《施耐德电气财务共享服务中心管理问题对策》由会员分享，可在线阅读，更多相关《施耐德电气财务共享服务中心管理问题对策（21页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第2章施耐德电气财务共享服务中心的管理现状2.1 施耐德电气基本情况施耐德电气有限公司(SchneiderElectricSA)起源于上个世纪90年代，最初成立于法国，现在总部在法国的里昂。最初，施耐德电气的主营业务主要是钢铁，在100多年的经营和发展之后，施耐德电气开始向能源和电力的领域迈进。施耐德电气的核心产品包括中低压配电、通信附件、配电产品设备，提供的核心服务包括楼宇的自动化、工业自动化以及制冷等等，基本覆盖能源及基础设施的市场，包括能源及基础设施、数据中心及网络、工业、住宅以及各类建筑。主要客户包括电气设备厂商、水处理及污水处理厂、公用事业投资者、石化基础设施、海事等。施耐德电气成立
2、至今，足迹已经遍布世界，中国是施耐德电气非常重视战略宝地。无论是营业收入和营业利润，中国区都已经占全球的将近20%的比重，对于东北亚区域来说，更是有着不可替代的地位。施耐德电气于1979年进入中国，1987年在中国设立了第一个合资企业，目前在华已经拥有28000名员工，53个办事处，28家工厂，7个物流中心，1个研修学院，3个全球研发中心，1000多名研发工程师，1个实验室，1所能源大学，700多家分销商和遍布全国的销售网络。如今，施耐德电气中国总部位于北京望京，并在华北、华南、华东、华中、西南、东北及西北地区陆续建立办事处。子公司及分公司遍布北京、天津、武汉、厦门、上海、东莞、广州、重庆等地
3、。目前，施耐德电气在中国建立了6个共享服务中心，包括财务、采购、信息技术、销售与配送、设施安装、能源管理，其中，财务共享服务中心由于涉及人员数量多、成本效应较为明显，是最早建立的。施耐德中国区财务共享服务中心于2008年下半年建立，位于北京市大兴区的亦庄BDA。另外，财务共享服务中心是全球总部直属的职能机构，和其他分别位于印度、菲律宾、美国、波兰的四个财务共享服务中心一样，直接汇报给施耐德电气法国总部。2.2 财务共享服务中心的服务对象及内容施耐德电气财务共享服务中心的服务对象，是施耐德在中国境内投资的各个分公司、合资公司、工厂等等。这些业务单位分布在北京、上海、天津、武汉等等非常分散。中心除
4、了完成传统的日常会计核算和定期发布财务报告外，对内而言最主要的任务是为这些服务对象的经营提供数据和报告支持。施耐德电气中国区财务共享服务中心的服务内容都是一些较为基础的，标准化程度较高的，业务量大的业务，包括应付帐款、员工费用和差旅费报销、应收帐款、总帐等一些标准化程度较高的业务。同时，当地的业务单位需保留一定数量的财务人员，数量不需要太多，来辅助财务共享服务中心的财务人员进行财务工作。施耐德电气共享服务中心是施耐德内部的一个分支机构，它作为内部服务的供应商，不能够独立的创造利润，是一个成本中心，它的目的虽然不是盈利，但也可以通过向业务单位收取一定的费用来维持自身的收支平衡。在施耐德电气，财务
5、共享服务中心向业务单位收取费用的方式共有两种：一类是以处理业务量的多少为单位；一类以占用财务共享服务中心的人员工作的的小时数量来计算(TimeSheet)。2.3 财务共享服务中心的信息技术应用共享服务中心所集中的都是一些标准化程度比较高的重复大量的业务，因此是非常适合通过信息技术进行批量处理的，所以系统的电子化以及自动化是共享服务中心的内在要求。所以财务共享服务中心必须要时时刻刻更新最新的信息技术，不断挖掘，为己所用。（1）操作系统方面在施耐德电气财务共享中心成立之前，施耐德电气内部的企业资源操作系统就已经全面升级为SAP操作系统。从施耐德电气财务共享服务中心成立（2008年7月）至今，施耐
