公司ERP操作规范

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1、ERP操作规范1 目的：通过规范公司各部门相关人员在ERP系统运行中应承担的职责，确保ERP 系统的管理思想和方法在公司各部门得以使用，提升公司现代化管理水平和工 作效率，降低成本、提高产品竞争力。2 范围：适用于涉及公司ERP系统运作的各部门。3 操作要求规范：3.1 技术部3.1.1物料编码的编制 按照公司的“产品和物料的编码规则”编制成品、半成品、主料和辅料 的代码，严格遵循唯一性、实用性、方便性、可用性原则。 针对新增或修改的物料编码列出清单，清单中必须包含原编码和新编码 信息，发送给企管部IT管理人员进行ERP系统的物料编码的更新操作。3.1.2 BOM的编制 BOM表中的子件编码、

2、单耗数量、领料仓库、生产部门必须指向正确。 BOM的编制必须完全体现出设计要求的原辅材料选用之规格、单耗数量， 确保设计技术规范作为BOM编制的唯一依据。 BOM的编制和审核必须在该母件下达生产前完成。下达生产后，即使还 没有领用材料，如果8。乂有了修改，必须通知企管部IT人员及时更新ERP系统中BOM信息，同时应通知生产计划员删除已有的生产订单，重 新下达该产品的生产订单。否则，材料的配比仍然是BOM修改以前的配比信息。编制BOM时有个必填项目“版本代号”，建议填写BOM编制时的日期， 便于将来确定该BOM的适用性等用途。 涉及技术部的以上工作建议由专人责任操作。技术部提交物料、BOM等信息

3、更新到企管部时，须填写“ERP信息系统数据更新表”，如：车型材料名称裁片名称原编码新编码规格更新内容描述3.2企管部IT3.2.1 基础数据 物料基础数据维护对于新增的物料（系统中没有完全适用于该车型的物料信息，为新增 物料），新增时须注意新的编码要参照之前已有类似存货的编码，并确保 ERP系统编码唯一性后，能够与类似存货排列在一起，以方便使用时查找; 其次，新增物料时一定要用复制最相似的已有存货的方法新增，不得采用 直接新增的方法。因为直接在ERP系统中新增物料编码时，该物料对应的系统默认初始 参数信息均需要手工逐项录入，且系统的默认初始参数较多，录入时容易 出错或漏掉，导致后期进行MRP计

4、算时报错。 BOM数据维护1）2）客户、供应商维护1）对于新增客户或供应商，正确完整录入客户信息。如果公司有客户 分类，注意客户类别不能选错。客户编码同样要注意顺序、一致性等问题， 避免客户列表排列杂乱无序。2）对于客户或供应商信息变更3）填写“ERP客户或供应商新增（或变更）申请表”ERP系统客户及供应商.信息变更申请表申请部门：申请人：申厝曰期： 年月臼名称编 号类型口有户口供应商口城田吉1!盅要1!耳他功搬瞟作口增加口修改口册除申请事项简述，空门审核意见:签卷:臼期二年一月一一日公司审核意见:签名:日期二年一月_日操作结果描述:签名：日期：年一月日注:1、申请人爸君必殒手写至更，2、军核

5、部门里写时必源神入审核人员与本楼臼期3 婵作结果描述出操作部DA员地耳必须输乳操作人员与操作臼期 ERP用户维护一、用户的命名规则:1.用户名即帐号命名:1）个人正式帐号：ERP系统中的用户个人操作帐号为员工入厂登记的中 文名字，若有重复在则在姓名后加一位数字顺序号区分。2）系统管理员帐号：ERP系统自动默认的操作帐号为administrator，该用户的密码由企管部IT管理人员进行保管。2.初始密码:在ERP系统新建用户时，对用户对应的帐号需要员工本人使用自己的手 机号码进行激活，激活后的初始登录密码由员工在登陆系统前必须设置。3.用户密码规则：1）密码长度为5-16个字符，由字母、数字、标

