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1、Excel中实现序列的智能填充新学期学校的教师队伍发生了变更，校长让我重新定制一份教师花名册出来，要求不同的学科组之间空一行以示区别。从图1中我们可以看到，教师的编号序列是连续的，空行中不显示编号，用Excel中的填充序列或填充柄工具虽然可以实现这一功能，但由于空行中不能出现编号，这使得我们在输入编号时必须多次重复使用“填充序列”命令，而且一旦出现人员的调整，就必须重新输入，非常繁琐。下面就给大家介绍一下如何使用COUNTA函数来巧妙地解决这一问题。图1 教师花名册输入表格内容之前，可先在编号单元格（如“C3”）中输入公式“=IF(D3,(COUNTA($D$3:D3),)”，然后将公式应用到
2、整个编号所在的列（如图2）。该公式的含义是：如果当前行中的姓名所在单元格不为空的话，就将从第一个姓名所在的单元格开始一直到当前行的姓名所在的单元格区域中统计非空姓名单元格的个数，并将数据自动填写到相应编号所在的单元格中，否则不显示任何内容。图2 输入公式如果要填写的编号不是从“1”开始，而是类似于“04001、04002”之类的序列，可在上述操作的基础上选中整个编号所在的字段，右击后选择“单元格格式”命令，此时会弹出“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡中的“自定义”分类，在右侧的“类型”框中输入“04000”（如图3），最后单击“确定”按钮就可以实现我们所需要的编号规则了。图3 “单元格格
3、式”对话框除了设置单元格格式外，我们还可以通过修改公式的方法来实现我们的编号规则，如输入“=IF(D3,04&TEXT(COUNTA($D$3:D3),000),)”可实现“04001、04002”等编号的智能输入。Excel办公实用小技巧10则http:/ 2000/10/11 软件世界周国卿一.在Excel中巧写月份 月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。 笔者使用Excel制作的一个报表(模板)标题是“市局月份在职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题： 1.将标题所占据的各单元格合并； 2.在合并的单元格中
4、输入：=“烟台市农机局”&MONTH(NOW()&“月份在职职工工资表”。 这样，每月编写(修改)打印工资表时，函数MONTH()和函数NOW()便自动将机内的月份数返回并写入标题中。 另一个报表的标题是“月份收入支出情况表”。与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入/支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF(MONTH(NOW()=1，12，MONTH(NOW()-1)&“月份收入支出情况”。这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示“12月份收入/支出情况表”；而在212月编报报表时，标题中自动
5、显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是“1月份收入/支出情况表”。 二.用Excel的图表制作生成图表的方法 图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系;用折线图反映数据间的趋势关系;用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。 (一)、柱形图 1.点击“开始程序Microsoft Excel”,进入Excel工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。 2.单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤图表类型对话框，选择图表
6、类型为柱形图，单击“下一步”。 3.进入图表向导第二步骤图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。 4.进入图表向导第三步骤图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择)。 5.通常直接单击“下一步”进入图表向导第四 步骤图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开,选择新工作表项，在图表1位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。 6.如果以上各步骤的操作发生错误，可按“上一步”按钮返回重新选择，完成图表向导第4步骤操作后，如没有错误，单击“完成”按钮
7、，就生成了比较数据的柱形图。 (二)、折线图 在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击“确定”按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。 (三)、饼图 同折线图的生成步骤基本一样，只要从“图表类型”对话框中选择“饼图”，单出“确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。 说明:在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。 三.在Excel中对特殊文字进行处理的方法 你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告(其实Excel也能做得
8、很出色)，但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项: 1.自动换行 当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤: (1)选中欲设定自动换行的单元格或范围； (2)选中格式菜单单元格命令； (3)在单元格格式对话框中选中对齐标签； (4)确认自动换行复进框并确定。 2.强行换行 同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时，系统会同
9、时选择自动换行功能)。 3.文字旋转 工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在单元格格式对话框中选择对齐标签，再在方向框中选中所要的格式。 4.文本类型的数字输入 证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输入第一个字符前，键入单引号；二是先键入等号=，并在数字前后加上双引号。请参考以下例子: 键入027，单元格中显示027； 键入=001，单元格申显示001； 键入=3501，单元格中显示3501。(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号)； 键入=930，单元格中显示930； 5.上下标的输入 在单元格内输入如103类的带上标(下标)的字符的
10、步骤: (1)按文本方式输入数字(包括上下标)，如103键入103； (2)用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符，上例中应选定3； (3)选中格式菜单单元格命令，产生单元格格式对话框； (4)在字体标签中选中上标(下标)复选框，再确定。 四.克隆Excel表格数据的方法 (一)、克隆Excel表格 在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点，比如：一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同；一个表格的某一行(列)数据相同；一个表格的某一行(列)数据呈等差(1、3、5、7、9)等特点；这数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。 (二)、克隆Exc
11、el表格数据的方式 数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元内容向右复制；也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最上面的单元内容向下复制；可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。 其克隆方式有四种： 1相同数据的克隆 2有特点数据的克隆 3自定义序列的克隆 4工作表间的克隆 (三)、“克隆”Excel表格数据的操作过程 1相同数据的克隆 首先确定克隆数据的范围；其次打开顶行菜单的编辑项，点击“填充”选择克隆的方向。 2序列数据的克隆 在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数
12、据，其次打开顶行菜单编辑项填充序列；在图2中选择适合目标的选项。 3自定义序列的克隆 Excel已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，比如上级单位下属单位名称，这时需要自定义序列。 自定义序列的操作步骤：首先打开顶行菜单工具项，选项自定义序列在右边的文本框中输入定义的序列。 4工作表间的克隆 如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中，操作步骤如下：首先确定同组工作表，按住“Ctrl”键同时点击其他工作表，这样就建立了同组坐标；其次打开顶行菜单编辑项，填充至同组工作表有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。 五、有效性检查的设置 Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制
13、(例如，只能输入整数、小数或时间等)，并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。以小数(其它数据基本类似)的有效性检查为例，其设置方法是： 1.选中单元格或单元格区域。 2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。 3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。 4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。 5.如果允许数据单
14、元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。 有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。 如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。 六、对输入提示的有效性检查 用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。输入提示的设置方法是： 1.选中需要显示输入提示
15、的单元格或单元格区域。 2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。 3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标题(可选)，再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。 4.完成后，单击“确定”按钮。 此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！”提示框，对用户的操作进行指导。 如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。 七、用“有效性检查”设置出错警告 数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的
