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1、采购系统与财务系统工作对接管理办法归属体系：XX有限公司经营管理手册一一采购系统分册 文件编号：XX采013撰写单位：XX采购中心版 本：第一版生效日期： 2004年4 月 1 日机密等级：口机密一般合计页数： 21 页正文页数： 18 页附件个数： 2 个制度正文目录：2范围：2.1适用范围：XX有限公司总部采购中心、财务中心；分部采购部、财务部；2.2发布范围：XX总部各中心、各部门；各分部；3名词解释31采购系统:是对XX有限公司的总部采购中心与分部采购部的统称；3.2财务系统:是对XX有限公司的总部财务中心与分部财务部的统称；4职责4.1采购中心在结算过程中的责任及时提供应商结算方面信
2、息、及相关扣款金额的义务；按公司规定协助结算人员付款计划的编制 与申报；对进货申请单准确性负有责任；对于主管商品的库存控制、残次控制负有直接责 任；对于税票的及时回收负有直接责任；对于存在未决纠纷或清退的供应商向财务系统建 议拒绝付款；对于分部的各项库存占压资金负有责任；对于分部的各项应收款项的及时收回负有责任；对于因 下属未能按规定履行结算义务产生的损失负有连带责任；对于合作过程中出现问题的供应 商负责审核并停止付款。5作业内容5.1合同管理的对接5.1.1财务系统对上报合同的权限的审核：对符合授权标准的且审核无误的，经授权人员签字盖章后，按流程进行备档留存；5.1.2财务系统对合同的管理：
3、编制合同政策一览表并与采购部政策一览表进 行对照；5.2各项费用管理的对接：5.2.1采购人员对合同中所涉及到的各项费用及返利的收取进行监督，督促财 务系统按合同付款并按期收取各项费用。5.2.2财务系统督促各分部采购部，要求供应商按期核对往来帐务。帐务内容 包括：应付帐款；应收返利、降价退残、折让等应收款；应收场地使用 费、空调安装费、市场推广费、促销管理费、营业场所支持费等（财务 部统一下发财务确认函）。5.3付款结算管理的对接：供应商进行货款结算必须与公司签订合同。供应商必须与公司签订合同，并具有总部统一编制 的结算号才能来公司办理货款结算事宜，两者缺一不可。供应商合同期满未签订新合 同
4、的，旧合同可延期执行一个月，一个月后仍未签定新合同，则停止付款，或者按无 合同付款流程向总部报批。供应商必须为一般纳税人，进行货款结算必须遵守公司的税票回收制度。（1）代销商品结算：必须有增值税发票才能支付货款，不开或错开增值税发票的不予结款。（2）经销商品同城结算：必须坚持“一手钱一手票”的原则，有特殊情况需进行支付的，由 采购人员提出申请，说明理由并给出交付日，经分部总经理审批后方能支付。（3）经销商品异地结算：异地结算的供应商税票必须7天内收回，时间从货款付出后第二天 算起。有特殊情况不能按时收回税票的，由采购人员提出申请，说明理由并给出交付日， 必须报总部采购中心、财务中心审核批准后方
5、能支付。针对一个供应商只能进行一次特 批，累计有两笔税票未能收回的，结算组必须立即停止对该供应商任何款项的支付，结 算人员要给予严格控制。（4）先款后货：同城中的供应商，规定2天的回收期；异地的供应商，规定7天的回收期。 时间从货款付出后第二天算起，由采购部全权负责。5。结算会计要控制供应商的结算款项，对残次、退货较多的、或欲清退的供应商要保留足够的帐面余额。合同约定有铺底额的供应商，结款后余额不得小于铺底金额。5遇特殊情况经总部采购中心和财务中心联合审批后可支付），结算会计结款时必须审查货款的 帐期，严格按照合同规定的帐期进行结算，禁止提前支付货款。5按计划外付款流程向总部报批。55、礼金券
