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1、 历史档案数字化加工处理方案东软集团股份有限企业02月1项目建设内容32历史档案数字化处理原则32.1.纸质档案数字化处理原则32.2.照片档案数字化原则52.3.声音档案数字化原则62.4.影像档案数字化原则62.5.实物档案数字化原则63数字化加工环节73.1.档案接受73.2.原则目录构造和文献夹建立83.3.建立目录数据库83.4.档案著录工作细节83.5.档案整顿93.6.档案扫描123.7.图像处理143.8.质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)153.9.著录标识一稿双录、人机校验163.10.数据挂接173.11.数据成品信息精确性和完整性检查(终检)173.12.光盘制作1
2、83.13.数据硬盘备份203.14.现场测试和检查213.15.档案文献目录打印213.16.档案装订还原213.17.档案原件还库224.服务成品234.1.成品数据技术参数234.2.服务效果235.数据检查、验收和备份245.1.数据检查245.2.验收审核245.3.验收登记245.4.数据备份246.电子数据质量原则256.1.图像次序256.2.图像质量256.3.图像辨别率256.4.图像与目录挂接256.5.防病毒256.6.存储格式256.7.操作使用257.安全措施257.1.数字化加工管理267.2.档案安全管理277.3.设备及数据安全管理281 项目建设内容档案数字
3、化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（一般称之为电子扫描、录入）。本项目建设内容重要是对档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案案卷目录和文献目录进行著录和校对，建立对应图像数据案卷级和文献级目录数据库，并与档案图像数据建立对应关系。同步对扫描出图像进行OCR识别，以便实现全文检索。本项目共分三部分：纸质档案整顿、条目数据库建立、纸质档案数字化加工。2 历史档案数字化处理原则来源载体或类型原有记录形式转换途径存储格式传统档案纸质档案纸张扫描、数码相机拍摄Pdf、tiff、jpeg照片档案感光材料扫描Pdf、tiff、jpeg胶片/幻灯模拟信息扫描Pdf、tiff、jpeg录音
4、带磁记录专用设备转换wav、mp3录像带磁记录专用设备转换mpeg、avi2.1. 纸质档案数字化处理原则（1） 纸质文献扫描后电子文献技术指标l 纸质档案扫描采用黑白方式。l 文献格式采用TIFF格式或者TIF格式。l 文献扫描辨别率不低于300dpi.l 电子文献大小应在25K/张左右l 扫描文献及对应数据库备份存储在硬盘及光盘中（2） 文献名称规定:l 案卷、文献有关信息输入档案管理信息系统。案卷必须输入案卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文献必须输入文献名、文献编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保留档案文献，必须挂接有关电子文献。l 电子文献存储时按全宗
5、、案卷分级建立文献夹存储，其中每一份文献也需要单独创立目录。（3） 纸质档案文献拆分规定l 标页码精确率不低于95%；l 页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；l 除装订线、订，在有助于扫描同步，要保持原文档完整性；l 有有关档案拆分记录。（4） 纸质档案文献装订规定l 恢复文档原样，不漏页、错页；l 装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；l 有有关档案有关记录；l 按照文档内卷内目录，校对目录，对率达100%（5） 纸质档案文献扫描规定l 不多扫、漏扫，保证文档次序精确；l 文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；l 有有关档案扫描记录。（6） 纸质档案文献修图规定l 文档清晰，无
6、多出杂点；l 保留原文档字迹；l 有有关档案修图记录l 保留方式为 年份一卷号。（7） 纸质档案文献分件规定l 按照卷内目录对扫描文献编号；l 保留方式为卷号文献号；l 分件精确率不低于98%；l 有有关档案分件记录。（8） 纸质档案文献录入规定l 录入对率不低于97%；l 记录条清晰，格式严谨；l 有有关档案录入记录。（9） 纸质档案文献挂接规定l 为扫描文献分发文献号，便于挂接；l 保留方式为 年份卷内目录号；l 有有关档案挂接记录。2.2. 照片档案数字化原则（1） 前提条件：所有要进行数字化档案必须先进行著录，编制好页号。（2） 扫描方式：照片按全彩方式扫描。（3） 辨别率：所使用扫描
7、仪光学辨别率必须不小于或等于400dpi（4） 扫描措施：对于所扫照片，以常见5寸照片大小（12.5cm X 8.5cm）为参数，统一采用400dpi辨别率，（重要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳观看效果，不须放大或缩小）对于其他不小于或不不小于5寸照片，其扫描线数可做对应调整，但不得低于400dpi。例如：7寸以上大照片，可选用300dpi；5寸如下一寸照片，必须选用600dpi。若是23寸黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi。（5） 文献存储类型：扫描后照片以JPG格式存储，保留时必须选用图像选项品质为最佳值（12）大文献，存入到统一照片数据库。（6） 文献存储方式：档案照片存储时按
