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1、（台湾）日月光半导体推动知识管理案例（三）第三篇、知识管理制度的建立：日月光知识管理制度设计一、如何设定日月光技术部门所需要的知识文件呢？ 可以参考公司每年由高阶主管在十月份完成的策略方针。各部门在同时订出各专业技能项目时，此时会指定文件撰写的工程师。其频率约平均每位知识工作者每季需完成一份专业教材与两份个案文件。二、重要知识文件标准化 由工作盘点得到的应用性最高，对客户价值最高及对制程管理最实用的文件予以标准化。日月光工程处挑选了三种文件，依序为异常管理报告、项目结案报告及在职训练教材文件。其内容及用途为：异常管理报告：当制程产生异常时工程师所需要撰写的报告，异常的定义为该品质的水准低于产品
2、平均品质值的3倍标准差，其管理内容为：异常问题的描述、暂时管制措施、原因分析、改善行动等。文件重点在于找出问题的真因并加以防范下次的再发。项目结案报告：每当一项目结束后，该项目过程所产出的知识必需要有效地管理并传承下去，此时会要求项目负责人提出项目结案报告，经处长级主管审核后方可以结案。项目结案报告的内容有八项依序为：主题选定、选定理由、现况把握、要因分析及方策拟定、评估与执行、效果确认、标准化及残留问题。项目管理报告是制程传承know how的重要文件。在职训练教材：为工程师在专业领域需要学习的专业知识，无法由外部提供或购买所得，需由公司内部人员逐项建立。标准教材内容需包含课程目的、课程大纲
3、、基础内容、进阶内容及实务作业。lOcALhOST日月光共分四大站，每一站至少需完成150份专业教材，完整为600份教材。三、知识管理制度设计 在每个阶段的进行当中，是需要高阶主管的支持以及推动知识管理单位不断地促动组织学习的气氛，但促动之后也需要管理机制的支持，故知识管理制度的设计朝向三方面：知识再利用的要求。文件产出后若没有人会再度利用该文件，则仅是浪费资源而已，故日常管理制度会要求员工发生异常或新开出项目时应先参考之前的项目。若是异常案件再发时，会有责任的问题。当异常发生时，会在厂内的知识分享会议上当做个案研讨。一件异常案件发生时，若未有此案件的分类，是为经理人设计文件分类不够详实的责任
4、；过去有类似的案件，但工程师未曾阅读，则属于主任纪律要求的责任；过去有类似的案件，工程师有阅读，但仍然发生，则属于工程师的责任。在训练制度上则要求在认证前需要阅读相关的文件，阅读完毕时需对该文件给分及该文件优缺点的建议，此视为文件的阅读记录。工程师平均每季要完成十份文件的阅读，在取得当季的认证前，需要对其中一份文件加以更新版本或新增一个案分析。文件的去芜存菁由此与日常管理制度连结在一起。激励制度及考核制度的设计：每个月定期公告文件产出及文件品质排行榜，当月最优者前十名则由高阶主管在主管月会上颁发纪念品以示嘉奖。另外尚有绩效考核的设计，文件产出在考绩比重依职务的不同占比重约10%15%。四、文件
5、如何有效地去芜存菁促动方式。每月定期公告知识文件的排名，每季提报最优前三名由高阶主管颁发奖金并公告全公司以示嘉奖。由阅读者给分方式。在公司日常管理及训练制度会要求使用者阅读相关的文件，才能取得认证或晋升的资格；在阅读文件完毕，文件阅读者给文件的分数及建议视为一种阅读记录。在日常管理制度及训练制度会要求取得认证或晋升人员在其当季学习的知识里头挑选一主题，对此文件作有系统地强化，文件因知识管理与此制度的结合而强化。第四篇、知识管理信息系统：日月光如何导入知识管理信息系统知识管理信息系统导入并不是一蹴可几的事，而是要逐步地导入，依日月光公司导入的过程分成九大步骤：一、取得重要干部的支持及共识，在这个
6、阶段仅要让这些关键人员知道知识管理是很重要就已足够。但在这一步骤花费的时间会是最长的，日月光公司本身的经验约蕴酿半年才有共识。二、确保文件已标准化及知识管理制度完善。若是这两者不成立，知识管理是不可能会成功的。在知识管理制度的设计，特别是文件的分类一定要非常地完善，通常是以该公司的主要流程为主，而非以产品为主，因为主要流程是固定的，很少再扩增，而产品则会不断地新增。在信息系统里，分类要很清楚或很快地让使用者可以找得到，最好使用共同的标准分类。三、确认使用者的需求功能及知识管理系统应该具备的功能。在此阶段，系统分析师与知识管理中心人员共同将知识管理系统的规格书完成。完成规格书时，需要各单位主管进
7、行会签，以确保知识管理信息系统是符合各单位要求的。四、信息系统初步完成后需召集使用者种子人员来学习信息系统，学习过程中重视实作，若是在教学过程中，将其拍成影像文件或录制动画，可以日后放在网络上供新人学习。学习后要求在一周内要有实际的文件上载、签核及系统使用记录。种子人员回去之后再教其它人员如何上载、搜寻及修订文件。五、信息系统试用期时间约三周，要求日后每一个可能的使用者尽量试着去使用整个系统，每周公布各使用者之系统使用情形；一直未上线的使用者需告知其直属主管并由系统推广人员个别辅导之。六、开放使用知识管理信息系统。知识管理信息系统启动后并非全部数据库或功能均开放，而是先开启最常用及最重要的数据
8、库及功能，日月光系统推广经验是开放文件数据库顺序依序为：异常管理报告数据库、在职训练教材、项目结案报告。之所以由异常管理报告开始是因为此类文件属于日常管理之应用文件，只要制程发生重大异常，皆需要由工程师完成此报告。七、启动提醒信函功能，提醒应上载但未上载的文件。由于在文件的产出日期均有明确的定义，特别是在教材，要求工程师每季产出一份教材，故会在应上载文件日期之前一个月、前两周、前一周及最后连续三天发给提醒的电子信函。八、公告文件数量及品质排行榜。数据库开放后，使用者不一定会去看每一份文件并给予评分，于是知识管理中心要如何让使用者上网页并给文件投票就变得相当重要。初始设计为，上网给分的人员每第一百位赠送无线鼠标以鼓励之，经过一个月后同时配合管理制度的连结。在训练制度要求使用者每一季需认证一次，而认证要有相关文件的阅读，使用者给文件的分数及建议就是充当阅读记录的依据。九、修正知识管理信息系统。待半年后再召集使用者之主要关键人员讨论该系统的适用性、方便性及功能的扩增，但是也需要高阶主管及重要干部的看法，可以分开开两次会，再将修订方正及结论在知识管理信息系统修正会议上讨论之。
