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1、会议管理指引手册说明1一、会议管理的重要意义 2一会议管理成为公司快速开展的屏障2二公司会议守那么 2二、例会工具总表和角色建议 3三、例会前的准备3一制定部门例会制度 3二发例会通知 4四、例会中的过程管理 5一例会管理八要素 5二会议纪要表 6三例会中发言技巧 6四如何形成决策 8五让每个人都很清楚自己在会后要做的工作8六参会人员会议评价表 8七主持人例外情况处理 9五、例会后的跟踪管理 12说明：本手册的直接使用者是公司的各级管理人员，其他从事工程管理和协调的同事均可以参考使用；本手册将首先在各部门层面例会进展试行，如收效良好将考虑在全部会议中推广使用；在您阅读本守那么后， 为鼓励形成工
2、作习惯， 人力资源系统将在一个月后对例会效果进 展跟踪，并听取各方意见和反应，以便对手册进展改良：跟踪对象：各级部门经理，各工程经理跟踪容：部门例会制度，例会通知，会议纪要，参会人员评价本手册中所提到和运用的工具只是希望能够培养参会人员良好的会议习惯，不具有独占性和排他性。一、会议管理的重要意义一会议管理成为公司快速开展的屏障开会已经成为公司中最昂贵的一种交流活动。有的经理每个工作日23的时间花在开会上，相当多的会议被参会者认为是效率不高！很多人反映：开会是件挺麻烦的事情。有人说所谓开会就是人们大声说话却又说不出什 么来，会议完毕后，多数人并不十清楚确自己的行动目标、资源及时间期限；也有人说开
3、会 没有完全理解或者认同结论，自己的想法和建议没有时机充分表达。大家似乎也都下意识地认为：大多数会议是在浪费时间、效果欠佳、劳而无功。失望的会议参加者能做些什么呢？我们发现，部门例会是宁公司里最常发生的会议，其影响围涉及到每位员工的近期工作目标和时间安排。因此，我们制定了 ？如何开例会的指引手册 ？，目的是为公司的管理人员， 提供了从方案会议到评估会议的整个过程中，应该如何进展改良的建议。本手册对于那些关心提高会议效率的组织者及团队来说尤其有用。二会议守那么守那么的目的在于降低工作中的会议本钱，提高会议效率。一、我们提倡：会而有议，议而有决，决而有行，行而有果。1 能不开的会议就不开，能短开的
4、会议就短开2 目标不明确的会议不开3 不管级别，敢于直言；会议决策，人人有责4 .会中不开口，会后免再提二、我们要求1. 议程先行，有备而来会议召集人在会议前一周， 发出会议通知及会议的具体日程，在会前两天应与全体参会者进展再次确认；参会者应先行准备议题有关资料，并于会前发给相关人员；参会者应当在收到会议通知后 24小时进展回复，对于没有议程的会议，参会者有 权拒绝；对于会议资料应认真阅读，做好充分的准备。2 准时开场，准时完毕会议应在既定的时间准时开场和准时完毕发生不可抗力事件除外，会议主持人有责任控制好会议时间，防止会议偏离主题；会议主持人可以在会中进展程序建议PS，比方修改议题和时间，但
5、需征得参会者的同意。3. 不迟到，不早退，不开小差参会者迟到，需承受惩罚处理。具体标准为：总监及以上300元，部门经理 100元，员工50元；会议召集人迟到15分钟后，与会者可自行离会，召集人将被罚款，标准按以上双 倍执行。对于不可抗力导致的迟到，应提前向召集人做出说明，屡次说明者，个人诚信将受到质疑；所罚款项将用于会议条件的改善/学习资料的购置/部门团队建立；会议中所有手机应置于静音或关机状态，重要会议召集人有权要求关机状态，并控制与会议无关的活动如上网、个人办公、接听、发短信等，如果违反，第一次口头警告，第二次按罚款标准执行；对于参会者的迟到和参会情况在会议纪要中应明确记录。4. 会议决议
6、，必定执行会议召集人应当在会议完毕后两个工作日，完成会议纪要表并发送所有参会者，节假日顺延。参会者应自行记录与自己有关的决议事项，以便尽早开展工作；对于会议通过的决议，责任人应落实执行；参与者有义务就会议容与系统、部门同事进展沟通分享；下一次会议之前，检查和回忆上一次会议成果，对于时间和质量未到达标准的应说明原因。二、例会工具总表和角色建议例会流程表单工具会议主持人 角色建议管理责任人 角色建议参会人员 角色建议例会 前准 备例会通知拟写例会通知 进展时间管理制定和坚持部门例会制度确定议题和目标认真阅读例会通知提前准备例会 进展会议纪要表时间管理：准时开 场，准时完毕，PS技巧，控制跑题 引导
7、讨论技巧：IG和KP技巧现地现物，当场决 策，明确执行人充分发表意见，会上 不开口，会后免再提 对事不对人例会后跟进会议评价表2日发送会议纪要表监视执行情况对执行不力现象态度鲜明坚决执行三、例会前的准备一制定部门例会制度各部门可以根据自身实际情况，制定出本部门的例会制度。我们建议：小部门人数在十人以，工作区域集中，每1-2周开一次例会；大部门人数在十人以上，或工作区域不集中，每2周-1个月开一次例会；会议主持人的首选是经理本人，待例会的形式逐步理顺下来后，可以考虑让部门同事担任轮值主席；明确例会的“讨论误区，也就是例会中不涉及的容，例如：防止深究发生质量问题的原因和责任人。例会主要容：1. 跟
