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1、采购合同管理制度一、 目的通过加强采购合同的系统化管理，使其管理程序化、规范化、科学化，从而达到降低经营风险，减少失误，有效维护公司的合法权益，提高公司信誉和经济效益的目的。二、 意义1. 提高全员的法律意识，通过合同维护公司的形象和利益。2. 提升全员风险把控能力，使风险意识深入骨髓。3.更深层次的完善采购合同管理，向标准化管理迈进。三、 效果1. 合同的编制、签订、执行、修改、存档等工作流程化、标准化、规范化。2. 杜绝未经批准便执行合同的行为发生。3. 杜绝未按合同执行或随意更改合同的行为。4. 充分发挥合同法律效力，使公司效益最大化。四、 原则1. 平等原则。合同当事人的法律地位平等。
2、不论是自然人还是法人、其他组织；不论其所有制性质和经济实力；不论其有无上下级关系，他们在合同中的法律地位是平等的。一方不得把自己的意志强加给另一方，实施不公平竞争和不平等交换；不得利用公共权利搞非法垄断，签订“霸王合同”；不得利用自己的经济实力强迫他人接受不平等条款。2.自愿原则。当事人有权根据自己的意志和利益，自愿决定是否签订合同，与谁签合同，签订什么样的合同；自愿协商确定合同的内容，协商补充变更合同的内容；自愿协商解除合同；自愿协商确定违约责任，选择争议解决方式。任何单位和个人不得非法干预当事人的合同行为。 3.公平原则合同当事人应当遵循公平原则确定各方的权利义务。无论是签订合同还是变更合
3、同，都要公平合理地确定各方的权利义务。除少数无偿合同外，当事人一方不能只享有权利不承担义务。4.诚实信用原则当事人行使权利、履行义务应当遵循诚实信用原则。不得隐瞒真实情况，用欺诈手段骗订合同；不得擅自撕毁合同，要忠实地履行合同的义务；不得搞合同欺诈。5. 守法原则当事人订立、履行合同，应当遵守法律、行政法规，遵守社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害国家和社会公共利益。五、适用范围本办法适用于xxxxxx股份有限公司及其控股子公司所涉及的所有合同的管理。六、相关定义合同：是平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的意思表示一致的协议，是反映交易的法律形式。采购合同：采购合
4、同是指经过供需双方谈判协商后一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。合同档案：指公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料。七、实施细则（一）合同内容1公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。2.采购合同的编写程序。（1）采购部选择符合公司要求的供应商，与其进行谈判，就产品数量、价格、质量、交付方式、交付期限、违约责任等与供应商初步达成一致。（2）拟定合同并审核。合同初稿可以由采购部根据谈判结果拟定或者供应商提
5、供版本，经法务部审核、修改通过后确定。（3）采购合同必须包括以下几方面的内容：a.合同编号。b.合同签订双方的名称、地址和联系方式。c.采购物品的名称、规格型号、数量、单价、总价。d.采购物品的品质和技术要求。e.采购物品的履约方式、期限、交货地点及交付风险转移。f.采购物品的验收标准和方式，产品质量纠纷的解决。g.付款方式和期限。h.违约责任和解决争议的方法。i.合同涉及的条款。（4）采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。（5）经审批定版的合同，不得随意更改，若需更改，经有权批准人同意并审核通过后，方可执行。（6）采购合同中仅授权代表人和签订时间可预留手动填写内容（其它地方不
6、允许手动填写），且填写之后所有合同条款不得手动涂改。（二）合同签字审批（1）燃料采购合同由燃料部副总审批，办公劳保用品由综合部副总审批，核心精密仪器和大宗采购由总经理审批。 （2）合同必须由双方法人代表或授权代表人签字。（三）合同执行与控制1.合同经双方签字、盖章确认后具有法律效应，原则上未经双方签字、盖章的合同，不予执行。2.各相关部门应及时跟踪合同执行进度，保证如约完成。对于供应商需要按照样品、配方或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度计划，采购部根据进度计划与供应商进行沟通，保证如约完成。3.对于不能按合同约定履行的，本着协商解决为第
7、一的原则进行处理，协商无果的，应通过法律渠道维护公司权益。（四）合同的变更、解除1.在合同执行过程中，因其中一方原因造成无法按照约定数量执行合同的，经双方协商一致，可签订补充协议重新确定数量。2.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货的，采购部经过核实及评估，可签订延期协议。3.有下列情形之一者，双方可协商终止合同：(1)因不可抗力导致合同无法继续执行，双方协商一致终止合同。(2)因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，双方协商一致终止合同。(3)发生符合合同条款中合约解除的事项。(五)合同纠纷处理处理合同纠纷的原则是：以友好协商为主，做到有理、有利、有节；以法律法规为准绳，以合
8、同约定为依据，保障我方合法权益。1.当合同履约出现纠纷时，优先选择与供应商协商解决。能达成一致意见的，应签订书面协议。2.经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，采购部及时与法务部沟通，由法务部总体负责合同纠纷解决。3.合同纠纷处理或执行完毕的，应及时将所有资料汇总、归档，以备查考。（六）合同档案管理1. 合同档案的建立采购合同档案管理由综合部、燃料部分别管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。2.合同文档管理（1）为便于合同查找，应在合同上标注内部编号。内部编号规则：产品名称简称-（年份+序号）。需方简称取：前两个字的首拼大写。（2）纸质版合同以月为单位进行整理入档，每月第1
9、0个工作日前采购员需将上月合同（必须是双方签字盖章的）及相关文件交由合同管理员整理入档。同时发送合同台帐。 合同台帐中合同内部编号需与纸质版合同内部编号保持一致，以便于文档的查询、审核。（3）合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 （4）合同文档的借阅合同管理员要做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。允许其在采购部办公室内查阅。确因工作需要须借出查阅合同文本，必须填写“合同借阅登记表”经相关负责人批准后，以复印件带出，合同原件无特殊情况不能外借。相关负责人要督促借阅人员按期归还合同。借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。二一六年十月十四日附件一：合同审批表申请单位申请日期对方单位交货日期申请数量申请价格付款方式申请人使用量申请原因：附件二：合同借阅登记表合同内部编号合同名称借阅事由借出时间拟归还时间领导审批借阅人签名实际归还时间
