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1、工程档案管理制度为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。一、工程档案的归档范围及质量要求（一）工程档案的归档范围对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）（二）归档文件的要求1、归档的工程文件应为原件。2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。二、工程档案的管理机构各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、
2、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计（一）工程档案的收集文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。（二）工程档案的整理按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。（三）工程档案的立卷1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。5、竣工图按专业组卷。6、竣工验收文件按单位工程组卷。（四）工程档案
3、的编目1、每卷单独编号，页号从1开始，案卷不宜超过_mm;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。2、卷内目录：序号以一份文件为单位，责任者填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用等代替。文件编号填写工程文件原有的文号或图号；文件题名填写文件标题的名称。日期填写文件形成的日期。未按要求编目的，每项扣罚部门资料员_元。（五）工程档案的装订案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。（六）工程档案的归档1、单位工程竣工验收完成后_日内，部门资料员要完
4、成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员_元。（七）工程竣工档案移交工程竣工验收完成后_日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员_元。（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号）工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。工程代号如_花园首期为1.1楼盘代号如_花园代号为1（九）工程档案的保管工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。（十）工程档案的统计工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还
5、。四、工程档案保管期限保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）1、永久。是指工程档案需永久保存。2、长期。是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。3、短期。是指工程档案保存_年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。五、工程档案密级密级分为_、_两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。工程准备阶段文件为_级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为_级。六、工程档案的借阅及销毁按照集团公司档案管理制度执行。本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。工程档案管理制度（二）第一章总则1.1工程项目档案是企业档案的重要组成
6、部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用；为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。_项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。_项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。第二章工程档案管理机构的职责_项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终
7、验收交付的所有相关文件；并对工程项目进行统一整理造册。2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理；接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。第三章项目工程档案管理流程3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任；项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的
8、相关人员及职责。3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。_项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的
9、使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。第四章项目工程档案管理4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员；同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资
10、料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。4.3档案收集工作的要求（1）认真贯彻集中统一管理项目档案的原则；（2）遵循档案的自然形成规律；（3）保证项目档案的齐全、完整、准确；（4）认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐；（5）资料移交方和接受方均须做好资料备份。4.4工程项目资料的收集管理_项目部负责收集、积累和整理项目前期文件（施工前）以及设备，工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件（见）。_项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。_项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组；现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。第4页共4页
