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1、办公自动化83754办公自动化管理课程资料办公自动化发展的必然性传统的办公方式成本高、效率低 ：七十年代以来，由于科技与经济发展迅速，社会信息量猛增，经营管理决策所需的信息也越来越大，办公人员增加了，但办公室生产率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度。 积极应对信息化的国际环境 ： 改革开放的政策，使我们面临一个信息化的国际环境，在当今信息量剧增，信息加工深度不断提高的情况下，只有借助于强有力的信息处理工具，实行办公自动化，才能进行正常的国际交流。无纸贸易(Electronic Data Interchange无纸贸易或电子数据交换，简称EDI)适应办公管理人员智力结构的变化 ：近几年来，
2、我国办公人员的智力结构发生了很大的变化，平均知识水平有了大幅度提高，办公自动化是各级办公人员充分发挥管理才能和开拓能力的技术基础。办公自动化的概念应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。办公自动化是跨学科的综合技术。办公自动化系统是一个人机信息系统。办公自动化的目标是降低办公人员劳动强度，提高办公质量和办公效率，提高决策的科学性和准确性，为长远的经济建设战略任务服务。办公自动化包括语音、数据、图象和文字等信息的一体化处理。办公效率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度的原因
3、可归结为以下几点：1办公事务繁多，决策迟缓 2公务的复杂性增加，信息传递交流时间长3信息量大，数据处理的时间长 传统的办公系统由办公人员、组织机构、办公制度、办公业务、办公设备和办公环境六大主要因素构成。办公自动化的支撑技术计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是办公自动化的主要支撑技术。计算机技术：办公自动化系统数据的采集、存储和处理都依赖于计算机技术。通信技术：通信系统是办公自动化系统的神经系统。它完成信息的传递任务，缩短了人们之间的空间距离，克服了时空的障碍。系统科学：系统科学为办公自动化系统提供各种与决策有关的理论方法，为建立各类决策模型提供方法和手段，完成定量结构分析、预测未来、政
4、策评价等。行为科学：行为科学是现代管理心理学中的代表。在办公自动化系统设计中要研究和借鉴行为科学关于组织结构、组织设计、组织变革和发展中的理论与方法。以保证办公系统中人们团结致，进行创造性的劳动。办公自动化的层次结构事务型办公系统：完成基本的办公事务处理和机关行政事务处理活动。管理型办公系统：它具有事务型办公系统的功能，且支持管理控制活动的信息系统，支持设计、生产的CADCAECAMCAT系统，彼此互为有机结合的办公系统。CAD(Computer aided Design计算机辅助设计)CAE(Computer aided Education计算机辅助教育)CAM(Computer aided
5、 Manufacturing计算机辅助制造)CAT(Control And Test控制和测试)决策型办公系统(即综合型办公系统)：在管理型办公系统基础上扩充以各种专家系统为基础的决策或辅助决策而组成的办公系统。事务型和管理型办公系统是以数据库为基础的。决策型办公系统除需要数据库外，还要有其领域的专家系统办公自动化系统的功能我国办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备(计算机、网络、现代办公设备)结合起来构成的人机信息处理系统，信息是被加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者收发文管理：主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等
6、工作流的全过程处理。外出人员管理：主要是通过电子公告板方式实现对外出人员进行登记管理会议管理：在OA方式可实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输。并可通过浏览器安排、管理会议。领导活动安排：主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。论坛管理：主要负责对这些信息的管理，比如信息分类、更新等等。个人用户工作台：用于对本人各项工作进行统一管理，例如安排日程，查看处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。电子邮件：电子邮件系统可完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。远程办公：每个工作人员都不能保证一直在办公室中工作。当远离办公室或出差时，可通过电
7、话线、DDN专线等连接的远程计算机，完成所有的有关办公的功能。档案管理：办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。把员工资料与考勤制度、工资管理事管理相结合，有效提高工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。综合信息：提供单位职工电话号码查询，增进职工与单位和外界的沟通，提供国内外相关法律、法规查询，并提供相关咨询服务。简报期刊：提供国内外主要报刊杂志的查询和特定信息检索。提供信息查询、统计、分析功能，协助领导决策管理。 8. 事务型办公自动化系统的组成硬件和软件设备 : 硬件以微机为主，应用软件以独立支持它的各种基本功能的软件为主，如文字处理软件、电子报表软件、小型关系数据库软件等。