6、点符号构成，不能以“？”、 “！”及空格开头。2）不能以三个相同的字母作为口号的起始字母，如密码：aaasd为非 法。3）密码须区分大小写。4）用户名密码需要每3个月修改一次，如果没有主动修改，系统将在用 户登录时提醒。二、用户管理策略:1、人员调岗:1）该人员使用的是个人正式帐号和密码保持不变，在ERP系统中只进行部门或岗位信息进行调整，保持与人力资源系统一致；用户的 ERP 系统操作权限变更为新的岗位权限。如：张三的个人正式帐号，现在由A部门A1岗位调岗到B部门B1 岗位，原来在A部门的权限是A1,便调整为新部门B的权限是B1。2）处理的操作是：由企管部IT管理人员在ERP系统中进行统一调

7、整。4.人员离职：1）该人员使用的是个人正式帐号在ERP系统中进行禁用用户名。用 户信息在ERP系统中继续保留，但是该帐号的系统操作权限将全部取消。 并确保该帐号无法登陆ERP系统或操作系统的任何功能。2）处理的操作是：由企管部IT管理人员在ERP系统中进行统一调整。三 用户权限申请和变更：1）用户权限申请或变更由ERP系统最终用户提出需求，并提交到申 请部门经理出审批通过后，再提交给企管部IT管理人员处。2）企管部IT管理人员接受用户权限的申请或变更，需要对用户权限 进行审查，重点审查权限所涉及的业务范围。业务范围根据提出需求用 户的所在部门进行确认。3）企管部IT管理人员确认需求无异议后，

8、根据需要为用户创建角色 权限并赋予用户，然后将完成的需求结果反馈给申请人和部门。四、用户部门信息填写部门信息是员工个人数据,用户初始新建时要保持和人力资源系统中的部门信息保持一致。即人力资源系统中的部门是什么, 在用户的部门数据处就填什么即可。至于电话, 传真等信息帐号管理员可以不维护, 由用 户本人进行维护。3.3销售部3.3.1 销售订单 将正确的物料编码录入销售订单，除了录入数量外，根据与客户商 定的交期，必须录入预完工日期（如果不录该日期，系统会默认当天完工， 显然不可能）。预完工日期是系统需求规划计算以及生产计划人员排程的 重要依据。对于订单内容有变更的，（如型号、数量、交期），须立

9、即书面通知相 关人员，同时在销售订单中做变更处理。3.1.3 销售发货产品完工入库后，根据客户交期，由销售订单生成销售发货 单。打印销售发货单，并请有签字权限的人员签字批准，去仓库办理 出库手续。3.1.4 销售退货 客户有退货事项发生时，由该客户发货单生成退货单，经有签 字权限的人员签字批准后，且检验合格，去仓库办理退库手续。涉及销售部的以上工作建议由销售内勤操作。3.2采购部3.2.1 基础数据 物料基础数据主、辅材料的计量单位以长度单位为主，如：米、厘米等，注意尽量 避免使用“包、件、个”等难以可靠计量的单位，为以后的材料用量计算 时尽量减少单位之间的换算，因为在单位换算过程中会出现数量

10、偏差。原辅材料物料编码完成后，还需在基础设置中正确做好仓库存货对 照表和供应商存货对照表，对后续的操作使用会提供很大方便。需要说明的是，很多情况下，新增原辅材料会第一次出现在BOM的编 制过程中，这种情况下，新增物料的工作由工程部按照此规范来完成。不管任何部门新增物料，新增前必须在系统中用关键字模糊查询，确 认该物料是否确实为新增物料，不允许出现相同物料具有多个物料编码， 即“一物多码”。使用中发现有“一物多码”的，可以通过形态转换、修 改BOM以后，停用多余的编码，以保证物料的唯一性。供应商供应商编码，前缀须符合供应商类别的编码，正确录入为该供应商类 别的下设供应商。正确录入供应商类别的编码

