公文材料格式及存档要求

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1、公文材料格式及存档要求 一、公文格式 1.用纸。采用a4纸，其成品幅面尺寸为。2mm297mm。用纸天头(上白边)为7mm1m，公文用纸订口(左白边)为2mm1mm,版心尺寸为56mm225mm。 标题。用方正小标宋2号，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把含义完整的词组分割成两行，排列要对称，长短适宜，间距恰当，多行时，标题排列应当使用梯形或菱形。副标题应居中，用楷体字,字号同正文。 3.正文。标题和正文之间空一行，正文用3号仿宋体字,每个自然段首行左空二字,回行顶格。有不能回行的情况(如标点符号，数字年份,阿拉伯书写的数值)。文中结构层次序数依次可以用“ 一、”“ (一）”

2、“1.”“(1）”标注;第一层（一级标题）用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。各级标题序数左空两格，正文中的结构层次序数是：第一层为“ 一、”，第二层为“ (一)”，第三层为“1”,第四层为“（1）”。要注意不要把“1.”的小圆点写成了顿号，二级标题序号 (一）无标点。在正文层次不多的情况下，第一层用“ 一、”，第二层可用“.”，但不能用“(1)”。正文中的标题一律不加粗。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的,末尾有句号。 1.行数和字数。一般每页面排2行,每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 .附件。如有附件，在正文下空一行左空二字仿宋3

3、号编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件： .xxxxx”）;附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。附件不和正文同页编排,应当另面编排,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 .落款。单位和成文日期在正文结束以后。加盖印章的公文和不盖章的公文要求不一样。 加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编

4、排，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，以加盖公章后，章的顶端与正文(或附件说明）空一行为准。 不加盖印章的公文，在正文(或附件说明)下空一行右空2字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移字，如成文日期长于发文机关署名, 2应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。(署名和日期是一个整体,日期首字左空2字，整体尾部右空2字）标题中或副标题中有单位名称的,落款中不再出现单位名称，日期右空2字.成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位（即1不编为

5、01)。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、发文机关、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，发文机关、成文日期不能单独一页。 7页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。尽量双面打印,单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 .用语。自评报告和汇报材料中，用语要准确。如滨州市语言文字规范化示范校，不要成了规范化学校或示范学校，不再出现普通话示范校的说法，中华人民共和国国家通用语言文字法和山东省实施办法应写全称，有的材料上有从网上下载的语句或段落,一定要清除下载的一些格式，如

6、字体颜色、填充色、下划线、方框等。 9.标点符号。应该准确,各级标题单独成行时，文字末尾不加句号。 10.装订。左侧装订，两个钉子。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4m;平订钉锯与书脊间的距 3离为3mm5m。 1.特殊情况。以上格式适合学校的上报文字材料、学校工作计划总结、汇报材料、活动方案通知等,老师的教案论文、学生的讲稿等字号可以适当调整。 二、档案 1材料分类。组建档案，大类的分类是按评估项目分类,每项再按年度整理。先按项目分，如组织领导,a2宣传及环境，2-1推普周活动,a2-法规宣传,a2-3宣传报道,每个小项目再里面再按年度整理。法规宣传里面的法和办法就不用每

7、年存了，需要按年度存的是其他的宣传形式。 .档案内容。严格按照滨州市语言文字规范化示范校评估表上的评估标准,逐项逐条深刻理解每句话每个词,分析挖掘的越细越深越好,评估标准中的每一项都要用档案材料进行印证。学校的各项活动都要有活动方案或计划、活动通知、活动过程和总结,比赛类的要有评分标准和评比结果，尽可能保存原始的稿件，培训要有培训计划、通知、活动记录和培训内容材料,各类稿件要有责任人和成文的时间,音像或图片资料应有简明的文字说明,有关的学科教研活动,国旗下讲话，讲故事比赛，经典诵读等,特别是每年的推普周活动，要活动丰富、内容充实。要注意积累一些上级的文件资，如通知、公告、办法、规定、通讯报道等

