公 司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立 电子与纸张分类目录。2、各部门资料管理（1）公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明
2、确的档案 管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口 管理。（2）各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统 一的标准分类管理。（3）档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。（二）档案分类1、档案质量（1）档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要 工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。（2）档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件 要进行修复处理。（3）档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之 间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。（4）档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有题名的，由档 案人员根据内
3、容拟定标题。（5）档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。2、立档（1）档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在 后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之 后。（2）跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放 在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划 放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。（3）档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前， 收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发 文底稿。3、分类（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分 表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能
4、笼统含糊。（如：证 照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。（2）公司档案大致分为以下几类：1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司 章程等；2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文 件；3）制度类：管理制度汇编；4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。5）计划总结类：分年度计划及总结等；6）会议纪要类：办公例会纪要等（3）档案的归口存放部门1）公司各类批文、合同、协议、证照、存放于综合管理部。2）公司的各种财务资料、税务资料存放于财务部，由财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。3）有关工程的各类图纸、技术资料，由工程部和研发部负责保 管。4）有
5、关房产销售的销售合同，由市场营销部负责保管。5）除售房合同外，所有对外签订的合同，必须将原件存放在综合管理部。4、档案编号（1）档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将 所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查 阅。（2）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改， 如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表， 以免混淆。（3）公司档案员负责档案文件材料的收集、整理，按照档案登 记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。（4）为规范管理便于查找，所有档案盒应按照规定进行编号。按 照公司名称、部门名称、文件类别、档案盒号码
6、分为四个部分。（三）归档及保存年限1、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档 要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的 时间，系统的排列并填写卷内目录。2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限 分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为 1 年，5 年，15 年。 档案的保管期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一 律按下列规定办理：（1）永久保存：公司章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会 会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划和总结； 年度财务报表；重要技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人 事资料；大型活
7、动的图片、音像资料；其他核定应永久保留的文件。（2）十五年保存：会计凭证（其他财务档案的保存期限按国家相关规定执行）；其他经核定须十五年保存的文件。（3）五年保存：期满或解除的合同、协议；完工后的项目方案； 其他经核定须五年保存的文件。（4）一年保存：部门工作计划和总结；完成后的部门请求报告； 无长期保存必要的文件。（5）公司的规章、制度由综合管理部视其有效期予以保存（6）1 年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。3、公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。4、归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每 份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件， 多种
8、文字形成的同一文件，均不得分开。5、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。（四）档案日常管理1、借阅（1）借阅手续1）总经理、副总经理、总监等公司高管借阅非密级档案可直接 通过档案管理人员办理借阅手续。2）因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门 负责人办理借阅档案申请表并送达相关领导核批。3）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人 出示经公司领导或主管领导审批同意借阅的书面档案资料借阅登记 表向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。4）档案管理人员接到档案资料借阅登记表，经核查后，取出 该项档案，并在借阅登记
9、表上注明借出日期和归还日期，以备及时催 还。5）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写 归还日期，取消借阅记录。（2）档案借阅审批权限1）证照类：含营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公 司章程等；该类档案资料的借阅由综合部审批后交由公司常务副总审 批。2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文 件；该类档案资料的借阅由综合管理部审批。财务文件、法律文书等 重要文件借阅须由常务副总及总经理批准。3）制度类：管理制度汇编；该类档案资料的借阅由综合管理部 审批。4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。该类档案资 料的借阅由综合管理部审批后交由公司常务副总审批。
10、5）计划总结类：分年度计划及总结等；该类档案资料的借阅由 综合管理部审批后交由公司常务副总审批。6）会议纪要类：办公例会纪要等。该类档案资料的借阅由综合 管理部审批。7）涉密档案类：公司机要档案中绝密档案原则上禁止借阅，特 殊情况下绝密档案的借阅由总经理及董事长审批、机密档案的借阅由 常务副总及总经理审批、秘密档案的借阅由综合管理部及常务副总审 批、（3）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文 件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。（4）借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门 负责人书面请示，经综合管理部及常务副总批准。（5）借阅人对档案的借阅需在档案室
11、内完成，严禁私自带出档案 室。因工作需要或特殊情况下需带出档案室的，在填写档案资料借 阅登记表和获得审批时需按填写要求注明相关事宜。（6）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时， 应变更借阅登记，不得私自授受。（7）借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料，情况特殊者可 填写档案资料续借申请单，主管领导签字后续借。借用重要档案 （如各类政府批文、证照原件等）当日必须归还，其他档案资料借用 时间不得超过七天。若到期不能归还，又未办理续借手续，档案管理 人员将出具阅档催还单，借用人在收到阅档催还单三天内， 应及时归还档案。逾期仍未归还者，将来强制其归还档案，并给予相 应处分。（8）丢失政
12、府下达的重要文件者，应主动去政府部门补办文件， 同时应承担补办手续费和影响、拖延他人办事的损失费。若丢失文件 者补办不齐，处以500 元至3000元的罚款。若文件丢失，给公司造 成重大经济损失者，根据实际情况和公司规定进行处罚。（9）丢失技术变更单或其他单据，造成公司经济损失者，处以损失费用 2 倍的罚款。2、销毁（1）公司任何个人或部门非经允许和批准不得销毁公司档案资料（2）每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案 销毁审批表，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行 销毁。档案销毁审批表需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、 档案人签章、监销人签章、销毁时间。（3）销毁前，
13、按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监 销情况报告本单位负责人。档案销毁审批表需永久保管，一式两 份，综合管理部及申请部门各留存一份。（4）在销毁公司档案资料时，必须由总经理或常务副总经理或综 合管理部指定专人监督销毁。（5）保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债 权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有 保 存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。3、移交（1）需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表， 报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移 交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签 章、 监交人签章、接
14、收方签章、移交时间、移交原因。2）移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交 登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。4、保密（1）档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档 案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无 关人员未经许可不得入内。（2）档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为 公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资 料。（3）爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随 意翻动。（4）机要档案分为：绝密、机密、秘密三级。机要档案的界定标 准：绝密档案包括公司发展中的经营战略、经营方向、经营规划
15、、经 营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在 1000 万元以上的重 大合同。机密档案包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、 人事档案、薪资档案、劳动合同、技术资料、金额在1001000 万元 的合同。秘密档案包括重要项目资料、项目合同或协议。（五）档案管理人员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开 展档案的提供利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的 基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐， 对字迹难以辨认资料，应当附上抄件。4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件 资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得， 避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、 防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新档案保管手册做好文 件索引，以便查阅。二、激励机制激励机制培训提升机制丄资福利 机制企业文化 机制思热工作机 制奖罚机制1、激励机制激励系统2、激励示意
