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1、第二部分 秘书实务技能第一章 会议管理考试题型示例一（一）单项项选择题题示例小型会场内内座位安安排，常常以离会会议主持持人或主主席位置置近的座座位为上上座，而而会议的的主持人人或会议议主席的的位置应应置于DDA、接近入入口处、正正对门 B、远远离入口口处、背背对门C、接近入入口处、背背对门 D、远远离入口口处、正正对门（二）多项项选择题题示例1、要保证证会议在在安静的的环境中中顺利进进行就需需要考虑虑以下哪哪些因素素ADA、会议拥拥有隔音音设施 B、谢谢绝访客客参观C、关闭场场内的手手机、呼呼机 D、调调整会场场扩音器器的音量量2、提交会会议讨论论的文件件如涉及及有关单单位和部部门事先先要AB
2、BA、进行会会商 B、广广泛征求求意见 C、由各部部门分别别提出意意见 D、由由牵头部部门提出出主要意意见（三）案例例分析题题示例录像时间：某日日上午地点：公司司经理办办公室人物：宏远公司总总经理助助理高叶叶宏远公司王王总经理理美国朗格公公司总经经理杰克克生产部吴经经理公关部马经经理保卫处朱主主任电视台刘记记者保安员小郑郑物品：会议议室、电电话等情景一（某某日，总总经理办办公室旁旁的高助助理办公公室）（旁白）：宏远公公司是一一家从事事化工产产品生产产和销售售的大型型集团公公司。现现在正在在和美国国朗格公公司洽谈谈一项几几千万美美元的合合作项目目。（桌桌上电话话铃响）高秘书（着着休闲装装，办公公
3、桌不整整洁，文文件归类类不清楚楚）拿起起电话：“喂！您您好，这这里是宏宏远公司司。啊王总总啊我是小小高嗯哈没问问题您放心心好了再见见。（高高放下电电话，又又给钟秘秘书打电电话）”高：（看了了一下手手表）钟钟秘书，我我是高助助理，现现在是99：300，请通通知吴经经理、马马经理、朱朱主任在在10：00到到1号会会议定开开个碰头头会。钟秘书：好好的，我我马上通通知。情景二：（99：500高助理理提前达达到会议议室，检检查会议议设备，发发现多媒媒体有问问题，用用手机呼呼钟秘书书：“钟秘书书，1号号会议室室的多媒媒体有问问题，请请你通知知行政部部的有关关技术人人员马上上过来检检查一下下。”当技术术人员
4、检检查之时时，与会会人员陆陆续到齐齐。100：200会议开开始）高：今天会会议的内内容是这这样的，我我们集团团公司和和美国朗朗格公司司正在谈谈判的合合作项目目已经进进入了关关键阶段段。这是是我公司司的美国国朗格公公司已有有的一些些合作项项目和合合作情况况（用多多媒体演演示公司司与美国国公司已已有的一一些合作作项目和和情况）。下下周一，王王总就要要陪同朗朗格公司司亚太地地区总裁裁杰克先先生来我我公司考考察。王王总委托托我牵头头与各位位一起用用一周的的时间筹筹备一个个小弄的的展览会会，这个个展览会会一定要要能展现现出我们们集团在在高新产产品方面面的技术术实用，突突出集团团特点。要要让外商商留下深深
5、刻的印印象，还还要花费费少，各各位谈谈谈高见吧吧。马：我有个个建议，作作为一个个内部的的展览会会，我们们没有必必要在外外面租用用场地。可可是咱们们公司又又没有太太大型的的会场，所所以我想想，在厂厂区内找找一间通通风、采采光都不不错的厂厂房，布布置成展展厅。这这样既节节约开支支，又能能让外商商考察体体验到我我公司实实际的工工作和管管理气氛氛，效果果一定好好。怎么么样？高：好的，大大家看马马经理的的建议如如何？吴吴经理，您您觉得呢呢？吴：不行！那正常常的生产产怎么办办？工人人不用干干活了？这可不不是儿戏戏啊！（马表现出出不屑，就就要往起起站。）高：（用手手按住马马）好！吴经理理重视生生产，体体恤职
