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1、茂明风电场工程资料的收集与管理发布日期：2010/1/19 11:20:19 来源：激情茂明 作者：刘英杰 0前言工程资料就是在工程建设过程中形成各种形式的信息记录，是工程建设过程中，施工单位进行施工的真实记录，是一项系统工程。做好工程资料收集与管理工作，为风电工程建设提供优质服务是风电档案管理工作的重中之重。1茂明风电工程资料分类要科学的管理好工程资料，首先要明确工程资料的分类。茂明风电场的工程资料归纳起来主要分为，合同文件、招投标文件、设计图纸、设备的随机资料、施工单位移交竣工资料、施工过程中的一些来往函件及传真件等。合同文件及招投标文件是施工过程的管理、组织施工的重要指导，工程结算的主要
2、依据。主要包括：设备供货合同、施工合同、供售电合同、调试合同、施工单位资质、施工人员资质、设备检验证明等。这些文件在施工过程中对施工进度管理，施工安全管理、施工质量管理、工程造价管理工作中都有着极其重要的作用。设计图纸除了施工图纸及竣工图纸两部分，还包括施工过程中的设计变更。设计图纸是工程施工及验收的主要依据，也是施工单位工作量的审核依据。设备随机资料归纳起来也就是设备本体图、设备基础图、设备外形尺寸图、设备安装图、设备易损部件图、材料及零部件清单、设备使用维护说明书、产品质量证明书、操作手册、安装手册、技术手册、商检及储运文件、装箱单等。在工程中作为设备清单等作为设备验收的依据、合格证、实验
3、报告等在设备出现质量问题时可以作为索赔依据，说明书、图纸等资料在生产编制生产规程中起到指导作用。施工单位移交竣工资料包括：施工过程中的验收资料、竣工验收资料、调试试验报告、安装调试记录、以及施工单位采购设备的相关资料。是工程施工过程的真实记录，是安全评定、质量监督、工程评审过程中的重要依据。2茂明风电场在工程资料管理中的事前控制工作为了避免工程资料在整理时出现各种常见问题，在资料整理前针对以下问题进行了预防及处理解决方案。2.1随机资料不齐全为防止随机资料不能完整归档，做了以下措施：1、 随机资料在设备到货开箱验收时及时收回，在没有专职工程档案管理人员时，由设备验收人员负责。2、 为防止施工单
4、位施工过程中造成随机图纸、资料的破损及丢失，在设备开箱后，对随机资料份数较少的进行复印，将原件存档，附件借出。3、 要求施工单位设专人进行设备资料、竣工验收资料、图纸等的管理工作。4、 针对对于开箱后，发现随机资料缺失的情况，其主要原因是设备厂家供货时，随机资料不全，或运输途中丢失。确定专人负责，及时联系设备供货方，将缺失的资料补充完整，并在资料整理完整后方进行验收签证工作。2.2资料整理不规范为防止资料管理人员因对风电场现场设备不熟悉，对施工单位的施工范围不清楚，对电力系统资料的整理工作没有经验，而造成工程资料的整理中出现资料混乱问题，做了以下预防性工作：1、 工程资料管理人员进行培训，在工
5、程资料收集整理前，我公司请了国家二级档案馆的老师进行了培训。2、 工程资料管理人员进入现场，熟悉现场设备的情况。3、 及时翻阅供货、施工合同，以便对资料按施工范围或供货范围进行分类。4、 在档案整理前，编制好分类方案，做到资料随交随整理。要做好风电工程资料的整理工作首先要编制好分类方案，按方案整理立卷、分类。工程中形成的文件材料要科学地分类，确定分类方案，准确地归类。根据有关要求和工程特点，按照验收资料、施工技术管理资料、工程质量保证技术资料、工程质量评定资料、竣工图、声像资料的分类原则编制各分部工程的技术资料汇编目录清单。5、在收到工程资料后能够按照分类方案进行分类归档，并登记在册，以方便日
