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1、Q/XF004-220-20007管理制度汇汇编B/O1/40各部门文件材料归档制度企业档案工工作是企企业基础础管理工工作的重重要组成成部分，是是维护公公司经济济利益、权权益和反反映历史史真实情情况的一一项重要要工作。根根据集中中统一管管理档案案的原则则，为保保证归档档文件材材料的齐齐全、完完整、准准确、系系统，更更好地为为企业各各项工作作服务，特特修订本本制度。一、各部门门归档范范围(一)、行行政部：1、 上级机关召召开的重重要会议议文件材材料；2、 各部门有关关年度工工作计划划、总结结及公司司规划；3、 公司印发的的文件材材料；4、 各种请示、报报告及批批复；5、 公司印模启启用文件件；6
2、、 上级领导在在本公司司视察、检检查工作作时形成成的题词词、讲话话等重要要文件材材料；7、 公司各项管管理获奖奖材料（奖奖状、锦锦旗、奖奖杯、照照片），反反映本公公司发展展情况及及重大活活动的影影片、录录音带、照照片、底底片、文文字材料料；8、 经济史、组组织沿革革、经济济年鉴、厂厂史、大大事记、汇汇编等；9、 公司各种会会议记录录、纪要要及有关关材料；10、 档案管理工工作中形形成的文文件材料料及档案案管理升升级验收收、复验验材料；11、 职工体检材材料；12、 反映后勤管管理、生生活福利利方面的的重要文文件材料料；13、 董事会的有有关决议议、纪要要；14、 公司机构设设置、名名称更改改、
3、人员员编制、有有关文件件材料；15、 公司制定的的各种条条例、制制度、措措施、厂厂规厂纪纪、规定定、办法法；16、 职工录用、辞辞退、职职务聘任任、死亡亡、劳动动保险等等工作中中形成的的文件材材料；17、 干部、专业业技术人人员职务务（职称称）评聘聘的文件件材料；18、 职工教育工工作中形形成的文文件材料料；Q/XF004-220-220077管理制度汇汇编B/O2/4019、 企业技改项项目可行行性研究究、环境境评价等等工作中中形成的的全部文文件材料料；20、 企业生产许许可注册册工作中中形成的的全部文文件材料料；21、 公司颁发的的各项经经济责任任制、岗岗位职责责、管理理制度等等文件材材料
4、。(二) 生产技术部部：1、 生产计划；2、 生产统计工工作中形形成的文文字材料料；3、 上级对本公公司能源源、环保保、安全全消防工工作的指指示要求求和有关关文件材材料；4、 公司编制的的能源、安安全、环环保、消消防规划划、年度度工作总总结、统统计报表表、管理理制度、规规定、重重要会议议记录及及文件材材料；5、 上级及公司司有关劳劳保的规规定、决决定、劳劳保登记记表及本本公司有有关劳保保方面的的文件材材料；6、 安全检查、整整改措施施执行情情况，开开展安全全生产竞竞赛活动动、材料料、安全全教育方方面的材材料及安安全生产产工作经经验材料料；7、 重大伤亡事事故的请请示、报报告、调调查报告告、现场
5、场照片、管管理处理理意见和和批复；8、 消防工作中中形成的的有保存存价值的的文件材材料。(三) 机修车间：1、 公司编制的的设备规规划、计计划、总总结；2、 设备管理制制度、规规定、重重要会议议记录及及有关材材料；3、 设备订购合合同；4、 反映公司设设备拥有有量、完完好率、固固定资产产管理材材料、年年度备件件订货计计划；5、 设备开箱记记录、随随机材料料；6、 设备调试验验收记录录及设备备维修计计划、记记录；7、 设备技术操操作规程程及改进进、改装装总结；8、 设备报废、申申请、报报告、鉴鉴定、证证书、批批复；9、 测量设备周周检计划划表。Q/XF004-220-220077管理制度汇汇编B