8、,可以从网站上下载整理,如山东省语言文字网，滨州市教育局网站，无棣县教育局网，今后要随时积累,规范打印。 3.档案目录。每个档案盒内的首页应该是档案目录，要使用统一规范的卷内文件目录表样,可以向学校的档案管理员索取统一规范的卷内文件目录,目录应与盒内的材料内容应一致,目录表内所填各项应上下左右居中，全部整理完后,形成一个档案目录索引,装订成册。 4.不规范的地方怎么办 往年的怎么办，今后怎么办,迎接市评估验收的怎么办。 三、供参考的资料 1出版物上的数字用法（202X年7月29日发布22X年11月日实施的中华人民共和国国家标准） 2.标点符号用法（2X年月3日发布202X年6月日实施的中华人民

9、共和国国家标准) 3.中国人名汉语拼音字母拼写规则（20X年10月31日发布202年2月1日实施的中华人民共和国国家标准） 4.gb/970420党政机关公文格式（国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会22年月2日发布并于202X年7月1日开始实施) 四、补充说明 本次搜集的内容来自多处资料,主要选取学校语言文字工作中常用到的格式，纠正存在的不规范现象,因为我的水平有限，难免存在理解和认识上的错误,还请同志们以党政机关公文格式为准。 第二篇:简报及公文格式要求简报公文格式要求标题：方正小标宋二号字 一、一级标题：方正黑体三号字 （一）二级标题:方正楷体加粗三号字1三级标题:方正仿宋加粗

10、三号字 正文:方正仿宋三号 段落。标题2磅。正文行距单倍或磅。 页面设置:上3.7cm、下3.5c 左2.8c、右.6m 署名。三号方正楷体加粗,用小括号内写明单位+撰稿人姓名。（x学校 xxx） 第三篇：公文格式范本及要求关于规范公文格式的通知（标题,黑体小2号，不加粗） （抬头)各部、车间、处室： (正文,仿宋gb212） 为规范公司文书格式,提高工作效率，保证公司公文流传的需要，特将公司公文基本格式通知如下： 一、公文一律使用a纸，文件标题使用小2号黑体,不加粗。 二、文件抬头,即文件发往单位名称。文件抬头位于文件标题之下隔一行左侧顶格位置。文件抬头如有两个以上单位的,应先列主要单位，其

11、次是其他单位。发往公司所属部门的文件,其抬头排列一般为：各部门、车间、处室。 三、少数没有抬头的文件(如决定、通报、会议纪要等),主送单位注在分送栏中、抄送单位之上。 四、文件正文用3号仿宋体(仿宋gb12),从左至右横写、横排,一般每页排行,每行排28个字（页面设置为上下左右均为27厘米）。结构层次数,第一层为“ 一、”，第二层为“ （一）”，第三层为“.”，第四层为“(）”。公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语及具有修饰色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。 五、行间距为单倍行距。 六、如有附件,应于正文之下（空一行,空两格)、文件落款之上，注

12、明附件的顺序和名称。主件和附件要装订在一起;不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。 七、文件落款,指正文末尾加盖的发文单位印章和成文时间(注:有单位名称的红头正文末尾不再署写发文单位名称）,位于正文以下偏右位置(距右端空2-4个字位置），落款及日期使用ord文档的插入格式中的日期和时间，(如:二八年一月四日，非:二0八年一月四日）。 八、落款离正文三行字。 九、如不按行文规范要求拟写内部请示、报告,秘书室不予呈报公司领导及发文，请各部门遵照执行。 （落款)秘书室(日期）二八年一月四日 第四篇：公文格式要求b/t70401 2党政机关公文格式 5.2版面 .2.1页边与版心尺

13、寸 公文用纸天头（上白边)为37mm1m,公文用纸订口(左白边)为8mm1mm，版心尺寸为16m25mm。 5.2.2字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 5.2行数和字数 一般每面排22行,每行排8个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 6.印刷要求 双面印刷;页码套正,两面误差不超过2m。黑色油墨应当达到色谱所标bl00%，红色油墨应当达到色谱所标y80、m80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。 6.3装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4m,裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90。，无毛茬或缺损。

14、骑马订或平订的公文应当: a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm; ）无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固; c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5。 包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。 7公文格式各要素编排规则 7.1公文格式各要素的划分 本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线（不含)以下、公文末页首条分隔线(不含）以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。 gbt970402X .2.发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 7.2.签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。