6、后需要时进行查阅。6、购买东方飞扬档案管理软件，建立档案目录，应用复印机等现代化办公工具，实现归档文字材料除相关人员签字外，全部实现计算机管理。2.3验收资料内容不准确，甚至不完善主要是施工单位在施工过程中的竣工资料管理不完善造成的，施工日志记录不全面，造成资料上的日期、设备编号、设备名称等不准确，尤其是施工过程中的隐蔽工程验收资料，不能真实反映施工过程中的情况，还有在调试过程中出现缺项、漏项现象，因此，造成数据内容不准确。为防止该问题，加强了施工过程中的监督控制工作：1、 工程资料管理员经常进入施工现场，了解各施工单位的施工组织工作，在施工过程中，与施工单位工程资料员及时进行沟通，在施工过程
7、中，跟踪控制施工单位的资料整理情况。2、 要求施工单位设专职资料员，做好施工日志、及时整理施工竣工资料、及时进行分部分项工程及隐蔽工程的验收签证工作。3、 针对调试工作，做好监理及专业工程师的监督工作，严格按照相关规范要求调试内容，防止调试过程中的缺项漏项。4、 根据相关管理部门的质量验收情况，以及安全性评价标准，针对施工资料做了进一步规范，以补充施工资料中的遗缺项目。2.4移交不及时主要是施工单位的资料整理工作没有跟上工程进度，造成工程完工后，还有部分资料未能及时移交。这也是建设工程中普遍存在的现象。1、 在茂明风场施工过程中，要求监理做到在要求施工质量及进度的同时，对施工单位的跟踪资料，要
8、及时进行签证验收，未签证验收的不允许进行下一道工序施工。2、 及时与监理及施工单位进行沟通，结合各类档案管理制度，制定竣工资料的整理方案，并印发竣工资料整理办法。以方便施工单位竣工资料的整理工作。2.5资料标准不齐全由于风电是近几年才发展起来的新能源产业，各项标准不齐全，只能综合参考火电、水电以及变电工程所做的质量验评标准，工程项目划分标准等来制定相关的验评资料体系，这就很容易造成有关风电的部分验评资料不齐全，因此在施工准备阶段，我公司就参考其他风电项目的验评资料管理过程，公司制定了自己的验评标准体系，并在施工验收过程中进一步完善。2.6设计图纸数量不足因为在签订设计合同时，没有考虑到除了施工
9、单位，还要给工程验评、报批、审核等单位提供的图纸，因此，施工图纸数量不足，经过与施工单位协商，控制施工单位的图纸用量，采用分次发放方式，首次只发2份，只有当施工过程中，图纸出现破损、丢失等问题时，在保证存档图纸份数足够（2份）的情况下才进行第二次发放。2.7资料保存不善档案保存是档案管理的重要工作，档案保存不善将会造成档案资料的散失、受潮等问题，我风场在现场设置现场资料室，配置统一档案夹和档案柜，确保资料管理有序，不散失，不受潮，不高温暴晒，清洁整齐。3茂明风电工程资料的收集与管理3.1合同文件的收集与管理合同文件一般有正本两份，副本若干份，正本一份由合同另一方存档，在签订合同后，由计划合同管
10、理部门移交到资料室。同样，招投标文件也由计划合同管理部门移交。拿到合同文件后，做好原件的存档工作，并根据工程需要，将副本（最好另行复印）各一份交工程管理部门及监理部门，以便作为工程项目管理中的依据。3.2设计图纸的收集与管理茂明风电设计单位共有两家，由包头奥拓电力设计院进行220kV线路的设计工作，由内蒙电力勘测设计院承担35kV集电线路、升压站、风机选址的设计工作。施工图纸要根据设计单位不、图纸的编号及名称进行登记存档工作，并及时联系施工单位发放施工图纸。竣工图纸要做好竣工图纸与实际工程竣工情况的比较工作，竣工图纸要真实反映工程的最终情况。茂明风电场建设过程中存在多次设计变更情况，在施工前及
