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1、办公设备的使用技巧或使用心得曾活霞广东农工商职业技术学院 广州 511368摘要：随着全球经济一体化的开展和办公自动化的兴起，各大中小型企业的竞争越来越剧烈。电脑操作及管理日趋简化。电脑知识的日趋普及和市场经济的快速多变。办公自动化成为必然。在信息化的时代，可以说，办公自动化水平和自动化设施如何，已经成为衡量一个企业管理水平的标志之一。长期以来，人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常，这不仅消耗了大量的人力、物力、财力，而且效率低、时效性差、容易出错，不利于企业长期稳定、高效的开展。人们对然而应用新型的办公自动化系统能够将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了
2、企业办事的工作效率和对信息的可控性，很好地标准并改良了现有的企业管理，降低了办公本钱，提高了执行力，是管理趋于完善，企业更具有竞争力。关键词：复印机、打印机、扫描仪、 机目录第一章：概述1.1 引言1.2 办公自动化的开展现状1.3 办公自动化存在的问题1.4 我国办公自动化的开展策略探讨第二章：办公设备2.1 复印机 2.1.1 复印机操作及使用技巧总结 2.1.2 使用中应考前须知 2.1.3 复印机的操作程序2.2 打印机 使用常识2.2.1 机器放置位置2.2.2 针式打印机维护2.2.3 喷墨打印机维护 2.2.4 激光打印机维护2.3 扫描仪 使用方法与技巧2.3.1 准备工作要做
3、好2.3.2 预扫步骤不可少2.3.3 使用多大的分辨率2.3.4 应用广泛的OCR2.3.5 透射稿及其它印刷品2.4 机2.4.1 机的连接2.4.2 发送原稿的准备2.4.3 复印操作2.4.4 发送文件2.4.5 接收文件第三章：使用心得第四章：致谢词第五章：参考文献1.引言：办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化。其目的是最大限度地提高办公效率和改良办公质量，改善办公坏境和条件，辅助决策，减少或防止各种过失和，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助于各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平，从而实行办公业务自动化。迄今为止
4、，办公自动化已成为非常活泼的一个领域，尤其近几年，国内外相继出现的大型办公楼、银行、航空站、高级宾馆、港口的智能建筑，更加需要并刺激着办公自动化的开展。2.办公自动化的开展现状办公自动化的开展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术开展角度来看，特别是互连网技术的开展，平安技术的开展和软件理论的开展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时
5、间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化开展的必然趋势。我国从80年代开始，尤其是进入90年代，办公自动化开展迅猛。随着计算机技术的开展，办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐开展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网Intranet和企业外部网Extranet已经成为办公自动化开展的必然趋势。多媒体技术是办公自动化开展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术，使之处理语音、图形、图像功能加强，更能够满足办公要求，提高办公信息处理的应用范
6、围和价值。近来，随着技术的不断进步和市场的进一步需求，电子商务e-Business已日益成为国内外企事业单位和热点，所谓电子商务 一般地说，办公自动化简称OA (Office Automation)，是指利用先进的科学技术，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作率和质量，辅助决策，求取更好的经济效益。指把企业最关键的商业系统，通过网络与员工、顾客、供给商及销售商直接相连，将传统的商务活动通过计算机网络加以实现。 办公自动化的开展到现在已经不是简单地以文档数据为其处理中心的传统办公自动化。传统办公自动化系统最大特点是，应用基于文件系统或/和关系型数据库系统，以文档数据为存储和处理对象，强调对文
7、档数据的计算和统计能力。但是，缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文、日常报销流程等。因此，此种办公自动化系统的自动化程度是有限的。当前办公自动化系统将逐步过渡到以知识管理为核心的新一代办公自动化。 在实践中，由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求，使得企业更需要越来越多的外界信息和企业内部知识的积累，并在它们之间不断地交互与碰撞中使知识获得再生和增值。办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而是要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中。通过新系统，办公自动化为领导层，办公室，人力资源部门，业务部门等提供全新高效的工作模式。事实上，现在的办公已经不再是简单的
8、文档处理，不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。 知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、和有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，防止重复错误和重复工作。知识管理关注在如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是指知识管理。因此将来的办公自动化系统的核心是知识，实现的根底技术是知识管理。3.办公自动化存在的问题 在我国办公自动化的开展
