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1、办公室文员工作流程及考核标准一、印章管理（一）申请请刻制印印章办公室文员员在印章章保管过过程中发发现印章章因自然然磨损不不能继续续使用，需需填写印印章刻制制申请表表但不需副副总经理理、总经经理审批批（公章及及财务章章除外）。如其他部门门需要刻制制印章，办办公室文文员需要要接到填填写完整整并经总总经理审审批的印印章刻制制申请表表后到到指定刻刻章单位位进行刻刻章，并并向刻章章单位详详细说明明印章的的刻制要要求。（二）启用用印章办公室文员员需持加加盖单位位公章的的介绍信信、营业业执照副副本复印印件、身份证证原件及及复印件件到印章章刻制单单位取章章。印章章取回后后办公室室文员在在印章章卡及及印章章使用
2、说说明预预留印鉴鉴，将两表交给给申请刻刻制部门门申请人人，要求求其填写写各项并并在印印章使用用说明中中详细标标明印章章使用范范围，并并经部门门经理、总总经理审审批后交交回办公公室。办公室室文员收收到审批批后的印印章卡及及印章章使用说说明，将将印章交交与使用用部门管管理员正正式启用用印章，文文员将印印章卡及及印章章使用说说明存存档备查查。如果印章因因自然磨磨损而重重新刻制制，申请请部门填填写印印章卡并并经审批批后交回回办公室室，办公公室将印印章交与与申请部部门，申申请部门门按原审审批的印印章使用用说明中中的权限限使用印印章。与与上述红红色字体体内容表表达有冲冲突。（三）印章章的保管印章放置在在安
3、全地地方并加加锁妥善善保管，办公室文员要时刻检查放置印章的锁是否牢固，节假日粘贴封条，如有疑点及时向公司保卫部门报告。（四）印章章的使用用1、严格按按照印印章使用用说明中中审批的使使用权限限范围内予以盖盖章。2、办公室室文员需需见到经经办人填填写的并并经其部门经经理签字字、副总总经理、总总经理审审批后的的盖章章审批表表，方方可予以以盖章，如如经办人人在特殊殊情况下下已经请请示总经经理同意意盖章时时，办公公室文员员予以盖盖章并及及时催促促经办人人补办盖盖章审批批表手手续。3、办公室室设立盖盖章登记记表用用以登记记已审批批后的各各种盖章章文件。4、各种统统计表、上上报材料料、收入入证明、介介绍信等
4、等需经办办公室主主任审批批同意，办公室室文员予予以盖章章。5、对于经经审批加加盖印章章的空白白介绍信信、纸张张、单据据等，办办公室文文员需督督促经办办人三日日内及时时交存空空白介绍绍信、纸纸张、单单据的使使用后的的复印件件。6.盖章后后办公室室文员需需将盖章的的文件复印印进行存存档。（五）印章章的借用用印章经办公公室主任任审批借借出时，办公室文员在印章借用登记表上登记并要求借用人借出及归还时签字，并在当日下班前督促借用人归还印章。（六）印章章交接各部门印章章管理员员岗位发生生变动向办办公室递递交员员工离职职审批表表时，办办公室文文员将空空白的印印章交接接卡交交由印章章管理员员，印章章管理员员交
5、接双双方填写写印章章交接卡卡并经经其主管管经理签签字确认认后将此此印章章交接卡卡交回回办公室室，文员员对其进进行存档档。（七）印章章的废止、销销毁工作作印章因破损损不能继继续使用用或因工工作需要要不再使使用，由由原使用用部门印印章管理理员填写写印章章废止卡卡并按按表格所所列各项项审批后后，将废废止的印印章一同同交办公公室，由由办公室室文员统统一存放放保管。废废止的印印章保管管五年，由办公室文员统计并经办公室主任、总经理审批后统一进行销毁。考核标准：1、办公室室文员需需对印章章的安全全性负责责。如因因保管不不慎造成成印章丢丢失，能够及及时上报报未造成成后果的的，除承担担挂失费费及重新新刻制印印章
