办公自动化的建设与管理.doc

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1、办公自动化的建设与管理硬件条件已经具备，技术条件已经成熟，现在我们要做的工作是将先进的管理模式和工作方式引进来，把先进成熟的计算机和通讯技术与各企业实际相结合，逐步建立一个高质量、高效率、信息化、智能化的办公系统，提高办公效率，减轻工作人员和工作负担，节约宝贵的办公经费，适应新形式下的企业办公的要求。 一、办公自动化概述办公自动化的建立其目的是：通过先进成熟的计算机和通讯技术手段建成一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为企业领导决策和日常办公管理提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员的工作负担，节约宝贵的办公经费，改变传统的管理思路和管理模式，提高管理人员和工作人员的素质，从而实现企业的电

2、子商务化、办公无纸化、决策科学化。计算机办公自动化系统是基于大型数据库、文档数据库、电子邮件、远程通讯以及Intranet技术的一个数字神经系统，它是一个包括知识管理、电子政务、业务运作的综合管理系统。通过这个系统最终实现了本单位与上级、下级单位之间的公文运转、信息交流和信息共享，实现本单位与来往客户之间的快速有效地信息交流，快速有效地接收各种上级机关文件、下级单位的上报信息，组织、协调电子政务系统内的各种信息，方便、快捷地获取其所需用户的信息，为领导决策和工作人员日常工作提供可靠的信息和服务。二、企业办公自动化现状本地企业计算机应用的历史已经大大落后于现代计算机应用的基本要求，这一现象的产生

3、其原因不在于计算机硬件设施的落后，制约企业办公自动化的因素是各级管理人员对计算机办公自动化的认识不足，观念陈旧、培训不力、管理不善。1、对计算机及其应用体系的认识不足，导致对计算机本身及其功能的闲置，造成单机使用的工作效率没有达到应有的水平。不少计算机应用大多只局限在对文字和表格和简单处理上，而与我们工作紧密相关的数据管理和查询、计算机通讯和管理、图文混排和文档管理等方面的功能，没能有效地运用于实际工作中。2、认识不足造成了对计算机应用及其管理的观念陈旧，网络建设的目标不明确。我们对计算机的认识不能只局限在一种工具上，计算机的应用已经动摇旧的工作方式和管理模式。计算机技术、网络技术已经渗透到日

4、常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作单位越来越多，传统的手式处理方式、通讯方式和信息利用方式已不能满足现代的需要，影响了领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现办公信息化，加快信息的流通与有效利用，同时对管理和辅助决策分析系统要加大投入，使计算机系统建设从数据处理阶段上升到信息资源利用的高度。3、许多企业培训工作不到位，导致了工作人员对计算机软件的应用程度不高。在以往的计算机培训中，在培训方式和内容上存在很多误区和盲区，其结果是培训工作走了很多弯路而且流于形式。从培训方式上看，脱离上机操作而用讲台授课方式传授计算机操作技术是

5、一种脱离实际的一种玩笑；从培训内容上看，不能传授最新的最基本的应用软件操作，而去注重计算机理论的考核，是一种对人力、物力、经费和时间的浪费，毕竟我们不用去生产开发计算机，我们只需要会操作应用就行。4、目前计算机管理问题是所有计算机工作的重中之重，俗话说“没有规矩，不成方圆”。许多企业内部计算机已经很多了，但没有成文和“计算机管理条例”、“计算机安全方案”和“计算机档案”，人员培训没有方案，大量的计算机闲置或使用不当，这些都是我们现阶段急需解决的管理问题。特别是在网络开通后，没有管理的网络后果是极其严重的。要注重培养有具备计算机专业技能的管理人员来规范管理。技术不足可以依靠外来支持，管理问题只能

6、从内部解决，管理问题解决了，其它不足都可逐步完善。5、不少企业硬件作了很大的投入，却忽视了软件投入，计算机的功能主要是通过各类软件实现的，特别是在网络安全、网络管理、信息资源管理，生产流程管理、办公自动化管理系统等方面，不在正版软件方面作大量的投入，是不可能很好地实现的，而且使用盗版有可能出现安全上和法律上的隐患，并失去正版软件最重要的售后服务支持。三、企业办公自动化实施目标1、有计划地进行计算机操作和计算机应用知识培训，使单机在文档报表处理、数据库录入和查询、计算机远程通讯等方面的应用达到最基本的技术要求，确实把计算机应用到实际工作中，提高工作效率。2、制定 “计算机管理制度和实施细则”、“