11、，将大大提高编制现金流量 表的效率和准确性。3.2.2 采购订单 根据销售订单的预发货期，以及生产订单自制件的物料需求，结合库存 数量，正确编制采购计划。 根据采购计划，编制采购订单，采购订单的供方、规格、数量、 计划收货日期要准确。 根据生产（销售）订单的变化及时进行采购订单的变更、取消处理， 并及时书面通知供应商。3.2.3 采购入库 供应商到货后，采购员根据采购订单生成采购入库单，对照供应商随货带来的供方送货单，录入数量，能够确认单价的，还需录入单 价。 打印采购入库单，交供应商去办理检验和入库手续。涉及采购部的以上工作建议由采购员操作。3.4 生产3.4.1 生产预测 产品预测单制作1

12、）手工制作步骤：计划管理f物料需求计划f产品预测f新增。根据月度 生产计划量，录入选定车型的月生产数量，并且确定“产品预测单”的 预测开始日期和预测截止日期，尽量保证产品预测单是以月度为周期。 然后保存该产品预测单，并且审核通过后进行MRP运算。2）在产品预测单新增或维护界面，“源单类型”选择销售明细计划或物料 消耗运算，在“选单号”中输入源单编号（或 F7 调出销售明细计划界 面，选择源单据信息确定返回），系统会自动将销售明细计划/物料消耗 预算的信息导入到产品预测单。然后保存该产品预测单，并且审核通过 后进行MRP运算。 产品预测单通过MRP运算后，下发生成生产月度计划单和采购申请单。 产

13、品预测单的制作由生产文员进行系统操作。3.4.2 生产计划 生产计划分两类：月生产计划单和日生产任务单。1、月生产计划单制作1）手工导入月生产计划月生产计划导入时，先按模板填写完数据后进行导入，导入数据时按已 存在物料进行匹配，如果出现导入资料中的物料不存在当前月生产计划中情 况，是否导入的标准为“是否存在合计的下达数量和合计的计划数量”，如 果不存在合计的下达数量和合计的计划数量，在当前的月生产计划中新增一 行。2）通过产品预测生成月计划当产品预测单的“预测开始日期和预测截止日期”以月为周期时，ERP 系统将生成当月的整体“生产任务单”。2、日生产任务单制作 不管哪类生产订单，都是生产部门通

14、过BOM的计算，领取材料的数据来 源，也是产成品入库的依据。 客户订单生成生产订单：作为以销售订单生产的企业，生产出的产品应 该都有客户的计划。根据销售订单生成生产订单，保证了每一件成品都 可以追溯到特定的销售订单。 根据销售订单生成生产订单的步骤：销售管理一销售订货一下达生产。 在“下达生产”界面，根据客户的交期要求和公司产能，修改本次下达 生产的数量，然后保存。下达生产完毕。 然后在生产制造一生产订单一生产订单输入，对刚刚销售订单传递过来的生产订单，修改开工日期和完工日期，保存，审核。未审核的生产订 单无法进行后续的参照领料和入库等操作。 销售系统会自动减去已下达生产的数量，保证产品不会被

15、过多生产。同 时，在销售订单列表，可以直观看到未下达生产数量、已下达生产的数 量、已入库数量、已发货数量等重要信息。 对于半成品的生产计划，需要生产计划员根据销售订单、半成品库存状 况，编制生产计划，然后手工排程，编制每日生产订单，保证不缺料。 保证各工序的正常生产。 编制半成品生产计划和采购计划时有个简便方法：将近期有可能发货的 销售订单选中，一次性全部下达生产，生成一张大的生产订单，然后在 生产制造模块，“生产订单缺料明细表”中查看，里面会根据库存状况， 计算出所有缺料的半成品和原材料，以及所需的数量，可以参考这个表 来编制半成品的生产计划，帮助采购人员编制采购计划。须注意的是这 只是个模拟生产订单，作为下计划参考用的，并非要立即生产，所以导 出所需数据后，应立即删除这些生产订单。 半成品的生产订单，在“生产订单输入”节点手工填写。 涉及生产计划和生产订单的工作，建议由