8、办公用基本设备: 支持事务处理的办公用基本设备包括电子打字机、轻印刷系统(包括制版机、胶印机)、复印机、缩微设备、邮件处理设备和会议用各种录音、投影设备。通信: 事务型中的单机系统，不具备计算机通信功能，它主要靠入工信息方式及邮电通信方式中的电话通信完成其信息的传输。多机系统可采用局域网、远程网或通信网，以选用微机实现计算机通信最为普遍。数据库: 包括小型办公事务处理数据库、小型文件库、基础数据库。9. 管理型办公自动化系统的组成（1）计算机类设备(2)办公用基本设备 （3）通信(4)数据库10. 决策型办公自动化系统的组成计算机设备和软件:这层的计算机设备、办公应用软件和管理型办公系统相同，
9、只不过这些设备一般是在综合通信网相综合业务服务网的支持下工作的。数据库: 在事务型、管理型办公自动化系统的数据库基础上，加入大型知识库。大型知识库包括模型库、方法库和综合数据库。11. 引用单元格地址 直接输入单元格地址，用鼠标选择单元格。相对单元格地址引用：=E5*6，=E5+F5绝对单元格地址引用：=$E$5*6，=$E$5+$F$5混合单元格地址引用：=E$5*6，=$E5*6区域地址引用:=SUM(A2:A10)，=SUM(A2:B10,C2:C10)12图象的几种格式图象的格式就是指图象的存储格式，其中主要有：PSD格式：PSD格式是PS中专用的文件格式，也是惟一可以存储所有PS特有
10、的文件信息以及色彩模式等。BMP格式：BMP格式是微软公司WINDOWS的图象格式，这种文件格式保真度高，可以轻松地处理24位颜色图象。JPEG格式：JPEG格式是一种高效的压缩图象文件格式，也是有损的压缩，所以JPEG格式不适合印刷，但它的兼容性很大，而且跨平台性好，所以应用范围也是很广的。GIF格式：GIF格式多用于网络方面，支持256种阴影彩色和灰度图象，支持多平台，文件容量不大，很适合网络的传输，常见的GIF图象是以动画文件出现的。EPS格式：该格式是ADOBE公司开发，是一种应用非常广泛的POSTSCRIPT格式，常用于绘图或排版。PDF格式：ADOBE公司开发的图象文件格式，支持文
11、本格式，常用语于排版印刷，制作教程等方面。13声音素材三要素釆样频率：每秒抽取声波振幅次数量化精度：二进制位数，所釆样本的幅度电压值通道数：产生的声波数据数单通道：双通道立体声：环绕立体声：附：计算题：存储容量（字节）=采样频率*采样精度/8*声道数*时间14计算机网络的概念及网络分类计算机网络是现代通信技术与计算机技术相结合的产物。所谓计算机网络，就是把分布在不同地理区域的具有独立功能的计算机与专门的外部设备用通信线路和通信装置连接起来,再配合网络操作系统形成一个规模大、功能强的网络系统，从而使众多的计算机可以方便地互相传递信息，共享硬件、软件、数据信息等资源。计算机网络通常是按照规模大小和
12、延伸范围来分类的，常见的划分为：局域网(LAN)，市域网(MANs)，广域网(WAN)。Internet可以视为世界上最大的广域网。15计算机网络的功能资源共享：可以共享的资源主要是指网络中的计算机的软件、硬件及数据和一些可以共享的外部设备，网络中的用户可以部分或全部地使用这些资源。对分散对象的实时集中控制和管理：典型的有企事业单位、学校的办公自动化的管理信息系统（MIS）、商业信息管理系统，银行信息管理系统，以及国家、部委宏观经济决策系统。信息交换：信息交换功能是计算机网络的最基本功能。主要完成网络中各个结点之间的通信。 分布式处理：分布式处理就是将若干台计算机通过网络连接起来，将一个程序分
13、散到这几台计算机上去同时运行.16计算机网络拓朴结构计算机网络结构：按照网络的拓扑结构来划分，可以分为环形网、星形网、总线型网等；按照通信 传输的介质来划分，可以分为双绞线网、同轴电缆网、光纤网和无线电磁波网等。17TCP/IP协议和IP地址TCP/IP是Transmission Control Protocol/Internet Protocol的缩写，TCP/IP即传输控制与网际协议，这是INTERNET得以存在的理论基础。TCP/IP共包括100多种具体协议，如支持E-mail功能的SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)和POP(Post Office P
14、rotocol)、支持FTP功能的FTP(File Transfer Protocol)、支持NetNews功能的NNTP(Network News Transport Protocol)、支持WWW功能的HTTP(Hypertext Transport Protocol)等等。中国现有四大网络与Internet相连，它们是计算机公用网ChinaNet（电信），科技网CSTNet（中科院），教育科研网CerNet（教育部）和金桥网ChinaGBNet（金税、金关、金卫、金盾），只要选连其中之一，就可以与Internet相通。IP地址由两部分组成：第一部分是网络地址，说明主机属于哪个网络；第二部
15、分是网络内部的主机地址，说明是网络中的哪一台主机，TCP/IP协议规定，每个IP地址长32比特，分为4个字节，每个字节对应一个0255的十进制整数，数之间用点分开，称为“点分十进制表示法”。18域名系统当我们知道了一台主机的IP地址，就可以通过网络访问该台计算机。但IP地址不容易记忆，为实际的使用带来了困难。为此，Internet引入域名系统的概念。域名系统的核心是通过一个有意义或者容易记忆的名字代表难于记忆的IP地址，这个名字我们称为域名DN 。 DN与IP一般有一一对应关系域名是IP地址的一种容易记忆的表示形式，真正在网络上传输数据仍然是使用IP地址，这样在我们输入域名后，网络系统要完成域
16、名和IP地址的转换。19ADSL宽带接入三网合一：电话线 电视信号线 网线20什么是光圈、快门、景深？影响景深的因素有哪些？光圈：光圈是装在镜头里可供调节光孔大小的金属薄片组成的曝光控制装置。一般分为1，1.4，2，2.8，4.5，5.6，8，11，16，22等若干等级。快门：快门是从时间上控制进光量的装置。通过调节快门开启的时间长短来控制胶片的曝光时间。一般标为1，2，4，8，15，30，60，125，250，500以及B等。 景深：被摄物体前后能形成清晰影像的一段距离称为景深。决定景深的因素有三个：光圈：光圈大(即数字小)景深短，光圈小景深长；焦距：镜头焦距越长，则景深越短，反之则景深越长；
