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4、采购计划实施采购采购计划资料存档审核审批指导预测采购成本和费用确定材料设备采购方式预测材料设备的采购数量提供采购材料设备的相关信息分析现有材料设备的库存分析所需材料设备类别汇总材料设备需求信息材料设备采购管理制度库存记录采购计划编修日期审核日期生效日期7.1.3 项目采购合同签订流程流程名称项目采购合同签订流程流程编号所属部门流程图相关制度/文书/表单采购领导小组材料设备部采购专员供应商开始确认产品质量合同谈判签订供货合同资料存档结束谈判前准备草拟采购合同审批签订供应合同预算核对核对询价预算编制询价报告询价提供产品规格和价格清单建立供应商库进行市场价格调查材料设备采购管理制度市场价格调查表供应
5、商档案询价单产品规格和价格清单询价报告采购合同采购谈判方案谈判记录表供货合同档案管理制度编修日期审核日期生效日期7.1.4 材料设备检验工作流程流程名称材料设备检验工作流程流程编号所属部门流程图相关制度/文书/表单材料设备部经理材料设备检验人员项目经理部是否结束进行处理提出处理意见收到材料设备到货信息准备检验工具、测试仪器并了解检验标准是否合格查验材料设备质量合格证明文件分析检验数据提出意见提出意见组织材料入库保管开始利用检验工具、测试仪器对材料设备进行检查填写检验记录单资料存档材料设备采购管理制度材料设备到货通知检验标准材料质量合格证明检验记录单编修日期审核日期生效日期7.2 材料设备管理制
6、度7.2.1 材料设备采购管理制度以下是房地产公司材料设备采购管理制度，供读者参考。材料设备采购管理制度第1章 总则第1条 本制度的编制目的如下。（1）确保采购材料（设备）100%符合相关国家规范及标准。（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。（3）保证公司采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。第2条 本制度适用于公司总部、各分公司以及公司驻各地办事处的采购行为。第3条 各部门的管理职责如下。（1） 材料设备采购领导小组是公司材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。材料设备采购领导小组组长由工程总监兼任，成员包括材料设备部、项目经理部以及财
7、务部等相关部门人员。（2）采购领导小组的主要职责如下。 审定公司总部以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。 审定公司总部材料设备采购年度计划。 决定重大材料设备采购项目的采购方式。 决定材料设备采购招标方案和供应商选择方案。 审定重大材料设备采购项目验收方案。 组织协调公司大宗材料设备采购活动，实现信息共享、降低采购成本。 决定采购工作中的重大事项。（3）材料设备部负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。第2章 采购范围和采购方式第4条 公司所购的材料设备如下表所示。材料设备采购种类表材料设备种类具体内容主材水泥、钢筋、木材、预拌混凝土装饰材料饰面砖、饰面板、不锈钢制品
8、、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料水电安装材料消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备大型施工设备塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、6立方米以上空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机一般施工设备混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机组第5条 公司材料设备的采购主要实行三种采购方式，具体如下。1招标采购方式实施采购招标的项目需按照国家有关规定和“公司采购国产设备招标规程”、“公司采购进口设备招标规程”、“设备及建设工程项目招标监督规定”等相关文件执行。招标采购方式适用于以下情况。（1）依据国家相关法律、法规、政策和公司管理规章制
9、度，必须采取招标方式进行采购的。（2）根据公司采购委员会的决定，需要采取招标方式进行采购的。2比质议价方式对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。3独家采购方式只能从某一特定供应商采购，并且无其他合适替代物资。第3章 采购计划的编制和审批第6条 大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备的采购流程如下。（1）项目经理部根据工程需要，初步核算所需材料设备后编制使用计划，填写“材料设备使用计划表”报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，领导小组审批通过后，材料设备部编制采购计划单，计划单一式三份，一份交项目经理部，一份留材料设备部（用于市场
10、调查和评审供方），一份交财务部（用于财务预算）。（2）根据公司规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程详见“公司招标采购工作管理办法”。（3）项目经理部根据工程进度要求，提前五天填写“材料设备采购计划表”交材料设备部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。“材料设备采购计划表”一式三份，项目经理部、材料设备部、财务部各留一份。（4）材料设备部根据经审核批准后的“材料设备采购计划表”，对所需采购的材料设备进行市场调查，经过货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程总监审核后提交总经理审批。材料设备部派出材料员根据已批准合同填写“支票使用申请表”，到财务部办理相关领用
11、手续，严格按合同条约完成采购过程。第7条 小宗和一般性建材以及价值在1000元以下的工具、设备和低值易耗零部件的采购流程如下。（1）项目经理部提前510天填写“材料设备采购计划表”交材料设备部审核，然后交工程副总审核、总经理审批。（2）审核审批通过后，材料设备部采购专员办理请款手续，在货比三家后进行采购。第8条 产品和机电设备抢修的材料或零部件的采购流程如下。（1）项目经理部主管人员提出购物申请清单，经项目经理部经理和材料设备部采购主管审核后，交由材料设备部经理和工程总监审核、审批，然后由材料设备部采购专员采购。（2）价值在 元以下的采购可以不经工程副总审批，由材料设备部经理签字即可。贵重、关
12、键或涉及安全性能的材料、零部件的选购必须由项目经理部经理或材料设备部经理审核。第9条 所有购进材料设备必须凭进料单、发票以及采购专员、仓库管理员、验收员和总经理的签字才能报销。第4章 采购合同管理第10条 材料设备部代表公司同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实工作。第11条 根据采购方式的不同，应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。第12条 采购主管负责所购材料设备的招投标管理工作，按公司“招标采购工作管理办法”及投标结果与供货厂商签订采购合同并报请审批。第5章 材料设备的验收第13条 在签订合同之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书
13、、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。第14条 公司采购专员、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及保修期结束。第15条 验收项目具体如下。（1）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。（2）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。（5）材料（设备）的配件及辅材等是否齐全、正确。（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。（7）材料（设备）的供货时间是否符合合同及供货时间计划要求。如因供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导，并按采购合同规定处理。（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员进行现场跟踪监督。（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。第16条 材料（设备）的检查、验收频率必须达到100%，由材料设备部采购主管验收合格后方可支付材