11、施工过程中针对设计图纸中的不足及错误进行了变更工作，要求设计单位出具设计变更单，必须要有设计人员的签名和设计单位的印章。3.3设备资料的收集与管理茂明风电的设备供货单位共有22家，签订的供货合同共计27份，设备数量及种类较多，也为设备资料收集和整理工作带来了一定的困难，更加需要工程资料管理人员的专业性，因此，该工作还需要由工程专业工程师配合进行。茂明风电场的设备资料收集工作主要有以下3种方式：1、一是图纸资料随机走。这种方法就是档案管理人员不参加开箱验收工作，随机资料同设备一起交给施工单位，作为施工单位施工图纸使用，当工程结束或设备安装完毕，随机资料作为竣工资料移交档案部门。这种方法手续简便程
12、序少，档案管理人员减少了工作量。对于施工方采购设备，我风场采用此方式。2、二是随机资料与设备专管，这种方法是是购置设备开箱验收时，档案管理人员到现场，直接参加随机资料的验收工作把随机资料收回档案部门登记造册，基建部门履行必要的手续将图纸资料复制发送到施工单位使用，而原件归档，对于由我公司采购的设备资料收集主要以该方式为主。 3、在工程中如发现设备的随机资料丢失，根据缺失资料的情况，由工程或合同管理部门联系设备厂家进行补发。在拿到设备随机资料后主要做了以下工作：1、按照供货合同、供货厂家以及资料内容进行整理，并登记造册。2、设备图纸及说明书复印后借给施工单位、工程管理人员及监理单位，如厂供的资料
13、份数足够多，可以将原件借出，并登记借阅人员及单位，以方便资料的收回。3、所有合格证不足A4纸大的必须粘贴在A4纸上，并有规定标签。合格证复印件必须清晰。并注明原件存放地。3.4竣工资料的收集与管理茂明风主要有5家施工单位，在竣工资料移交前，根据施工单位的施工任务做好资料的归档序号的分配，以及统一竣工资料封面及内容版式的制作（包括所用字体，字体大小，行距，左右边距）。统一资料档案盒的用料。所交档案必须符合档案馆要求。以便资料整理工作。竣工资料要做到边施工、边收集、边整理。资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁。分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序，逐页编码。以防止竣工资料成为回
14、忆录。为了能够更好的对竣工资料进行管理，我风场在工程竣工后针对竣工资料的验收与整理做了以下工作：1、开了一次资料移交专题会议，要求施工单位根据【验评】、【安评】、华能包头风力发电有限公司竣工资料整理办法及合同的要求进行整理、归档、移交。2、华能茂明风场安排专人会同监理单位对竣工资料进行监督指导工作。并所有资料移交后，进行资料的整理工作。3、在资料移交前，由专业工程师及监理工程师对竣工资料的内容进行审核，对不符合规定的资料要求施工单位进行整改，对缺少的竣工资料要求施工单位进行补充。4、为施工单位提供统一的装订用纸及装订工具，确定统一的装订方法。4结束语茂明风电场的工程资料整理及归档工作已经基本结束，尽管工程资料的整理还存在很多不足之处或者各种问题，但我们相信通过后期的整改，资料的管理会越来越完善。通过参与该工程工程资料的整理工作，我们也认识到风电场的工程资料整理需要有一定的专业理论基础，能够熟悉风电设备，熟悉电力资料档案管理的相关制度。工程资料管理不仅仅是简单的搜集整理工作，它还是工程进度管理、质量管理、造价管理的控制手段之一，并且工程中各项资料在电力主管单位验评、安全评审等工作中的有非常重大的作用，因此，工程资料管理在施工过程还有生产运行中是非常重要的，加强工程资料的管理工作，也是工程管理中的重点。