9、过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等。 办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大如系统维护及软件升级。 本钱计算机技术的开展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加的频繁，这就意味着系统后期本钱居高不下。 当今政府、企事业对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视。而今，病毒的破坏、黑客的入侵等都将对系统信息以致使的打击。造成这些问题的主要原因有三条，第一条,对办公自动化的
10、本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的为提高效率，实际上，通过实现办公自动化，提高管理机构的决策效能更为重要。第二条,无视了办公自动化开展的根底，通常只是认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化，其实，办公自动化开展必需依赖两个根底，一个是管理根底，另一个是信息积累根底，如果脱离了这两个根底，办公自动化就会变成空中楼阁。第三条,技术条件的制约，也会使得办公自动化建设难以到达预期的目的，如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就显得明显缺乏。 Windows的终端办公自动化解决方案的特点是整个系统为瘦客户机效劳器结构。瘦客户效劳器体系软
11、硬件的升级换代只是对效劳器的升级，客户端不需任何软硬件的升级工作，这将降低整体本钱。瘦客户机效劳器体系具备良好的可维护性。系统采用集中式管理。由单位的IT部门集中管理所有的客户系统，可大大减轻IT人员的工作负担，便利系统平安性得到大大的提高，使得系统平安性得到大大的提高，使得企事业单位能容易实现远程办公，外地机构也可以用同一系统办公。4.我国办公自动化的开展策略探讨 根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题，使我国办公自动化建设走上健康快速开展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下对策： 在组织实施方面，从传统的工业工程管理体制转向专业化和产品化实施体制，确保系统的运行维护和系统持续的升级，走
12、合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。 在技术选向方面：选择与世界开展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高，开放程度要好。关键应用主张自主开发，开展民族产业。在技术结构方面，尽快从Client/Server结构体系转Browser/Server结构体系，采用B/S思路，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在效劳器端，是标准的三层结构体系。系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。 系统设计方法：考虑到我国办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合，在已有产品的根底上，以快速原型法为主。在实施方
13、面遵随统一标准和分布实施的原那么。 在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此根底之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。 在实现方法方面，从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统CAS理论进行实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统，该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多。 办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而是要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中。通过新系统，办公自动化为领导层，办公室，人力资源部门，业务部门等提供全新高效的工作模式。 总之，办公自
14、动化开展到今天，已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经实现了极大的飞跃。随着计算机技术的不断开展和用户需要的不断增长，办公自动化、信息化程度将进一步提高。因此，必须不断引进新设备、新技术、新方法、新手段，努力提高办公过程的自动化程度，提高个人办公的效率和管理工作的水平。1.复印机操作及使用技巧总结1、市场上销售的复印机，使用的额定电压值通常在200V至240V间，额定频率为50Hz，工作电流为8A左右。要是将复印机连接在电压太高或者太低的电源插座上时，可能会影响复印机的正常工作，甚至还能损坏复印机。另外连接到复印机上的电源插座，最好不要再连接其他设备，以免其他
15、设备带电插拔时，会对复印机造成电流冲击，损坏复印机内部的工作电路。此外，与复印机相连的插座必须是三相的，而且电源线一定不能折不能压;在关闭复印机时，必须先关掉复印机控制面板上的电源，以后再将电源线拔除。2、通常复印机使用的墨粉，主要成分是碳，也有不少是由粘合剂和树脂组成，在复印即将完成的那一刻，墨粉会经摄氏200度左右的高温，被熔化到纸张纤维中，而其中的树脂成分将被氧化成一种刺激性气体，这种气体其实是我们常提到的臭氧。一般来说，正宗的墨粉中是没有致癌物质的，而如果你不小心选用了劣质墨粉时，其中会或多或少地存在一些对身体有害的物质;而且劣质墨粉将会直接影响复印效果，导致复印件上底色加重，文稿色迹深浅不一;更为重要的是，劣质墨粉还会对复印机内部的硒鼓，造成持续磨损，要是复印机定影辊上沾有墨粉的话，往往还会在复印机内部生成粉尘，这些粉尘一旦落在复印机的工作电路板上的话，很容易出现短路现象，从而损坏复印机。3、复印机的墨粉一旦用完，一般会在控制面板上出现相应的提示，告诉你什么时候该及时换墨了。要是你不及时为复印机进行换墨的话，可能会对日后的复印效果造成影响，甚至会损坏复印机内部的碳粉盒，或者是感光鼓。所以，你一旦发现复印机缺墨时，应该及时对复印机进行加粉，如果自己技术不过硬的话，必须请专