6、/O3/40(四) 营销部：1、 仓库管理统统计报表表；2、 经济合同；3、 顾客资料；4、 仓储物资管管理的措措施、制制度规定定；5、 清仓核库、物物资节约约方面的的文件材材料。二、 归档时间：1、 产品试制、设设备土建建工程或或其他技技术项目目，在任任务完成成或告一一段落后后，要将将应归档档的文件件材料组组成保管管单位，由由项目负负责人审审定后向向行政部部归档；2、 各项管理工工作中形形成的文文件材料料，在第第二年五五月前要要将应归归档的文文件材料料组成保保管单位位，由职职能部门门负责人人审定后后，向档档案室归归档；3、 凡本公司在在管理生生产各项项活动中中形成的的照片（底底片）录录音、磁
7、磁带等，须须在洗印印、录制制完毕后后三日内内向档案案室归档档；三、 归档要求1、 归档的文件件材料必必须完整整、准确确、系统统符合其其形成规规律；2、 归档的文件件材料，一一般材料料归一份份，重要要的和利利用频繁繁的应多多归档几几份；3、 归档的文件件材料应应按自然然形成规规律、系系统整理理、保管管单位（卷卷、册、袋袋、盒），填填写案卷卷封面，卷卷内目录录，备考考表，确确定密级级和保管管期限，并并由项目目负责人人或部门门负责人人审定、签签字；4、 归档的文件件材料必必须纸质质优良，字字迹清楚，格格式统一一，应使使用碳素素墨水、禁禁用铅笔笔、圆珠珠笔；5、 文件材料归归档时，应应编制归归档移交交
8、清单，归归档清单单一式二二份，移移交时按按清单交交点清楚楚，交接接双方签签字，各各留一份份，以便便查考。四、 本制度自颁颁布之日日执行。Q/XF004-220-220077管理制度汇汇编B/O4/40资料档案管管理办法法一、目的与与范围为了适应新新形势下下企业资资料档案案管理工工作发展展的要求求，进一一步提高高资料档档案管理理工作的的整体水水平，更更好的为为企业生生产、经经营、建建设、发发展服务务，制定定本管理理办法。办法适用于于企业文文书档案案、技术术档案、人人事档案案、会计计档案和和质量记记录及各各部门(车间)的资料料管理。二、引用文文件中华人民民共和国国档案法法国家档案局局 国档档发（1
9、19877）277号 机关档档案工作作业务建建设规范范国家档案局局 国档档发（119877）277号 关关于机关关档案保保险期的的规定国家档案局局 国档档发（119877）277号 文书档档案保管管期限表表国家档案局局 国档档发（119877）277号 机关文文件材料料归档和和不归档档的范围围三、组织结结构和工工作职责责公司综合档档案室（文文书档案案、技术术档案和和重要的的质量记记录）设设于行政政部内，由由行政部部管理人人员统一一管理，负负责文书书档案、技技术档案案、重要要的质量量记录和和收集、整整理、归归档、借借阅和销销毁，并并指导和和检查各各部门(车间)文件和和资料的的收集、整整理、保保存
10、工作作及其档档案室、资资料室管管理工作作。财务处的会会计档案案室设专专（兼）职职人员负负责资料料档案的的管理工工作。各部门安排排人员负负责资料料档案管管理。四、文件和和资料立立卷归档档管理1、文件和和资料立立卷归档档时间行政部及各各部门应应归档的的文件和和资料将将于次年年6月底前前交行政政部统一一归档。重重要的质质量记录录视利用用情况，可可间隔两两年归档档。任何何部门和和个人不不得保留留应存档档的文件件和资料料。2、资料和和档案的的收集(!)行政政部文秘秘人员根根据文件件材料承承办、形形成情况况，在办办理完毕毕之后及及时收集集，会议议文件材材料在会会议结束束时随时时收集，领领导外出出开会、学学
