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1、编号：YQ-PG-01页码：第2页共5页版本：A/0生效日期：2006.9.30 文件控制程序 1 目的1.1将本企业文件和资料进行控制和管理（包括和质量有关的外来文件）,确保在质量体系使用场所的文件和资料正确、有效、适用、充分。1.2确保质量活动顺利地开展与实施。2 适用范围本程序适用于组织内质量体系相关文件和资料的控制,其它文件的管理可参照该程序执行。3 职责3.1 质量负责人负责组织体系文件的建立、统筹、格式编号规范、评定，并将结果上报厂长批准。3.2 体系文件的编制、审批职责见5.3.13.3 办公室负责文件和资料的统筹管理以及文件的发放、换版、存档等工作，确保发放文件的有效性。3.4
2、 各使用文件部门正确使用文件及妥善保管文件。4 定义4.1 受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进行控制的文件，其封面或电子文档库有红色“受控文件”标识，文件更改后对应原文件应当收回或更新，作销毁处理或加盖“作废”标识，改作“参考”文件。4.2 非受控文件：非受控文件不作为组织质量活动使用时,该类文件其封面或页面上无“受控”印章标识，文件更改不必通知文件持有者。4.3 外来文件：指来源于组织之外的与组织质量活动有关的文件。（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）.4.4 作业指导文件：规程、流程、要求、说明、规范、指南等。4.5 管理文件：制度、岗位职责书等5.作业
3、程序5.1 文件的分类：文件与资料分如下几类：5.1.1 质量手册 第一级文件（QM）5.1.2 程序文件 第二级文件（PG）5.1.3 作业指导文件 、管理文件 第三级文件（WK、MD）5.1.4 质量记录 第四级文件（RD）5.1.5 外来文件5.2文件编号：a、质量手册YQQM质量手册企业简称 如： YQ-QM 表示 企业质量手册b、程序文件的编号：YQPGXX 序号（01、02）程序文件企业简称 如：YQ-PG-02 表示企业第2份程序文件。c、作业指导文件编号： XXXX XX XX产品代码 文件序号（01、02）部门代码ZUOYEZHIDAOWENJIANUOYEZHIDAOWEN
4、JIAN指导文件分类（管理：MD、作业指导类：WK）如：WK-02-01-FS 表示生产部作业指导类第1份文件，落地扇使用d、外来文件各部门接收人员确认为受控文件时，交由办公室统一管理,已有编号可沿用原有编号，无编号可根据如下规则编号之后登记管理：YQWLXX登记序号外来文件企业简称如：YQ-WL-07 表示企业第7份自编号外来文件。e、记录的编号：RDXXXX 序号（01、02）部门代码 记录 如：RD-01-02 表示办公室使用的第2份记录表格。附：部门代码 办公室： 01；生产部：02；品管部：03供销部：04；仓库：05 5.3文件和资料的编制、审核和批准5.3.1 质量负责人统筹体系
5、文件的编写工作；文件要确保清晰，编号易于查寻和识别，文件的状态易于识别。文件类型编制审核批准质量手册质量负责人 厂长厂长 程序文件质量负责人 厂长厂长 作业指导文件 各部门 部门负责人部门负责人 其它质量活动相关文件责任人公司相关文件规定资格人员5.3.2 受控文件批准后，由办公室填写受控文件一览表，文件增加或作废时要随时更新。5.4文件和资料的发放5.4.1受控文件的发放由办公室统一发放。文件编写人根据文件实际需要提供文件需求人员或部门清单（口头、书面都可以，仅供文控人员分发参考），由办公室正式填写文件发放与回收记录表，厂长批准后按清单进行登记发放，每份文件上应盖“受控文件”红色印章，质量手
6、册和程序文件填写分发号以便识别和回收。5.4.2 文件领用人在文件发放与回收记录上签名领取相应分发号的文件。5.4.3 如文件使用人的文件不清晰、破损，另有需求或丢失，需要到办公室办理手续申请换发和补发，不可私自复印。办公室同时收回破损文件作销毁处理。5.5 文件和资料的外借、外发5.5.1 受控文件严禁复制外借、外发，特殊需要时需由质量负责人同意，盖上“参考文件”印章作为非受控文件办理相关手续进行代领发出。因委外加工需外借、外发时,由经手人在文件发放与回收记录上备注外借或外发单位,经手人负责文件的收回和文件的更新跟踪.5.6文件和资料的更改5.6.1质量手册、程序文件由质量负责人组织更改，填
7、写文件更改/留用申请单，经厂长批准后更改。5.6.2 管理文件、作业文件由各部门组织修改，提出修改部门填写文件更改/留用申请单经部门负责人批准后交办公室，办公室做好回收、更改、发放工作。 5.6.3 办公室根据申请单的内容简略情况,可以直接在文件上用不易擦去的笔更改，将要更改的内容圈起，在旁边写上正确的内容,由更改人核对后进行多份文件的修改发放.5.6.4 更改内容复杂、较多时可采用换页方法，办公室根据更改人要求重新打印文件页,由更改人校对后进行换页发放。5.6.5 办公室进行修改发放时在修改一览表中登记文件修订情况，注明文件对应更改单号.5.6.6 一般情况下，文件更改次数较多或出现较大改动
8、时进行换版。5.6.7 所有换版受控文件需重新审批后交由办公室按受控文件要求发放.5.7 文件的保存、作废、销毁5.7.1 与质量体系相关的文件，办公室都需要留存一份，统一归档存放在干燥、安全的地方。5.7.2 如文件不适合组织运作,需要作废时,申请人填写文件更改/留用申请单,写明作废原因及销毁或保留需求,审批后交办公室,办公室做好文件回收、销毁工作，需保留的作废文件做“作废”标识保存。5.7.3办公室在文件修改或换版后将文件收回并销毁,必要时留一份存档,做好标识.5.7.4 部门需要旧版文件作为参考时,办公室重新复印封面,加盖参考印章发放并在文件回收记录中说明.5.7.5 失效或过时的文件，
9、如经发现立即由办公室收回处理。处理方式：重新标识或销毁.5.7.6 外来文件，由文件接收部门确认,确认为和质量体系有关的文件时，已有编号的按原来编号登记，未编号的文管按要求编号，外来文件登记入外来文件一览表按受控文件要求分发，做好接收、借阅登记，各部门需跟踪所用行业标准或相关法律法规的更新。5.8 其他媒体的文件管理，适用上述条款，做好审批、标识、登记、修改、保存等事项。5.9各部门负责人应定期全面检查本部门使用各类文件的有效性，应做到分类明确，查阅方便，发现问题及时处理。5.10 质量计划、项目书类的文件由项目负责部门按照项目策划要求进行控制。6.相关文件：5.1质量手册 YQ-QM 5.2 质量记录控制程序 YQ-PG-027.附表记录名称 保存科室 保存年限受控文件一览表 办公室 长期保存文件更改/留用申请单 办公室 三年文件发放与回收记录表 办公室 长期保存外来文件一览表 办公室 长期保存编制： 审批：