6、费用用外，当当月工资资下浮550元；造成后后果的除除承担上上述费用用后当月月工资下下浮1000元，如如后果严严重予以以辞退。2、印章借借出后借借用人未未及时归归还，办办公室文文员未催催要，当当月工资资下浮220元。3、办公室室文员违违反印章章使用规规定给公公司造成成经济损损失，赔赔偿全部部损失并并承担相相应责任任，如造造成严重重后果当当月工资资下浮1100元元并予以以辞退。4、办公室室文员私私刻印章章，当月月工资下下浮5000元，负负责承担担由此给给公司造造成的全全部损失失及后果果责任，并予以辞退。5、办公室室文员未未履行催催告义务务而导致致用印文文件逾期期存档，当当月工资资下浮220元。6、
7、办公室室文员须须将总经经理审批批后的印印章废止止卡及及作废的印章同时时保管。如缺其其中一项项，当月月工资下下浮100元，如因因废止印印章未收收回造成成严重后后果的予予以辞退退并且当当月工资资下浮550元。二、档案管管理及电电子文档档管理（一）档案案类别及及存档情情况1、文件类类：文件类别别：公司司各类合合同、协协议；内内部、外外部会议议记录；印章档档案、公公司发文文、车辆辆档案、工工会档案案；政府府文件、主主管机关关批文；涉及工工程开办办手续、竣竣工手续续；预算算、决算算、报告告等资料料；公司司上报政政府各职职能部门门材料等等。档案编号号：文件件均按发发生日期期依次建建立档案号号存档，如同一一
8、事件的的相关内内容已将将首次发发生事件件的文件件资料编编入档案案号，可将将与其相相关的文文件在此此档案号号下依次次设立序序号；如如同类别别的文件件资料多多而且发发生日期期不同，为为此类别别的文件件建立档档案号后后将此类类文件统统一入册册保存；工工程证件件的复印印件编号号存档后后，工程程证件的的原件统统一入册册存档。档案存档档及电子子档案的的管理：同类别别文件的的装订本本需存入入A4档档案盒内内，同类类别文件的的纸张版版需存入入档案资资料册或或档案夹夹内，档案案盒或资资料册脊脊背都要要标明类类别，档档案盒或或资料册册内都需需要设立立索引目目录，文文件右上上角都要要粘贴文文件的编编号。各各分公司司
9、的资料料分别存存在不同同的档案案柜中，档档案盒及及档案册册需依次次编号以以便查询询此柜中中的文件件册总数量量。档案案在录入入电子目目录时，除录入存档日期、文件摘要、存档情况、档案编号外，须在计算机中输入此档案所在的档案盒或资料册数目以便查找。2、证件类类：法人人营业执执照、分分公司营营业执照照、税务务登记证证、组织织机构代代码证、银银行开户户许可证证、贷款款卡、土土地证、房房屋产权权证、卫卫生、环环保、消消防、取取水许可可等公司司证件。上上述证件件统一按按发生日日期依次次编号，原原件统一一存放，复复印件统统一打孔孔装入档档案夹内内存档。3、图纸类类各分公司的的施工图图纸、规规划图、效果图、平面
10、图等统一编号入盒存档，并录入电子目录，电子目录中录入图纸类别、页数等并标明图纸所在的档案盒数目，按所属分公司存入该分公司的档案柜中。4.其他资资料管理理照片、光盘盘按分公公司分类类存于不不同的CCD包或或相册中中，会议议结束后后的会议议录音直直接存入入电脑中中的会议议录音目录下下，标明明会议日日期及会会议类别别。（二）档案案的交接接与借用用办公室文员员在收到到档案时时直接将将文件存存档，并并与交存存档案人人双方签签字确认认。其他部门工工作人员员需要借借阅或复复印档案案时，办办公室文文员须征得办办公室主主任的同同意方可可将档案或或复印件件借出，借用人人须在证证件、档档案借用用登记表表进行签字字确
11、认，详细标标明文件件的去处处，办公公室文员员须将此表表录入电电脑备查查。如借用人借借用档案案超过七七日未归还还，办公室室文员需需通知借借用人及及时归还还，借用用人如需需延长借借用时间间，则附附说明并并经总经经理审批批后交办办公室文文员，办办公室文文员将此此说明粘粘贴于借借用人原原始登记记的借用用签名处处。（三）档案案的保管管办公室文员员做好档档案室的的防盗、防防水渍、防防潮、防防虫蛀、防防尘、防防鼠害、防防高温、防防强光工工作，档档案每年年清理一一次。如如需销毁毁，办公公室文员员详细列列出档案案明细，经经办公室室主任审审核、总总经理审审批后统统一销毁毁。（四）电子子文档的的管理办公室文员员在日