6、德电气财务共享服务中心的ERP系统一直在升级，如今为SAPR11。随着在全球范围内全部推行SAP,更多的业务单位加入了共享服务中心的服务。（2）会计科目方面在总部每次决定更新SAP操作系统的时候，操作系统的更新都是由IT部门的人员来主导。例如，在2010年，系统进行第一次更新，总部派了一些技术人员出差至北京，进行财务共享服务中心系统的更新。在这个过程中，出差的人力时间成本非常高，而且由于系统的更新缺乏详细的计划，财务共享服务中心的工作人员只是被动的参与配合，没有进行主动的沟通。这就导致后来在总部派来的IT人员离开之后，存在一些会计科目长短不一、名称不规范、会计科目编码混乱的现象。哈尔滨工业大学
7、会计硕士学位论文（3）系统授权方面施耐德全球的总部掌握着全部财务共享服务中心的系统授权，也就是说，一旦施耐德财务共享服务中心在授权方面遇到任何问题，在流程上，都要发邮件向总部进行请示，由法国总部相应权级的信息技术人员批复，才可以得到解决。（4）报表设计方面前文已经提到，由于每次SAP系统的更新都是由总部的IT人员进行主导，很多报表的设计没有和财务人员进行沟通，而恰恰财务人员才是这些报表的使用者。所以，在报表设计的方面，也存在沟通不畅的现象。2.4 财务共享服务中心的组织模式施耐德电气总部在全球设立了5个财务共享服务中心，分布于印度、菲律宾、美国、波兰、中国。财务共享服务中心负责所在区域的财务服
8、务，直接汇报于施耐德电气总部。截止到目前为止，施耐德电气财务共享中心在中国现在的财务人员的数目已经超过150人，规模相当庞大。全球的财务共享服务中心（SSC）组织模式如下图：施耐德电气财务共享服务中心的组织结构是财务业务功能为基础进行设计的，主要分为四大组：应付账款、应收账款、资金、总账。每一个组都有自己的负责人，负责本组的财务服务，由负责人直接汇报给财务共享服务中心的财务总监。中心内部组织结构图如下：中心内部各组的职责大致分工如下：应付账款组（AP）：AP组的任务量最多，人数也是最多的。根据服务对象的不同，主要分为两类：一类是对外部供应商的采购，根据采购目标的不同，还分为国内采购以及海外的采
9、购。另一组就是针对企业内部职工的费用报销的工作。这个组的主要流程包括发票信息的采集、做账、审核、支付以及反馈给供应商、对账等等。应收账款组（AR）：主要是面向各业务单位的销售对象。流程包括开具收据及发票；处理收到的付款；对账；增值税的管理。资金组（Bank）：业务类似于传统会计处理中的出纳。主要内容有：现金的收和付；银行结算等相关内容；保管库存现金、有价证券、印章之类的物件及财产。总账组（GL）:通常能是从各个业务组选取优秀的员工进入总账组进行会计核算，主要内容有期末关帐及财务报告。2.5 财务共享服务中心的工作流程根据上文提到的施耐德电气财务共享服务中心的4个大组，我们现在对这4个组的工作流
10、程进行详细介绍，其中，应付账款大组的业务主要分为日常工厂的采购以及个人费用的报销。2.5.1 应付账款业务流程应付账款的业务量大，本身又高度标准化，应付账款的运用效果最为明显。应付账款的业务在影像扫描系统以及SAP系统的支持下，可以达到共享服务的目的。性2-1施耐德全球财务共享服务中心组纲模式图32中心内部组组结构图首先，就是业务单位的财务人员将发票的信息传递给财务共享服务中心的过程。当地业务单位根据生产部门的申请和需求进行采购活动，这时，业务单位需要保存的票据不仅有采购发票还有采购订单。这时，地方的财务人员要做的就是将这个过程中获得到的采购发票进行扫描，发送给财务共享服务中心的财务人员进行核