8、踪上次例会的执行情况：1对执行到位的人员、团队、事件要给予明确肯定；2对没有按期限达成目标的人、事件要鲜明的指出，辅助/催促完成补救的时间和方案。2. 分享公司/系统会议中最新的战略方向、政策及行动要求：1传达公司/系统有关文件、要求，并布置相关安排；2需要重点强调正式发文中制度传达、促进彼此讨论、学习，催促落实和执行；3对近期公司/系统/部门发生的事件和涉及人员，明确管理人员的态度和观点， 说明什么是公司提倡的行为，什么是不提倡的行为，以便于员工明确确认价值观。3. 讨论拟定议题：注意不同的议题可以使用不同的方法，注重引导技巧Facilitation Skill的应用，以提高讨论沟通效率，在
9、过程中注重“例会管理八要素，成功运用“发言技巧、“形成决策的方法，同时注意“例外情况的处理。后附详细容4. 达成行动结论：会议后形成决议，明确具体工作事项、时间、责任人。上述议题可根据具体的安排、方便来调整顺序执行。二发例会通知会议通知一定要具体，良好的通知表达出会议方案人精心的设计和组织，有利于让每一位参会者提前了解要结论的议题、时间分布及有关人员。部门例会通知会议日期和时间： 会议主持人： 参会人员： 记录人：会议议题发言人讨论时间1.追踪上次例会的执行情况分钟2.分享：公司最新动态信息例如：战略、政策和活动; 个人工作进展分钟3.讨论拟定议题请明确每个议题的目的，例如：是通报？是分享讨论
10、？还是有决策结果？1)2)3)分钟分钟分钟4.达成行动结论分钟5临时议题分钟四、例会中的过程管理一例会管理八要素、会议主持人的首选是经理本人，待例会的形式逐步理顺下来后，可以考虑让部门同事 担任轮值主席；二、例会通知通常由主持人发放；三、例会开场前，记录人员先将此次会议应出席人数、实到人数，及议程标示在白板上， 一目了然；四、例会进展的标准程序是：1上次例会中承诺事项的追踪；2 分享最新信息；3 议题呈现和讨论；4 临时议题讨论；5. 宣读行动结论。五、会议主席的职责：1 营造和谐气氛，还要鲜明地执行会议守那么；2 依照议程进展，严格控制时间；3. 在讨论环节，充分鼓励每个人表达各自意见，尊重
11、少数人的意见，防止会中意见一 边倒的情形；4. 正确总结讨论容；5 减少与议程无关的争论与讨论；六、记录人员的职责是：1 .协助主持人维持事先公布的的讨论顺序和时间；2 对参会人想法进展客观记录；3 对延伸性话题进展记录；4 对各项议题结论的记录；5. 后续落实工作的记录，并于会后交付给执行人；七、主持人在各议题的讨论完毕后，根据时间情况，进展“临时议题的讨论；八、主持人应于每个议题讨论完毕前，宣读此议题的结论。二会议纪要表XX年X月份部门例会会议纪要表会议时间会议地点会议纪要人参会人员迟到人员本次会议 主要容本次会议 主要结论后续需要 推进落实 的工作工作执行人完成时间下一次例 会的时间、
12、主题XX年X月X日让经理先行过目确认， 两会议完毕后需在一天， 有记录人员按固定格式撰写会议纪要, 天email通知相关容负责人和参会成员。三例会中发言技巧在局部公司的例会中，我们发现局部参会者在表达不同看法时，要么言辞剧烈，要么沉默对抗。那么，如何有效发表自己的看法，并且得到对方认可和帮助呢？有一个有效的方法： 把问题摆在我们的对面， 而不是我们之间多用KP技巧；我否认 的是你的局部观点，而不是你整个人。这里，我们给出会中发言的三个步骤：实际运用时采用的语言不是一成不变的1、 “你这个点子我很喜欢的地方是。它的好处是。2、“你这个点子让我想到。；不要讲“不过、但是3、讲你自己的想法。F面是世
13、界上优秀经理人在主持会议中的最正确语言例，供您在会议实战中参考。维护自尊KP1善意回应KP2参与KP3分享KP4支持KP5开展討论e1 P一 O “我认为你能在 讨论中发挥很大 作用。维护自 尊 “我知道为一个 我们原本以为解 决的问题举行会 议事实确实令“我们今天没有 太多时间，所以我 希望大家都能把 注意力放在实现 “我想，我们必 须记住的最重要 一点是我们在这 里讨论是为了“我的任务是引 导会议讨论，但解 决方案必须由你 们自己决定。我很快乐你能 参加会议。我们需 要借助你的专业 知识。加强自 信人沮丧感受。” “上次会议以 后，我们取得了很 大进展事实， 这可真令人快乐感受。会议目标上
14、。” “你对议程有什 么问题吗？观点“我 想我们之所以开 会是因为理 由“在会上，我将协 助你们明确你们 的责任。至于如何 履行这些责任，我 想听听你们的意 见”澄清资料Clarify“这里倒用不上 这些信息，不过我 们要找的正是这 种类型的资料维 护自尊。“你收集了所有 这些资料。你辛苦 了加强自信。” “我理解你为什 么会感到沮丧感 受。我们正在处 理的问题确实非 常棘手事实。 “显然这一变动事实使你们大 家都感到泄气感 受。 “你怎么样，？这对你们团 队有什么影 响？ ” “？，你有 什么情况要补充 吗？ ”“我担忧我们仍 旧没有了解整个 情况感受。“我决定再核实 一下这份资料。它 似乎与我们收集的其它数据不太 符合理由。“首先让我听听