6、的收回，允许帐扣。对其它各项应交营业税项目的收入，公司可加收17%的代缴增值 税款进行帐扣。按照合同约定的方式收取，采用帐扣方式进行结算的分两种情况处理：（1）供应商提供全额税票的，公司按净额支付，公司给供应商开具服务业发票。（2）供应商提供净额税票的，必须加收17%的代缴增值税款。ERP的分部货款结算流程：本结算流程分为经销商品结算操作流程、代销商品结算操作流程、带 货安装商品结算操作流程、先款后货商品结算操作流程、计划外付款流程和采购需要控制 付款的报批流程。5.3.3.1对帐时间1）经销商品、代销商品、带货安装商品对帐时间统一为：上周五至本周三工作时间。（经销的手 机、电脑类产品周四上午
7、也可以对帐）；2）代销商品、带货安装商品中结算期小于等于7天的供货商对帐时间统一为：每周三全天。5.3.3.3经销商品结算操作1）分部配送中心每天必须将前一天所有的“进货入库凭证”结算联送交分部结算组；2）分部结算组分厂家按品类整理“进货入库凭证”结算联；3）每周供货商在我公司规定的对帐时间内，到分部财务结算组核对截止到下周四（含周四）之前到帐期的所有货款；供货商按照我公司的对帐时间，按时到各分部财务结算 组核对到帐期的所有货款，帐期起始日期以“进货入库凭证”结算联日期为准，每周 对帐时间只核对截止到下周四（含周四）之前所有到帐期的货款。结算会计与供货商 核对往来帐款无误填制“经销商品结算单”
8、，签字后将“经销商品结算单”和相应的“进 货入库凭证”结算联一起转交收入组。5.3.3.4代销商品结算操作:各分部对供货商对帐时间做好合理安排并通知供货商，代销商品每 月统一从30日起结算上月26日至本月25日的货款，各分部对本分部的所有代销供货 商的对帐时间做好合理安排并通知供货商，且必须将每日对帐供货商的时间安排表下达 到所辖门店，各门店严格按照安排表执行。5.3.3.5先款后货、现款现货商品结算操作1）采购员每周四填报“先款后货与现款现货商品周付款计划”。各品类采购员根据市场情况 和公司经营的需要于每周四填报下周各品类的“先款后货与现款现货商品周付款计划” 报采购经理审批后送交财务部结算
9、组。2）结算会计汇总编制“先款后货与现款现货商品周付款计划汇总表”，经相关人员签字后于 下班前上报总部资金管理部。3）结算会计根据各品类采购员填报的“先款后货与现款现货商品周付款计划”汇总编制“先 款后货商品周付款计划汇总表”，交结算主管审核签字，报财务经理、采购经理（采购总 监）、分部总经理签批。所有签批手续齐全后，“先款后货商品周付款计划汇总表”必须在 周四下班前上报总部资金管理部。4）总部资金管理部在周五下班前将审批完毕的“先款后货商品周付款计划汇总表”传真给 各分部结算组。5）总部结算会计依据公司的财务制度、结算准则、合同政策审核“先款后货商品周付款计划 汇总表”，报总部采购中心审批，
10、并于周五下午下班前审批结果传真给各分部结算组。6）分部结算组将审批结果送交采购部。分部结算会计收到总部审批的“先款后货商品周付款 计划汇总表”后，复印两份，一份交采购部做付款申请，一份交结算出纳作为付款依据。7）采购部采购员提出付款申请。采购员根据总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表” 根据实际经营情况做“先款后货商品付款申请表”和“先款后货商品付款明细表”，提交 财务结算组。8）财务系统审核“先款后货商品付款申请表”，结算主管审核“先款后货商品付款申请表” 申请额度超出计划的按计划外付款执行，收入主管核算应收款项，财务经理、采购经理、 分部总经理审批后转交结算出纳进行付款。9）结算出纳依
11、据总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表”，核对“先款后货商品付款 申请表”，支付供货商货款。结算出纳收到“先款后货商品付款申请表”后，依据总部审 批的“先款后货商品周付款计划汇总表”进行审核，申请额度必须小于或等于计划数，超 出计划的不予付款。出纳付完款后将付款原始凭据交结算会计进行帐务处理，同时结算会 计将付款数据传真配送财务做帐。5.3.4.1供货商依据公司客户服务部的“派工单”按时送货到客户处并进行安装，同时，从客 户手中收回经客户签字的“销售票”提货联。供货商持“派工单” “销售票”提货联、“电脑预收单”定期到分部客户服务部进行回访和核对。5.3.4.2客户服务部对供货商的安装情况
