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1、管理系统的开发实践案例1助友会计事务所管理信息系统在开发管理信息系统的过程中，人们不断归纳和总结成功经验或者吸取失败教训，将有效的开发方法逐步理论化，从而形成了管理信息系统的基本理论和方法。这些基本理论和方法又被运用到新的管理信息系统的开发过程当中，使得管理信息系统的开发过程和方法越来越规范化、高效化，使得实施成功率也变得越来越高。经历过实践的不断检验，管理信息系统的理论和方法也逐步被更新、补充，从而愈加完善。所以说管理信息系统是一门理论与实践息息相关的学科：管理信息系统理论来自于实践又回归实践并在实践中得到检验和升华。 这里提供一个较为完整的管理信息系统的实用案例，目的是将比较抽象的管理信息
2、系统理论具体化，将管理信息系统的理论和方法用实例来加以说明，使学生通过阅读这个案例，能够了解如何运用管理信息系统的知识和方法实现系统调研、系统分析、系统设计、以及系统实施的过程，形象的学习有关理论和方法，为今后自身的学习和实践活动打下良好基础。 一、企业信息系统的构成 在了解了系统开发人员构成以及系统开发过程之后，我们还需了解一般的企业信息系统的类别和构造特点。只有掌握了这些信息，才能更加清楚的定位我们即将构建的信息系统。 通常一个企业信息系统由以下子系统构成：（图1）图1 企业信息系统构成1. 按服务的对象划分： n 面向外部(用户)的信息系统 n 面向内部（员工）的信息系统 2. 按处理数
3、据的类型划分： n 业务处理信息系统 n 管理信息系统 n 决策支持系统 n 专家系统 n 办公自动化系统 3. 按处理业务的类型划分： n 营销信息系统 n 人力资源信息系统 n 财务信息系统 n 生产信息系统 n 库存信息系统 在中国，现阶段十分成功的企业信息化案例却不多见。其原因在于企业信息化是一个循序渐进，并贯穿于企业发展的动态过程。而中国的许多企业过于急于求成，总想一蹴而就。 企业信息化的根本是管理的现代化，它需要以管理理念、方法、企业文化和员工素质为基础。而管理现代化的过程不可能一步到位，因此信息化也不可能一步到位。企业信息化方案应该依据整体规划、分步实施的原则进行。尤其是中小企业
4、，在发展信息化中应该量力而行，如可以先通过建立网站发布企业信息，对员工进行计算机操作培训，使他们逐步建立使用计算机的技能和习惯。企业也要根据自身的特点和能力，找到信息化工作的切入点，如重点实施财务管理信息系统、采购管理信息系统、营销管理信息系统、质量管理信息系统、办公自动化等事务处理系统（TPS），使人们的一部分办公业务借助于各种设备，并由这些设备与办公人员构成，形成服务于某种目标的人机信息处理系统，达到高效优质的完成工作的目的。在具备了一定的基础之后，尽可能充分地利用信息系统来规范管理、建立标准、实施控制、提高工作效率、辅助决策、最终要以提高企业经济效益为最高目的。 二、助友会计师事务所办公
5、费用管理系统案例背景介绍 在当今社会中无论你身处任何职业场所，都一定会与管理信息系统息息相关，并在其中扮演一定的角色。你也许会是一个管理信息系统的客户、一个使用者、甚至是一个开发者。 以下通过介绍助友会计师事务所办公费用管理系统这个案例，使读者能够看到一个小型信息系统开发过程。在这个案例中，你可以观察到不同的角色在开发一个信息系统过程中所处的地位和所承担的责任和任务。为了便于读者能够更好的理解这个案例，在这里先把要做分析的对象：助友公司的背景情况，包括公司历史规模、主业、人员组织机构、要进行信息化建设的目的和要求等做一个介绍。助友会计师事务所是一家民营的小型企业，管理体制是董事会监督下的主任负
