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1、常用事务文书的拟写 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 了解公文的格式；掌握会议记录、意向书、订货单及产品说明书的拟写方法。 二、重点提示 1公文用纸及印装格式 (1)公文用纸采用A4型。 (2)公文印装要规范。 2公文眉首格式 (1)发文机关标识(公文版头)。 (2)公文份数序号(印刷顺序号)。 (3)发文字号。 (4)签发(会签)人。 (5)秘密等级和保密期限。 (6)紧急程度。 (7)红色反线(间隔横线)。 3公文主体格式 (1)公文标题。 (2)主送机关。 (3)公文的主体(正文)格式。 (4)附件及附件说明。 (5)印章(发文机关名称)。 (6)签署。 (7)成文日期。 (8)附注。
2、4版记(文尾)格式 (1)主题词。 (2)抄送机关。 (3)印发机关和印发日期。 (4)版记中的反线和版记的位置。 5公文的特定格式 (1)信函式格式。 (2)会议纪要格式。 6通告与通知 (1)相同点：都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。 (2)不同点：告知范围不同；格式不同；行文渠道不同。 (3)通知的写作 1)通知的适用范围：通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 2)通知的分类：指示型通知；发布型通知；批转型通知；转发型通知；任免型通知。 7通知与
3、通报 (1)相同点：都属于告知性文种；都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动；都是下行文。 (2)不同点：发文目的不同；内容不同；发送对象不同。 (3)通报的写作 1)通报的适用范围：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 2)通报的主要目的：传播信息、沟通情况、交流经验，一般情况下，通报不具有指挥性。 3)通报的分类：根据通报的内容，可分为三种，即表扬性通报，用于表扬好人好事；批评性通报，用于通报对违法乱纪人员的处理情况；情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。 4)通报的表述方法可分为两种，即直述式和转述式。 5)通报正文的拟写：通报正文的写作以表扬和批评性通报为例，有四
4、个要素，即倾向性导语、通报的事实(事件)、对事实(事件)的认定和分析、处理意见等。 8请示与报告 (1)相同点：都是上行文种；行文对象一般都是直接上级机关。 (2)不同点：行文目的不同；写作结构不同；结束语不同；处理方式不同；内容宽窄不同；发文时机不同；报送制度不同；失误后责任划分不同。 (3)报告的写作 1)报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。 2)报告的分类：工作报告；情况报告；调查报告；报送报告。 3)报告的拟写：报告正文由报告导语、报告主体、报告结束语三部分构成。 (4)请示的写作 1)请示的适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文
5、件。 2)请示的分类：请求指示的请示；请求批准的请示；请求审批的请示。 3)请示正文的拟写：请示正文由请示原因、请求事项、结束语三部分组成。 来源:考试大-秘书资格考试 秘书资格四级考试复习指南(七) 来源：考试大 2009/7/6 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号:T T9函 (1)函的适用范围：函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 (2)函的分类。 (3)函的拟写：问复函要做到问得清楚，答得明白；请准(审批)函的结构安排有点类似于请示(批复)。 10文章要素 公文与其他文体一样，也是由一定要素构成的，这就是人们常
6、说的文章“四要素”，即材料、主题(主旨、发文意图)、结构、公务文书专用词语。 11公文的表达方式 (1)叙述：完整的叙述有六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。 (2)议论 1)议论有三要素：论点、论据、论证。 2)议论的分类：可以分为两大类，即立论与驳论。 3)论证的方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法等。 (3)说明：说明的方法主要有定义说明、分类说明、比较说明、数字说明和图表说明等。 12简报 (1)概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情
7、况交流”“内部参考”等。 (2)特点：简，即简明扼要；快，即报道迅速快捷；新，即内容新鲜；实，即真实准确。 (3)简报的结构：报头+报核+报尾。 (4)简报的报头有以下内容：简报名称、期号、编印单位、印发日期。 (5)简报报核主要结构：(按语)+标题+导语+主体+结尾。 (6)简报报尾：写明发送范围、印制份数。 13会议记录 (1)概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。 (2)特点：真实性、资料性。 (3)会议记录的结构：标题+正文+尾部。 (4)会议记录正文构成是：首部+主体+结尾。 14意向书 (1)概念：意向书是当事人双方或多方之间
8、，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。 (2)特点：协商性、灵活性、简略性。 (3)意向书的类型。 (4)意向书的结构：标题+正文+尾部。 15订货单 (1)概念：订货单是订购产品和货物的单据。 (2)特点：协约性、严肃性。 (3)订货单的结构与写法：标题+ 16产品说明书 (1)概念：产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。 (2)特点：指导性、科学性、通俗性。 (3)产品说明书的结构：标题+正文+尾部。办公室事务与管理 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 掌握对办
9、公环境和办公设备进行安全检查的方法；做好信息的保密工作；能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理；办公设备和办公用品的发放和管理；编制时间表的方法；管理领导和自己的工作日志；熟悉文书形成与处理的基本程序。 二、重点提示 1对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境 (1)安全检查的方法 1)确定检查周期。 2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。 3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。 4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。 (2)健康、安全的办公环境的基本要求 1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。
10、 2)办公室空间适当、噪声要低。 3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。 4)设置相应的消防设施和设备。 5)饮用水符合健康安全要求。 2做好信息的保密工作 (1)口头信息的安全保密工作 1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。 2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。 3)只向来访者提供组织允许提供的信息。 4)按会议要求传达会议信息。 (2)纸面信息的安全保密工作 1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。 2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保
11、密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。 3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。 4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。 (3)电子信息的安全保密工作 1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机。 2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位。 3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。 3安排值班工作，编制值班表 (1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待
12、记录；记好值班日记；做好信息传递。 (2)值班表包括的内容 1)列出值班时间期限和具体值班时间。 2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。 3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。 (3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。 4零用现金的管理 办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。 (1)秘书必须建立一本零用现金账簿。 (2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。
13、 (3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。 (4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。 (5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。 5商务费用报销 (1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。 (2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。 (3)商务工作结束后，申请者应将发票附在
14、“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。 (4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。 6公文形成的过程 交拟议拟撰拟审核签发印制用印。 7公文处理的基本程序 签收登记拟办批办承办(阅读)交拟议拟撰拟审核签发印制用印登记发文立卷归档销毁。 8文书立卷、归档及销毁 (1)立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。 (2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一编写页号一登记卷内目录和备考表一拟定案卷标题一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制案卷目录一编写归档号。 (3)公文案卷归档
15、：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。 (4)公文销毁 1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。 2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定；确认应销毁的文件后，逐件核定造册；将销毁文件目录送主管领导人审查签批；在有关人员监督下送往指定地点销毁。 3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。 9印章及介绍信的管理 (1)印章的管理 1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。 2)印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。 (2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手