12、常常打印文文稿时，须须将每一一个打印印的文稿稿名称中中标明此此文件形形成的日日期，以以便日后后查询。办公室文员员应对电电脑中的的各类打打印文稿稿按年度度、部门门、文件件类别进进行统一一归类存存档。办公室文员员应在每每日下班班前将当当日存档档档案的的电子文文件目录录录入到到电脑中中，每周周六对更更新后的的电子档档案目录录向优盘盘中备份份一份。办公室文员员在每年年度初11-100号之间将将上一年年度的电电脑存储储文件以以及档案案目录刻刻录成光光盘并保保存。考核标准：1、办公室室文员的的档案归归档要及及时，如如超过33日未归归档，每每迟一天天，当月月工资下下浮100元。2、不按公公司要求求对档案案分
13、类归归档，办办公室文文员当月月工资下下浮200元。3、档案不不编号、不不设档案案目录索索引页，办公室文员当月工资下浮20元。4、不履行行档案借借用手续续，造成成档案残残损，办办公室文文员当月月工资下下浮5001000元。5、办公室室文员将将档案归归档后丢丢失或未未经领导导批准私私自销毁毁档案，当当月工资资下浮5502000元，文文件每缺缺一页，当当月工资资下浮220元。（二罚并行，还是择其一）6、办公室室文员未未履行档档案借用用手续，造造成档案案丢失，当当月工资资下浮5502000元。（同同5点问问题）7、档案管管理员发发生变更更时档案案交接目目录未交交部门主主管查阅阅，当月月工资下下浮500
14、元。8、办公室室文员要要保守档档案秘密密，不传传递不泄泄露信息息及数据据，严格格遵守公公司的保保密制度度，如如有泄秘秘按保保密制度度规定定进行处处罚。三、证照日日期检查查，办理理证照的的年检、变变更（一）证照照日期检检查各部门办理理的证件件交至办办公室时时，办公公室文员员将此证证件登记记需年检检日期及及到期日日，于每每月初11-3号号检查各各项证件件是否当当月需要要年检或或变更。（二）证照照变更1、其他部部门办理理证照变变更或年年检：办公室文员员在检查查证照日日期时发发现证照照需年检检或变更更，对相关关办理人人员下达达通知（电电话或当当面口头头通知），催催促其办办理，并并为办理理人员提提供相关
15、关文件资资料。办办理完毕毕后将证照照交回办办公室，办办公室文文员将此此证照复复印并存存档。2、办公室室办理证证照变更更根据公司经经营需要要，需对对营业执执照或代代码证等等证照部部分内容容进行变变更，由由办公室室文员到到公司所所属管辖辖的工商商局或质质量技术术监督局局领取需需要填写写的表格格（公司司变更登登记申请请书、组组织机构构代码申申报表等等）和一一次性告告知书，根根据一次次性告知知书要求求提供相相关证件件、拟写写需要提提供的公公文（如股东东会决议议），填填写相应应的申请请书或表表格，经经办公室室主任审审核后盖盖章，到到相关部部门办理理变更。（三）组织织机构代代码证的的年检组织机构代代码证年年检须在在每年11-3月进行行或视主主管机关关要求而而定。办公室室文员去去公司所属属管辖的的质量技技术监督督局领取取表格，根根据此表表背面所所附年检检需要手手续的要要求，办办公室文文员填写写表格，经办公公室主任任审核并并加盖公公章、法法人名章章并按要求求准备营营业执照照、税务务登记、银银行开户户许可证证、代码码证及IIC卡、法法定代表表人及经经办人身身份证的的原件及及复印件件（复印印件需加加盖公章章、经办办人签名名并注明明“此件与与原件一一致”），资料料准备齐齐全后去去所属管管辖的质质量技术术监督局局进行年年检。办办理年检检后，办办公室文文员将原原件及复印件存档。（四）营业
