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1、苏州工业园区天骏科技有限公司 文件编号: SIPSCT-QP01SUZHOU INDUSTRIAL PARK S&C TECNOLOGY Co., Ltd 版 本: E文件名称：文件资料与质量记录控制程序 页 次: Page 7 of 6文件资料与质量记录控制程序版本修订变更内容制订审核核准日期次数页次章节A第一次发行D第一次发行E第二次发行保管单位：发行章* 只有加盖红色受控章的，或颁布于公司局域 网指定目录的文件，才是有效的。请使用有效版本。1. 目的：规范本公司文件和资料的制作，核定，发放，修改程序，以确保公司文件的使用受到严格的控制。为证明质量管理体系的有效运作及作为以后质量改善和追溯
2、的依据。2. 范围：包含质量管理体系文件中的质量手册、程序文件、作业指导书，以及适用于质量管理体系的各项控制和技术的记录与报告等。3. 权责：3.1 1、副总经理 保管文件和资料的汇总资料。 对文件进行编号。 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。 2、各部门负责人质量体系各类文件使用表单所产生的有效记录的控制管理，包含外来的有有效记录的文件、资料、档案等。3.2 文件的制订，审核与核准：文件种类 核准人 审核 制定质量方针 总经理 副总经理质量目标 总经理 副总经理员工手册 总经理 副总经理 人事职务说明 总经理 副总经理 部门经理 质量手册 总经理 副总经理程序文件 总经理 副总经
3、理 部门经理工作指导书 部门经理 部门经理 指定负责人注：如授权人缺席时，由其上级或指定的代理人核准。 3.3 公司所有部门和人员均需依此文件的要求执行工作。4. 名词定义：无5. 工作程序：5.1 文件标准格式： 5.1.1 文件标准式的封面可包括下列资料，但不限于：（1）公司名称（2）文件名称（3）文件编号（4）文件页数（5）制定人（6）版本（7）其他项目可视需要增加 5.1.2 内容：文件标准格式的内容可包括下列几项，但不限于：（1）目的（2）范围（3）权责（4）名词定义（5）工作程序（6）相关文件 (7) 三级文件（8）表单5.2 文件编号系统： 5.2.1 各类控制文件均由副总经理编
4、码管理： 5.2.2 编号方式：（见下页） SIPSCTQM 手 册 SIPSCTQP01 程序文件 SIPSCTQP0101 文件表单 SIPSCTWI部门01 指 导 书5.2.3 或者以文件（产品、项目）的名称作为文件的编号，但必须保证其唯一性。5.2.4 版本：文件新制订以A为版本，以后换版则以B，C，D变更版本。5.2.5 部门代号： 总经理 GM 技朮服务部 TD 工程部 ED 业务部 SD 人事行政部 HR 采购部 PD 仓管部 WD 财务部 FD 5.3 文件和资料的控制与发放 5.3.1 文件/资料的编制人在编制文件后交到副总经理处，由该文件的核准人核准后，由副总填写文件收发
5、记录表，然后将复印件盖“文件发行章”后发放给相关部门，接收人签字表示收到。文件的首次发行由文控负责自动发行。 5.3.2 电子版本文件：副总经理将受控文件原版存档，发行文件可放于“信息发布”文件夹中，通知各部门查阅，并有查阅回执。各文件夹的阅览、放置、修改权限均受不同限制。 5.3.3 如果文件接收部门距离较远，难以签字接收 可以由副总经理E-mail给接收部门。接收部门指定人员打印、登记，并在文件上签字或盖章表示为“文件发行”章。接受部门回复E-mail给副总，表示收到，副总在文件收发记录表上签字记录。 5.4 各部门需修改文件时应填写文件变更申请单，经由相关人员审批后， 将文件变更申请单交
6、给副总,经副总确认无误后，然后重新发放。 5.5 版本变更和处理： 文件首次颁布的版本为A，若有修改，仅需要对修改页变版次即可，若一份文件超过5次则需要变更版本。副总可不定期的将文件总览表发给各部门，各部门核对文件的版本，一旦发现所用为旧版本，应立刻通知副总，进行更换。 例如：AA1A2A5BB1B2B3C 5.6 文件和资料的回收/销毁： 当文件和资料更换版次需回收（书面拷贝）或销毁（软拷贝）时，应在收发记录上签署回收栏确认。在回收的书面拷贝上盖“文件作废章” 5.7 一般文件和资料经核定修改后由副总根据文件收发记录表将其副本收回/销毁，正本文件由副总加盖 “文件作废章”章。 5.8 文件的
7、保存： 5.8.1 副总建立全公司所有的文件总览表，对文件进行管理。 5.8.2 各部门负责人应将文件放在适当的场所，避免损坏和遗失，文件和资料应按不同种类/名称分别存档，应根据需要制作目录索引以便查阅。 5.9 非受控文件的发行： 非受控文件由各部门经理批准后即可发行，不受此文件的控制要求的限制。 5.10 对相关的国家地方法律法规、国家标准、国际标准、行业标准等文件，由工程技术部和副总经理收集并及时更新，在文件上盖“参考文件章”后，下发到相关部门参照执行。 5.11 质量记录控制5.11.1 副总经理根据质量手册和程序文件，编制质量记录目录，设计质量记录用的各种表格并负责印制和发放质量记录
8、表格。各部门负责人根据各种有有效记录的表单汇总填写质量记录一览表，提交副总经理审核备案。5.11.2 记录控制内容：本公司质量体系各类文件使用表单所产生的记录均为质量记录控制范围。5.11.3 表单的填写要求5.11.3.1 表单须用钢笔或签字笔填写，并要求填写完整、正确，字迹清晰，易于识别。5.11.3.2 所有质量记录必须有记录人的署名，如文件规定尚需有审核、批准手续的均需签署后，方为有效。5.11.3.3 记录的填写（审核）批准可以是签名（盖章）或授权签名的方式。5.11.4 记录的收集方式：由各责任部门派专人收集整理。5.11.5 编制索引归档：5.11.5.1 各部门依据质量记录的日
9、期、项目、地区行业等进行归档，如无联系性的特征亦需记录、编号以利检索。5.11.5.2 在每类档案夹封面标识主要记录内容名称、分类方式，以利识别。5.11.5.3 在每类档案夹内要有该夹目录及顺序，利于检索。5.11.6 记录保留期限和部门。5.11.6.1 质量记录保存期限本公司定义为2年;5.11.6.2 若客户保存有特殊要求则依据客户要求保存;5.11.6.3 涉及到法律法规的记录则依据法规要求保存;5.11.6.4 具体记录参照质量记录一览表5.11.7 保存方式：由各责任单位指派人员负责集中保存或依文件中指定的方式进行保存，保存时注意不要受潮、受损、遗失，以确保储存的质量。 5.11.8 质量记录的销毁：根据质量记录存档期限的要求，由各部门自行销毁。考虑到环境保护和资源节约，在销毁前应充分利用纸的背面。对于重要文件，必须采用碎纸机销毁。6相关文件:无7 三级文件:无8、表单： 8.1 文件收发记录表 SIPSCT-QP01-01 8.2 文件变更申请单 SIPSCT-QP01-02 8.3 文件总览表 SIPSCT-QP01-03 8.4 质量记录一览表 SIPSCT-QP01-04附件：文件资料控制流程图文件资料控制流程图 * 此文件为苏州工业园区天骏科技有限公司受控文件，未经批准严禁复制(包括电子Copy) *