6、责制。主营业务是受各类大中型企业委托，为其提供会计服务，事务所的核心业务是审计业务。 事务所领导希望能够建立一个计算机信息系统，起到对公司成本的监督和控制作用，以达到控制和节约成本、提高企业经济效益的目的。（一）系统开发人员构成 系统开发人员组成： 业务咨询联络人：赵总，事务所总经理（其承担的角色，既是该系统拥有者，也是系统使用者），主管经营以及信息化建设。 技术支持人员：小李，信息管理室技术人员（其担任的角色，是偏重网络和硬件系统的系统分析员和系统设计员，系统维护员），主管事务所计算机网络和信息系统维护工作。 系统分析与设计员：实习生佳萌（其担任的角色，是偏重应用软件系统的系统分析员，系统设
7、计员，及程序员） 佳萌同学为某高校信息专业毕业的实习生，已经学习了有关管理信息系统以及相关学科的知识，包括：数据库理论、软件开发工具、网络技术、系统分析与设计等课程。从事过一些小型的信息系统的调研和部分开发工作，有一定的理论和实践基础。这次的主要任务是参与助友会计师事务所的助友会计师事务所办公费用管理系统的系统调研系统分析、系统设计、以及系统实施的工作。 （二） 公司背景资料介绍 公司名称：助友会计师事务所 公司地址：北京 公司主业：为企业提供会计和审计服务 公司规模：中小型企业，人员在80人左右 公司组织机构（图2）： 人员结构（表1）： 图2 助友会计师事务组织结构图表1 人员结构表序号部
8、门名称主营业务人员数1事务所领导层根据董事会制定的经营和管理方针，制定工作计划，执行事务所的高层经营及管理工作，组织、监督、协调各下属部门的工作。22办公室辅助企业领导执行日常管理工作，信息室也是办公室下属科室43财务部公司财务管理34质量检验部质量检验55行政后勤部后勤事物管理56业务一部审计107业务二部审计108业务三部审计109业务四部审计1010业务五部审计1011业务六部审计1012税务部税务513咨询部咨询614国际业务部国际业务6（三）调研访谈录 佳萌同学作为系统分析员，首先对对事务所的基本情况进行了调查和了解，然后又对与系统开发有关的人员进行了比较深入的访谈和调研。调研的主题
9、围绕着与财务成本管理的有关制度、存在的问题、以及解决问题的构想而展开。参加调研的人员包括事务所总经理赵总、技术支持人员小李和实习生佳萌。以下是调研访谈的部分内容： 佳萌，问：首先我想对助友会计师事务所的机构设置、工作概况，以及现阶段信息管理的状况进行一定的了解；另外，就是希望对贵单位对信息系统所寄予的期望，以及对信息系统的规划进行初步了解。 赵总，答：我在这个会计师事务所里工作多年，主管事务所的财务管理工作。这一次，我们主要是想针对行政办公费用进行计算机化管理。因为在我们的管理成本中，行政办公费用占有很大比例，而我们以往对它的管理主要是以手工方式进行，在引入了费用预算控制方法后，这种手工管理方
10、式的弊端就充分显示出来了。我们的企业人员规模在80100人，共有4个管理部门和9个业务部门。对每个部门办公费用预算进行审核、监督的工作就已经相当繁琐，而由于不能有效的执行事先的计划审批过程，对预算执行的动态过程也不能进行有效地跟踪，所以只能做到预算费用的事后核算，而无法做到事先和事中控制。 所以我们希望建造一套办公费用管理控制系统。在这个系统中，能够建立一套完整、科学的办公费用申报、审批、控制、报警的体系，还能让相关人员方便的对已发生费用、剩余预算费用的额度便利的查询功能，这将大大提高各层管理人员的工作效率，减少不必要的办公费用，把钱用在明处、用在实处。我们认为办公费用管理和控制是减少支出，提