11、查。这个步骤主要任务是采取发票中的信息，作为之后账务处理的根据。之后，就是在SAP系统中进行业务的处理。当地公司将发票扫描过来之后，财务共享服务中心收到并进行详细的复核。应付账款组的财务人员需要核查出这笔采购是不是经过逐级审批的，审批是不是合规等等。如果经过核查，审批的过程中没有发现问题，那么将发票上的信息包括数量，供应商，价格，税费等等。在SAP的miro指令下，对采购订单和采购发票进行对比，对比之后如果没有发现问题，则流入下一步，检查发票的情况以及账面的情况。检查之后没有问题，则导入SAP系统，进行相应的业务处理。最后的一个步骤，就是对审核无误的账款进行支付的工作。应付账款组的财务人员可以
12、从系统中导出复核付款条件的付款，并审核付款的相关信息，审核完毕，将业务传递给Bank组，Bank组通过收到邮件中的链接找到相应的付款，审核没有发现问题通过银行的网银进行及时付款。付款完毕之后，Bank组的人员去银行获取回单，将这些回单作为会计凭证后面支撑依附的依据，节省了不少时间成本。2.5.2 费用报销业务流程施耐德电气的费用报销流程相当的复杂和繁琐，自动化程度很低。当施耐德电气的服务对象的员工出现需要报销的费用的时候，会进行报销单的填列。施耐德电气为了方便报销的管理，统一有一个固定格式的报销单，员工在进行填列时，需要将报销事由、事由发生的时间、报销费用的金额进行填列，并将自己的报销依据也就
13、是发票附在报销单的后边。同时，如果员工是因为出差发生的费用，也需要打印出上级同意自己出差的邮件作为依据。在填好之后，交给上级领导进行签字。之后，将这些统一邮寄给财务共享服务中心，之后，费用报销组的员工进行审核，审核有问题的话，与员工进行电话沟通，审核没有问题的话，交给Bank组进行付款。整个流程，相比于其他欧美企业的财务共享服务中心来说，是相当复杂的。2.5.3 应收账款业务流程施耐德电气财务共享服务中心应收账款管理流程因为涉及收入确认的问题，相对比较敏感，处理也相对比较复杂。具体来看，分为以下几个步骤：第一，业务单位的订单以及合同管理，这个环节的操作一般也是在SAP系统内来进行的。当业务单位
14、的销售人员向财务人员发送销售订单，SAP系统通过扫描或者人工输入的方法记录订单合同的关键信息，作为后期账务处理的依据。第二，开具发票并确认收入。当地业务单位的销售人员提出开具发票的需求，财务共享服务中心需仔细核对销售收入，按照要求开具发票。确认符合收入确认条件的收入，将反馈的内容录入SAP系统中。第三，对于收款进行确认，及时地进行票据管理。当地业务单位会受到付款通知，在收到客户的付款通知时，应该尽可能快的通知财务共享服务中心的应收会计组的人员。财务人员检查银行的付款记录，确认收款完成，并完成收款的相关会计科目的会计处理。对于收到的票据，进行妥善保存，作为会计凭证后附的依据。最后，和客户进行对账
15、的反馈。在确认收到应收款项后，财务共享服务中心的人员需将收款的信息反馈给客户。同时，需要及时在当地业务人员的帮助下和客户进行对账，及是纠正可能存在的错误。在收款和对账的过程中，有一点需要特别注意，由于各个业务单位分布在全国，十分分散，所以在收款地以施耐德总部的名义设立账户，各个业务单位在收到款项时，将款项存入收入账户，将银行的回单交由财务共享服务中心进行账务处理，作为收款业务的依据。2.5.4 总账业务流程和前面所阐述的三个模块相比，总账模块的处理流程最为复杂，因为它涵盖了前文所述的所有模块的内容。总账在几个业务流程中起到监督和统领作用，主要负责开、关账，财务报告以及和总账相关的计提方面的工作。总账组是施耐德电气财务共享服务中心最重要的一个大组。总账组是其他三个组的工作的枢纽和纽带，是最关键的一环。总账组由于工作量巨大，通常要视各个公司的业务量的多少而定，平均的分配各个人员的工作量，避免工作时间的失衡。同时，总账组必须保证每个月或者更短的时间内对应付账款进行审核的工作。除此之外，总账组同时负责督促应收账款业务的进行，对应收账款编制账龄分析表，定期维护