8、全宗、目录、相册分级建立文献夹保留，照片名字以照片档案号命名。（7） 照片命名措施：每一张照片必须定义完全。包括此张照片档案号、拍摄时间、组阐明或照片定义内容。以上注明需在文献名中所有打出。2.3. 声音档案数字化原则（1） 存储原则：声音档案数字化时要选用原则和通用格式。本项目规定声音文献存储为：WAV或MP3。（2） 采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样原则。对于DVD声音选用48KHZ。2.4. 影像档案数字化原则（1） 存储格式：影像档案数字化存储有两种原则。第一作为再运用图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅图像格式选用MPEG4格式（常见文献名为A
9、SF格、RM格式）。（2） 数据传播率：作为DVD备份保留影像档案数据传播率应在于6-8Mb/S。2.5. 实物档案数字化原则1 实物档案数字化规定（1） 存储规定：数码相机所拍摄实物档案存储在计算机中格式为通用图像格式JPEG/JPG。通过处理后，文献保留时必须选用图像选项中品质为最佳值（12）大文献，格式仍为JPEG/JPG。（2） 存储方式：实物档案照片存储时按实物类别建立文献夹，对每一张实物照片按档案号进行保留。例：1995-JP-05 前面为此实物颁发年度时间（1995），中间为实物归类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中流水号（第五块）。（3） 实物图片后期处理原则：对图片进
10、行色、亮度调整，对图片进行合适边框裁切。2 电子文献接受来源产生途径类型格式电子文件由多种办公自动化软件产生：包括文字处理软件、电子邮件、计算机辅助设计、网络出版工具等 由多种专业工具形成：包括某些数据库、图形图像处理软件、多媒体工具、音频视频工具、数码技术等文本文献txt、doc、rtf、wps、pdf图像文献gif、jpeg、tiff、png、bmp图形文献cgm、dxf、dwg音频文献mpg/mpeg、avi、rm视频文献html、xml、sgml数据库文献dbf、wks、db、dif3 数字化加工环节档案数字化加工流程重要包括档案接受、档案整顿和修复、案卷目录/文献目录一稿双录、目录建
11、库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检查、安全管理、在线调档、报表打印、数据记录、档案偿还、提交成果数据光盘等重要加工环节。现对以上数字化加工流程从流程控制方式、各环节工作内容、遵照质量原则、质量保证措施及技术组织实行等几方面进行深入描述。3.1. 档案接受将档案从档案库房排、架上，按档案分类次序填单、下架、清点、排列装入有编号档案箱内，形成档案下架清单，清晰记录档案号和箱号。保证加工过程中等案不离箱，同步做到档案防水、防压、运送安全，减少档案破损和丢失。对接受档案按分类形成其电子
12、/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或反复登记。由顾客单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。对下架接受档案资料进行两人以上交叉查对、检查，与顾客提供电子/纸质接受清单在加工方生产加工管理软件档案接受模块中进行比对，如有错误之处立即核查改正，并打印出勘误表请顾客方确认后再进行档案整顿等工作。加工方考虑到顾客方提供加工场地空间有限，采用定期分批接受，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作有序进行。3.2. 原则目录构造和文献夹建立按照顾客所提供案卷目录和文献目录数据库构造与著录规定，规范档案中目录内容。包括档案目录著录字段、字段长度和内容规定进行对著录和校对。原则是以历史形成档案整
13、顿次序编排，并与档案实体保持一致。例如：文书档案目录构造：年度+机构+资料分类+卷+件+页照片档案和实物档案目录构造：以历史形成档案整顿次序编排，并与档案实体保持一致3.3. 建立目录数据库重要建立案卷级目录数据库和文献级目录数据库，并通过专业技术把目录库与加工方进行档案数字化加工档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化工作效率。3.4. 档案著录工作细节3.4.1. 按原目录著录按照国家档案局档案著录规则(DA/T18)和顾客规定(即上述案卷目录和文献级目录规定)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文献、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成以便管理查询完整电子档案。3.4.2.
14、 自拟目录著录按照国家档案局档案著录规则(DA/T18)和顾客规定对无目录档案进行分类、组件、组卷和确定目录后再进行著录。3.4.3. 目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)方式，对目录数据库建库质量进行检查。查对著录项目与否完整、著录内容与否规范、精确，发现不合格数据应规定进行修改或重录。3.4.4. 一稿双录、人机校验同一份档案目录数据由两名不一样录入员分别录入，软件自动对两名不一样录入员数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若两者不一致时软件报警，并将这些项目识出来(显红)，且不让通过。软件提醒：“数据不一致请确认”。随即进行人工校验，由校验员将软件标识出不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改对。3.4.5. 数据库数据格式检查按照国家档案局档案著录规则（DA/T18）等规定，结合顾客实际需求和有关规则，规范档案中目录内容。包括确定档案目录著录项、字段长度和内容规定。如有错误或不规范案卷题名、文献名（主题名、副题