11、高企业经济效益的重要途径，企业经济效益又决定企业的生死存亡，因此办公费用控制管理是我们事务所管理的极为重要的一部分工作内容。 佳萌，问：为什么选择办公费用管理控制系统作为信息化的重点建设项目？ 赵总，答：建立齐全的申报控制系统和查询系统。一套完整、科学的申报控制和查询系统将大大提高各层管理人员的工作效率。在商场上有这样一种说法：企业的核心业务系统及流程是企业竞争力所在代表着企业管理模式合理和先进性。在会计事物所中，主要的业务成本除了人员工资成本以外，就是部门办公费用。 因此对部门办公费用进行控制管理是极为重要的一部分内容。 佳萌，问：你能否更具体的说明一下您对这个系统的功能需求？ 赵总，答：采
12、用这套系统可以提供部门办公费用预算、各部门费用的使用状况、公司经费分配状况、可用资金余额查询和上限控制等功能。 我们所期望的办公费用控制管理系统能实现的主要功能有： n 可以制定部门办公费用定额 n 在计算机上执行办公费用申请和审批工作流程 n 可以自动生成部门可用费用结存表 n 可以查出费用支出的原因及明细 n 全面的办公费用查询统计功能 n 用户管理及系统安全及维护功能 佳萌，问：目前能够支持事务所的信息系统的基础设施情况如何？作为事务所信息系统的主要管理人员，你认为事务所要建立信息系统的重点、实施步骤是什么？ 小李，答：目前我们还未实现整个事务所内部延伸到各个部门的综合网络系统。想要真正
13、的实施办公费用控制管理系统，必须拥有延伸至各个部门的计算机网络。 从网络的规划上要具有一定的前瞻性，要从会计事务所全局出发，依据企业的方针目标，为以后公司的内、外部联网和数据共享打下坚实的基础，要为以后的财务、人事、办公自动化等系统的建设以及与Internet等的挂接留下接口。在实施过程中，要以系统工程思想为指导整体规划，分步实施。 从前期的调研看来，围绕部门办公费用控制管理这个基础，建立集财务、管理为一体的计算机网络系统，使事务所有关费用的信息能够准确、及时、迅速、畅通地为各级管理人员的日常管理和相关决策提供可靠的依据。 采用科学化和现代化的管理技术，特别是计算机网络技术来提高信息传播速度、
14、减少数据冗余、实现数据共享、逐步实现无纸办公、提高管理经营的效率。能用计算机来代替大量繁琐的统计核算登记工作提高工作效率，将管理人员的工作重心转移到分析控制上来，以提高管理人员的整体素质加强管理的广度和深度。 （四）问题整理结果 在进行调研的过程中，要及时发现用户存在的问题，分析问题产生的原因，然后提出相应的解决对策，对系统存在的约束条件也要进行分析，然后，把以上的信息及时的文档化。 表2就是佳萌在进行调研过后，整理出的问题分析表。表2助友会计师事务所业务问题分析表问题、对策、目标和约束条件项目名称：助友会计师事务所办公费用管理系统项目负责人：佳萌创建者：佳萌最后修改日期：5/20/2007因
15、果分析系统改进目标问题原因和结果分析新系统目标系统约束条件对办公费用只能做到事后登记，无法达到事前和事中控制。手工处理办公费用审核和报销过程，造成对不合理办公费用无法事先控制。通过实施计算机化的助友会计师事务所办公费用管理系统，能做到对办公费用进行事前和事中控制。需要制定相应的制度，先通过计算机网络进行费用申请、费用审批的过程，才能花费。事务所领导以及各部门领导对已花销的办公费用的总费用情况和花费的名目不清楚。对花销的费用距费用预算的差额不清楚。造成糊涂账，导致部门费用申请不合理，也导致领导对费用审批不合理。通过计算机化的管理，对办公费用方便快捷的进行统计和查询。事务所领导以及每个部门都要具有一个网络站点，以方便查询。没有很好的执行办公费用必须事先申请、经审核、批准才能发生的工作流程。造成不合理费用化费已经既成事实。通过计算机化的助友会计师事务所办公费用管理系统，执行申请、审批过程，才能再发生费用的工作流程。需要制定相应的制度，先通过计算机网络进行费用申请、费用审批的过程，才能花费。对即将或已经花超费用的部门，没有