6、工工；马经经理呢，开开源节流流，出奇奇制胜，都都是为了了公司。但但这次展展览会牵牵涉到几几千万美美元的合合作投资资项目，这这里面凝凝聚了王王总和我我们公司司上下员员工的一一片心血血，要是是因为咱咱们内部部合作问问题影响响了谈判判，大家家可谁也也担待不不起呀！（吴张张张嘴，欲欲言又止止）朱：那你说说怎么办办吧？高：我觉得得呀，马马经理的的意见还还是比较较有道理理的。王王总经理理也有这这个意思思，只是是担心实实施起来来有一定定的困难难。这样样做可使使外商进进一步了了解我们们集团的的情况。吴吴经理说说的也是是实际的的困难，因因此，我我们布展展就必须须高效率率。咱们们的生产产任务这这么重，要要说停产产
7、，也就就只能一一两天，我我想不如如让职工工休息一一两天，再再挑几个个精明能能干的工工人，协协助朱主主任搞好好保安和和接待工工作，一一定要做做好安全全和保密密工作。吴吴经理、马马经现、朱朱主任，你你们觉得得怎么样样？朱：保证做做得漂漂漂亮亮的的。老吴吴，你放放心，你你派来的的人手，我我一定不不会亏待待他们。高：那您二二位还有有什么意意见？马摇摇头，吴吴想了一一会儿也也摇摇头头。在座座各位点点头表示示同意。高：那就像像往常一一样，马马经理负负责场地地的布置置和宣传传工作。吴吴经理，请请您帮助助一下马马经理，提提供一下下相关的的技术资资料和产产品的样样品。朱朱主任，您您负责接接待外宾宾和保卫卫工作。
8、大大家还有有什么意意见吗？（众人人纷纷说说：“挺好，就就这样吧吧。”）高：好，事事情就这这么定了了，还请请各位精精诚合作作，咱们们赶紧开开始准备备吧。三人起身告告辞，高高起身送送客。高：吴经理理，稍等等，能不不能再麻麻烦您几几分钟？吴：行。（关关门坐回回沙发）高：吴经理理，您别别生气，年年轻人性性子急，特特别是刚刚毕业的的研究生生，血气气方刚，您您也别当当回事。吴：小高啊啊，你是是知道我我的，我我在这个个公司220多年年了，什什么人没没见过，就就没见过过这么自自以为是是的人，他他眼里还还有谁呀呀！高：吴经理理，您先先喝水，马马经理有有时说话话是比较较冲，但但话又说说回来了了，谁都都年轻过过，我
9、刚刚来的时时候，不不也和他他差不多多吗？要要不是您您手把手手教我技技术，教教我做人人，哪有有我的今今天呀。吴：不愧是是经理助助理了，都都会拐弯弯抹角地地做我的的工作了了。高：您是老老同志，对对我们年年轻人还还要多帮帮助，说说得不到到之处，您您也别往往心里去去。咱别别为一点点儿小事事影响了了工作。吴：嘿，我我要不懂懂这点道道理，四四十多岁岁都白活活了。好好了，我我也该回回车间去去了！高：您走好好，多注注意身体体，别把把自己累累着。（吴经理乐乐呵呵地地出门，高高送吴至至电梯口口。）情景三高：王总啊啊路上上还顺利利小钟钟接上您您了我们都都布置好好了两小时时后直接接到会场场？好好好您放放心好了了。（三
10、三负责人人上）。朱：高助理理，您看看这会场场布置得得多好。（高高点头。大大加夸赞赞。）保安忽然跑跑上来。保保安：（慌慌张）朱朱经理，不不知怎么么搞的，厂厂房的的的墙角里里发现了了一窝猫猫。朱：怎么？嘻，不不就是几几只猫吗吗，快把把它们弄弄走。高：（急）这这是怎么么搞的，谁谁负责的的会务？吴：（指马马）不是是归他管管吗？马：（反驳驳）嗳！你讲不不讲道理理啊？会会场是我我布置的的没错，可可这车间间是管你你借的呀呀！要怪怪，也只只能怪你你的车间间平时卫卫生不好好，连猫猫都随随随便便跑跑进来了了。吴：（大怒怒）：这这个时候候你还满满嘴是理理，等王王总回来来，咱们们找他评评评理。高（把吴拉拉住）：别生气