11、习带回回的文件件材料在在宣贯学学习Q/XF004-220-220077管理制度汇汇编B/O5/40后上门收集集。(2)定期期（每季季度）把把职能部部门和工工作人员员办理的的文件收收集立卷卷。(3)每年年年终按按“收发文文登记簿簿”、“借阅登登记簿”仔细查查点收发发文件，逐逐件收回回。并拟拟定本年年度下发发文件中中废止文文件清单单，各部部门/单单位按该该清单回回交废止止文件，由由行政部部统一处处理。3、文件和和资料立立卷归档档要求(1) 向向档案室室移交案案卷时，行政部工作人员要对案卷进行严格检查。查数量量，即查查文件材材料件数数、页数数与“文件登登记簿”上目录录是否相相符。查质量量，即查查是否
12、符符合立卷卷原则和和要求，文文件材料料有无损损坏。(2) 若若无数量量和质量量问题即即填写“档案接接收登记记簿”一式两两份，各各保留一一份，并并写明日日期。4、归档文文件和资资料的整整理。(1)行政政部在资资料档案案中心存存放的档档案分以以下几类类：a)文书档档案类；b)工程建建筑类（包包括工艺艺图、土土建图、水水电竣工工验收资资料，厂厂总平面面图、土土地征用用资料）；c)设备类类（包括括主要设设备、单单项设备备、定期期设备的的图纸说说明书、安安装说明明书、试试车记录录、设备备运转记记录等）；d)质量体体系文件件资料类类（包括括质量手手册、程程序文件件汇编、指指导书汇汇编、机机构设置置及外来来
13、文件、法法律法规规等）；d)有目的的保留、作作废和失失效文件件和资料料类；f)重要质质量记录录类。(2)文书书档案保保管期限限定为永永久、长长期和短短期三种种。长期期为十六六年至五五十年左左右，短短期为十十五年以以下。并并按文文书档案案保管期期限表结结合本企企业实际际确定归归档文件件资料保保管期限限。质量量记录保保管期为为三年、五五年、长长期（即即十六年年至五十十年），各各种记录录保管年年限见“质量记记录总目目录”。会计计、人事事档案、声声像资料料等其它它专业档档案按有有关规定定制订保保管期限限。(3)所有有资料归归档入库库，及时时做好分分类、登登记、整整理、立立卷、统统计、标标识工作作。Q/
14、XF004-220-220077管理制度汇汇编B/O6/40一旦发现破破损、发发霉、字字迹褪变变等现象象，应及及时抢救救。对珍珍贵档案案须进行行复制，并并用复印印件代为为提供利利用。(4)作废废或失效效文件和和资料除除文件和和资料本本身盖上上“作废”，并做做好待销销毁文件件、资料料的记录录。(5)作为为法律和和积累知知识的目目的，所所保留的的任何已已作废的的文件、图图样应加加盖“留存件件”章。(6)卷内内文件材材料应区区别不同同情况进进行排列列，依次次编写页页号或件件号。装装订的案案卷，应应统一在在有文字字的每页页材料正正面的右右下角、背背面的左左下角填填写页号号；不装装订的案案卷，应应在卷内
15、内每份文文件材料料的右上上方加盖盖档号章章，并逐逐件编件件号；图图表和声声像材料料等应在在装具上上或声像像材料的的背面逐逐件编号号。(7)永久久、长期期和短期期案卷必必须按规规定的格格式逐件件填写卷卷内文件件目录，案案卷目录录应区别别不同保保管期限限。对文文件材料料的题名名不要随随意更改改和简化化；没有有题名应应拟写题题名，有有的虽有有题名但但无实质质的亦重重新拟写写；没有有责任者者、年、月月、日的的文件材材料要考考证清楚楚，填入入有关内内容；填填写字迹迹要工整整。卷内内文件目目录放在在卷首。(8)有关关卷内文文件材料料的情况况说明，都都应逐项项填写在在备考表表内，若若无情况况可说明明，应将将立卷人人、检查查人的姓姓名和时时间填上上以示负负责。备备考表置置卷尾。(9)案卷卷封皮，应应逐项按按填写清清楚，一一般包括括责任者者、内容容和名称称等。应应编写每每年档案案情况说说明或全全宗介绍绍。五、资料档档案的利利用1、归档的的案卷应应编制检检索目录录，提供供借阅。2、建立“借阅登登记薄”3、本企业业职员在在档案室室内查阅阅档案，需需向行
