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1、内蒙古华电卓资发电有限公司 档案管理制度目录工程档案管理制度2档案部门职责8档案资料归档管理制度9工程资料管理办法.14工程文件收发及管理规定.17工程档案分类编号办法及规定.19声像档案管理办法.23科技图书、参考资料管理办法28档案、资料借阅制度32档案库房管理规定.33设计修改同志单、工程联系单管理办法34工程竣工图编制管理规定.35档案保密制度.36工程档案管理制度1总则1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到火电机组达标投产考核标准（2001年版）及其相关规定的要求，依据工程档案管理标准及规定，特制定本制度。1.2基本建设工程档案资料是
2、指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的科技文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移次生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。根据中华人民共和国档案法，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。1.4工程档案管理依据的标准1.4.1基本建设项目档案资料管理暂行规定
3、 国档发19884号；1.4.2科学技术档案案卷构成的一般要求 GBT118222001；1.4.3电力工业企业档案分类规则，火电企业档案分类表（试行）及补充规定；1.4.4火力发电厂竣工图文件编制规定 电建1996666号；1.4.5火电机组达标投产考核标准（2001年版）及其条文解释 国电电源2001218号。2档案资料的管理和要求2.1档案资料管理2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理工程全过程的技术档案资料。对工程科技文件资料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2.1.2
4、为了便于各个管理环节的衔接，档案资料配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配备必要的库房、档案保护设施和办公设备。2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。2.1.4设备到货后，由工程部汇同有关部门开箱验收后，设备资料统资档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐后分发给施工单位并且存档。各项工程总体验收由工程部专工和监理公司会同资料室人员对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。2.1.5所需购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自
5、行办理。对所购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。2.2归档文件的质量规定2.2.1凡合同、协议、试运后的签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产的交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2.2.2文件的编写一律采用A4纸，用激光打印机或喷墨打印机的打印。正文文字采用4号宋体，1.5倍行距，标题为小2号宋体。施工技术记录、质量评定表必须首先使用原电力部或建设部的现行表式，不足部分经监理单位、业主认可后确定，所有典型表式必须是印制， 不能复印。表内
6、“工程名称”填写整个工程的名称，即“华电内蒙古卓资发电有限公司4200MW机组”，“工程项目名称”填写分项工程名称。2.2.3施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均需用A4纸张书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代签名）归档。2.2.4质量评定表上的复（核）查意见及核定等级，必须使用碳素墨水书写。2.2.5调试措施、方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。2.2.6主送和抄送本单位的文件材料均应以红头
7、文件（不能用复印件）归档。2.2.7主设备及主要辅助设备订货合同其附件，招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚、不能用复印件归档。2.2.8施工质量检验表式应符合火电施工质量检验及评定标准所列表式。表式尺寸规格A4。2.2.9书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。2.2.10书写材料的大小尺寸请参照工程资料管理办法装订线空白间隙内不能进行书写和留信息。3科技文件材料的形成和归档3.1科技文件材料是在设计、施工、调试等过程中自然形成的。科技
8、文件立卷必须保持其内在联系，应以平时立卷为主，集中整理为辅，认真做好立卷工作。各单位应按立卷归档范围的规定完成立卷归档工作。3.2科技文件材料的组卷，应按其自身的有机联系组成保管单位，并要便于档案的利用和保管。立卷人应保证卷内科技文件的齐全、完整、准确；卷内科技文件材料排列要求文字在前，图样在后，联络单在前，附图在后；管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。文件材料组卷时，应将每份文件的正件与附件、印发与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷，不得分开。文件材料的排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在 后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人应填写卷内目录，立卷
9、人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署。卷内目录和卷内备考表由资料室统一提供。立卷人应拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件的内容。3.3归档时，归档人应填写工种文件材料归案登记表并向档案管理售货员移交所归案卷。档案管理员应按归档的档案案卷和卷内目录逐项清点核查，如发现归案卷中文件不全，案卷质量不符合有关规定时，归案人应及时将文件补齐和更换不符合案卷质量要求的文件。3.4围绕工程所产生的录像带、录音带、软盘、照片、底片等声像材料是不同载体的文件材料，其反映同一问题的性质、内容，作用都是与纸质载体相同的，必须按规定立卷归档。4工程建设各单位档案管理的职责分工4.1结合本工程的实际情
10、况，建设单位与生产档案管理的职责与分工详见华电内蒙古卓资发电有限公司关于各部门工程基建文件材料立卷归案范围、归档时间的规定。4.2施工单位4.2.1开工报告，工程技术交底、图纸会审纪要。4.2.2施工组织设计、作业指导书、施工方案。4.2.3原材料出厂证件、合格证、材料试验报告及使用记录。4.2.4施工测量及沉降观测文件。4.2.5负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）。4.2.6负责提交分部试运记录及验收签字证书。4.2.7负责提交分部试运阶段的方案、措施。4.2.8负责提交移交试生产前的消缺记录。4.2.9负责提交全部机组建设期间的工程联系单及设计变更单。4.2.10负责提
11、交质检有关资料。4.2.11负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料。4.2.12负责提交工程建设总结。4.2.13所有由施工单位负责提交的文件必须在机组移交试生产后一个半月内，按照本细则及国家有关档案管理的要求整理、装订、装盒、并编制移交清册后，同时提交一套相应的软盘移交建设单位档案部门。4.3调试单位4.3.1负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。4.3.2负责提交调试过程中设备缺陷记录。4.3.3负责提交调整试运质量验评表。4.3.4负责提交调试过程中的变更设计资料和调试工作总结。4.3.5编制移交清册，同时提供一套相应的软件在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案部
12、门。4.3.6负责提交工程调试总结。4.4设计单位4.4.1负责提交项目(工程)各设计阶段的设计文件，编制施工图清册。4.4.2负责提交全部设计修改文件。4.4.3负责按时提交全套完整的竣工图（一式三套）。并切实势行峻工图编制的有关规定。4.4.4负责提交设计总结。4.5监理部门4.5.1负责提交工程各阶段形成的工程质量监督检查记录、纪要、报告和结论意见。4.5.2负责提交工程监理项目的监理文件及结论意见。4.5.3负责提交工程监理通知单及整改措施记录。4.5.4按本细则第六章的整理要求进行整理、装盒、编制移交清册，同时提交一套相应的软盘在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案部门。4.5
13、.5监理部门各专业负责人对施工单位、调试单位的归档卷实施审查，对归档文件的完整性、准确性负责，并在卷内备考表审核人栏签署。4.5.6负责提交工程监理总结。4.6对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权 退回立卷归档单位，立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改，直到提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归案定者，不能进行工程决算，各项工程峻工决算的最后付款必须由档案资料室对峻工签收合格后支付。5工程档案的鉴定和销毁5.1对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，如需销毁意见，报公司总工及经理批准后方可销毁。5.2在鉴定
14、销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。6其它6.1工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。6.2图书、资料、标准、规程、规范的整理编目按本工程图书、资料分在编号办法执行。6.3工程文件的管理，按工程文件管理制度执行。6.4档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。6.5工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。6.6档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。6.7公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。档 案 部 门 职 责1负责工程基建档案、资料管理，贯彻执行上级档案管理的有关法规、制度。2负责工程前期文件资料的整编、保管。3负责工程设计图纸、文件的领取及施工、调试、监理等单位所用施工图的发放。4负责工程设备图纸资料的接收、整理及各施工单位设备图纸的发放。5参加工程验收，对应归档的文件材料进行检查、鉴定。6负责对各单位、部门的工程文件材料的形成、积累、整理工作进行监督、指导，