7、计算机安全管理规定”，并落实到基层计算机管理人员，确保计算机及其数据的安全，也为下一步计算机数据资源的管理奠定基础。3、建立局域网内计算机及其操作人员和管理人员档案，做到定人定机，专机专用，为下一步企业局域网及其管理系统的建设和长远发展提供必要的技术准备。4、制定计算机网络近期和远期发展计划，统筹规划，逐步从单机应用向网络应用、从单机管理向网络系统管理、从简单文档管理向信息化管理过度，逐步实现各级管理部门的管理自动化、信息化、规范化，实现快速有效的管理。5、在实现单机的办公自动化、数据库的建立及查询和初步的网络信息化建设后，长远目标是要实现网络信息资源的有效利用和办公管理流程的计算机网络管理，

8、要作好在这方面资金上和技术上投入的准备。6、加大对计算机软件、硬件在资金和政策上的投入，为计算机及网络安全、数据的备份管理和整个系统的正常运转提供保障。四、企业办公自动化实施方案1、计算机由一个管理部门统一建档、统一标准、统一管理，明确计算机的管理人员、操作人员、用途及使用权限和范围，根据其工作性质确定计算机的软件、硬件配置，消除安全隐患，确保正常使用和数据安全。2、分批分期对不同对象制定培训计划，要求基层操作人员和管理人员掌握文档报表的制作、基本数据库的操作、电子邮件及传真的发送和接收，文档的分类存档和管理，计算机软硬件的基本维护和保养，以及计算机网络知识等。培训企业计算机网络管理员及各部门

9、计算机管理员，确保网络安全和畅通，真正使计算机做到物尽其用。3、建立数据库和文档库，一定要统一标准、规范管理、长远规划，为下一步网络信息化工作，做好管理上和技术上的准备工作。如这一工作做不好，就不能确保网络的数据共享和有效管理。4、在资金、技术、人员有限的情况下，把管理、技术和服务工作分离开来，管理组织工作是重点，关系到数据和网络安全，信息资源的组织，自己的技术力量要重点做好这一方面的工作。技术和服务投资费用大，专业技术含量高，长期投入成本高，可以委托可靠的专业技术公司服务，可大大节约成本。5、组织筹备办公管理系统的建设，做好软件的选型、审查、组织、设计、开发、调试等各个环节的工作，争取做到适

10、用性强、兼容性好，能适应长期工作业务需要，技术不能落后，在有限的资金内取得最好的效益。五、综 述网络建设是一个系统工程，涉及多个学科和专业，要想把计算技术机应用得好，必须得到上至领导下至各级部门的大力支持和协作，必须认识到这项工作和复杂性要有计划地科学地做好各项基础工作，这一新技术的应用无疑将会给我们现有的工作方式和管理模式带来革命性的改变。硬件条件已经具备，技术条件已经成熟，现在我们要做的工作是将先进的管理模式和工作方式引进来，把先进成熟的计算机和通讯技术与各企业实际相结合，逐步建立一个高质量、高效率、信息化、智能化的办公系统，提高办公效率，减轻工作人员和工作负担，节约宝贵的办公经费，适应新

11、形式下的企业办公的要求。oa选型10大误区录入人: dnr 发布日期:2005-9-6 来自:转载/ 浏览78次应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。 误区一：自己开发 自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？ 首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做

12、好； 其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的； 再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期； 最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。 因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。 误区二：功能越全越好 只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？ 首先，容易造成功能闲置，系统空洞； 其次，功能越全，系统

13、越复杂，使用越困难，维护越麻烦； 再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大； 最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。 选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。 其实，就OA的功能来说，无论是冠群联想、用友、合强还是不知名的小公司， 80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10，价格至少会增加100300，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。 需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”

14、的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。 误区三：价格越贵越好 选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？ 首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己； 其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高； 再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费； 最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。 我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万

15、擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着。 对中小型单位而言，我认为万元左右的OA系统性价比最高，因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。比如新思创OA，除满足日常办公需求外，还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理，同时具有易上手、不限用户、权限管理、简易客户端、自定义工作流、终身免费服务等特点，而价格仅为7200元，这些特点很适合中小型单位。 误区四：价格越低越好 价格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？ 首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障； 其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。 最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。 记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。 还有很多原因