12、回访确认完后进行签字，供货商持客服部确认的单据 到门店主任处对帐，由门店主任制作“进货申请单”并报采购部审批。5.3.4.3供货商持采购部审批的“进货申请单”和“电脑预收单”、“销售单提货联”到门店财 务室办理商品入库并结转预收。结完预收后门店给供货商打印相应的结算单据，门店 会计签字后交供货商带走作为结算的凭据。5,供货商按照分部的安排，按时携带在门店打印的结算凭据到分部结算组，结算会计审核结 算单据，并与财务帐核对，核对无误填制“代销商品结算单”，签字后将“代销商品 结算单”和相应的结算凭据一起转交收入组。5收入会计按结算会计编制的“代销商品结算单”和门店打印的结算凭据，根据合同政策核算
13、填列应收供货商的返利、补利及其它各种应收款项，供货商签字确认（对于目前返利、 补利的计算是在结算会计处的分部，可以维持原有做法不变）。收入主管签字后将“代 销商品结算单”转交结算主管。5结算主管对“代销商品结算单”进行审核，并根据收入主管提供的数据，计算填列本次实际 支付金额，填制付款日期时应根据分部规定的付款日合理安排资金。供货商根据对帐 结果回公司开具增值税发票。5结算会计必须对所有已对完帐的带货安装商品，将其“代销商品结算单”汇总到“代销商品 周付款计划汇总表”中，交结算主管审核签字，报财务经理、采购经理（采购总监） 分部总经理签批。所有签批手续齐全后，“代销商品周付款计划汇总表”必须在
14、下班 前上报总部资金管理部。5总部结算会计依据公司的财务制度、结算准则、合同政策等审核各分部上报的“代销商品周 付款计划汇总表”，并于周五下班前将审批结果传真给各分部结算组。5结算组根据总部的审批结果，按照公司的规定在付款日签收供货商增值税发票，按照付款方 式支付供货商货款。分部结算组收到总部审批的“代销商品周付款汇总表”后，复印 一份交结算出纳作为付款依据。供货商带增值税发票来公司交纳各项应交款后办理结 款，结算会计核验税票无误后在“代销商品结算单”上填写税票金额，并将“代销商 品结算单”（附相应结算单据）送交结算出纳进行付款。结算出纳依据总部审批的“代 销商品周付款计划表”，审核“代销商品
15、结算单”无误且税票已收后支付货款，同时 将付款原始凭据交结算会计进行帐务处理，结算会计整理当天所有的付款，传真各门 店财务进行冲帐。5,分部市场部依据市场实际情况或者经营需要急需临时进货的，市场部提出要货申请，采 购部制作“计划外付款申请表”和“付款明细表”，报采购经理、分部总经理签批 后送交分部财务部。5,结算主管审核“计划外付款申请表”和“付款明细表”收入主管核对各项应收，财务经 理签字后将“计划外付款申请表”上报总部资金管理部。5,总部资金管理部收到分部上报的“计划外付款申请表”后，根据公司财务制度、结算准 则及实际情况进行审批，并将审批结果及时传真给分部结算组。5,分部结算组收到总部审
16、批的“计划外付款申请表”后，根据总部的审批意见安排结算出 纳支付货款，并按照公司相关规定及时催收税票。5.3.6.1分部采购部在每周四下午对下周需要控制付款的供货商填制XX()分部第X月 第X周采购控制付款申请明细表”，采购经理(总监)、分部总经理审批后于周四下班 前上报总部采购中心审批。5XX()分部第X月第X周采购控制付款申请明细表”。总部采购中心收到分部的“XX()分部第X月第X周采购控制付款申请明细表”后，及时签署审批意见，并将审批 意见传真给各分部采购部，同时必须将审批意见于周五上午10： 00点前送总部资金管 理部，以保证结算人员按照采购中心的要求审批付款计划。各分部采购部收到总部采购 中心审