11、气，大家家都是为为了工作作。有事事好好商商量。朱：（对保保安），你你们还不不快把这这些猫都都给处理理掉。（保保安转身身要下场场）高：（叫住住保安）等等等。你你们可以以这样（声声音淡出出）情景四王总经理和和杰克从从车里走走出，高高上前迎迎接。高：王总，您您辛苦了了。王：小高，我我已经看看过昨晚晚电视台台关于我我们公司司收养那那窝小猫猫的报道道，你很很会应变变，安排排得很不不错。高：谢谢王王总，这这都是马马经理、吴吴经理、朱朱主任他他们的功功劳。王：（回头头向杰克克）我来来介绍一一下，这这位是总总经理助助理高小小姐，这这位是我我们的贵贵宾美国国朗格公公司总经经理杰克克先生。高：（握手手）您好好，欢
12、迎迎您的光光临。杰克：很高高兴认识识你，昨昨天晚上上我已经经在电视视里看到到了记者者对你的的采访，你你讲得很很好，我我也非常常喜欢小小猫，我我家里的的猫妈妈妈和你们们收养的的那一只只长得很很像。王：我们公公司已经经决定用用这些小小猫做我我们公司司产品的的形象大大使，来来宣传我我们的企企业形象象。杰克：这太太好了，我我们有这这么多的的共同点点，相信信我们的的合作一一定能够够成功。（众众人掌声声响起。）高：（站在在客人的的外侧，伸伸出右手手，手心心朝上）杰杰克先生生，请随随我这边边走（众众人向展展览会走走去）。参考答案：本题为三级级秘书试试题。1、着装不不规范，不不符合礼礼仪要求求。错2、办公桌桌
13、不整洁洁、干净净，文件件归类不不清楚。错错3、对下属属下达口口头会议议通知时时，时间间、地点点具体准准确。对对4、能提前前达到会会议室检检查准备备情况，并并调试会会议设备备。对5、未能督督促负责责会议室室管理的的秘书提提前做好好会议前前的设备备检查工工作，造造成会议议延时开开始。错错6、能够使使用多媒媒体设备备来辅助助会议的的发言内内容。对对7、能够提提出一些些开放式式的问题题，鼓励励与会者者积极参参与，积积极引导导会议的的议程。对对8、积极消消除会议议交流的的障碍，限限制挑衅衅性的行行为，鼓鼓励和尊尊重不同同的意见见。对9、适时总总结会议议的发言言，引导导与会者者形成会会议的决决议。对对10
14、、能够够明确具具体地给给团队成成员下达达工作任任务，注注意分工工明确，责责任到人人，并注注意反馈馈。对11、注意意做好横横向的沟沟通协调调，选择择有针对对性的沟沟通形式式，如：与马经经理的谈谈话。对对12、在沟沟通时，能能够引导导被协调调者学会会换位思思考。对对13、在沟沟通中，有有“内部客客户”的意识识，关心心尊重老老同事。对对14、注意意送客礼礼仪，能能够将客客人送至至电梯口口。对15、在部部门之间间发生了了摩擦和和冲突后后，能够够做好横横向沟通通，防止止事态扩扩大。对对16、具有有处理突突发性事事件的应应对能力力，懂得得随机应应变，具具有公关关意识和和环保意意识。 对17、握手手礼仪规规
15、范。对对18、引导导客人的的手式正正确，符符合礼仪仪的要求求。对（四）工作作实务题题示例背景说明：你是宏宏远公司司行政秘秘书钟苗苗，下面面是总经经理助理理高叶需需要你完完成的任任务。备忘备至：秘书钟苗自：总经理助理高叶主题：我公司准备召开全国办公用品展销订货会，为了开好这次会议，公司已决定与丽都大酒店签订展销订货会会场的协议。因该协议的内容关系到会议能否成功举办，所以请你就该协议内容应注意的事项提出一些建议，以便于我们在明天和公司有关人员讨论协议文本时作为参考。谢谢。 总经理助理：高叶 2007年3月4日参考答案：本题为四级级秘书试试题。与酒店签订订协议应应注意的的细节：1、确定全全部会议议场地，包包括每个个房间的的名称及及可供使使用的时时间。餐餐桌座位位安排、视
