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1、.*会务活动接待方案为做好*接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。 第一局部 根本情况 一、会议概况、日程一活动主题二活动地点 酒店三活动日期6月29日-7月1日具体安排如下：6月29日陆续入住签到；6月30日7月1日二、领导、嘉宾及参会代表情况一评委及嘉宾负责人：表一 国际竞赛评委及其随行人员序号评委评委简介随行人员情况1234表二 论坛峰会嘉宾及其随行人员序号评委评委简介随行人员情况1助理1人23助理1人45助理1人二集团领导及政府领导负责人：1. 集团领导公司参会领导及其顺行人员，预计3人。2. 政府领导1市级单位参会领导区级参会领导专家学
2、者主办单位领导2嘉宾市级单位参会部门区级单位参会领导参会部门专家学者主办单位领导三参赛团队人员表三 参赛单位及人员序号单位人员人数13人2人3人4人5人目标人数:21人以实际入住为准第二局部 筹备工作一、工作任务自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动完毕后领导、嘉宾离开止，主动热情，细致周到、平安务实，对重要宾客实行全天候、全方位、全过程效劳，树立起开放外向的*公司良好形象。二、接待原那么一全面树立细节决定成败的理念，本着平安、热情、周到、节省、细致、精益求精的原那么，做好领导、嘉宾接待工作。对有关工作认真进展分解、量化，周密部署、细致安排，做到有礼有节，平安舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待效
3、劳工作任务。二让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的效劳就在身边，让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与XX市、区两级政府领导，在*工程上达成共识。三、工作分组(一)接待组：总负责人：1.住宿接待组：组长：组员： 工作职责：明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员；负责检查客房设施设备是否完好；负责在酒店做好迎接来宾效劳；负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门口会提供贵宾；会议完毕后，负责检查房间是否有遗失物品；协助办理退房效劳。2.膳食组：组长：组员工作职责：明确用餐人员数量、用餐地点；负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜，保障用餐平安问题；负责清点餐券数量，
4、并分发餐券；负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求；用餐完毕后，负责检查餐厅是否有遗失物品；3.交通调度组：组长：组员：工作职责：明确开车人员和对应车辆；明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路；负责来宾的机场接送效劳；负责会议期间来宾的用车效劳； 保证行车平安，保证会议期间的交通接待效劳。4.机票预定组 组长： 组员：工作职责：明确嘉宾与评委往返行程；预定嘉宾与评委往返行程机票；二会务组总负责人：1.信息收集组组长：组员：工作职责：负责收集*专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；负责收集*与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和需求。负责收集招采部汇总的信息负责收集营销部汇总的信息负
5、责收集设计部汇总的信息2.会议报到组：组长：组员：工作职责：设置签到处，负责参会人员签到；提示或引导参会人员准确进入会场，由会场控制组安排入座；负责分发会议相关资料、伴手礼等；设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达为信息搜集组提供签到信息。3.会场控制组：组长：组员：工作职责：负责会议现场布置；全员负责协助活动公司维持会场秩序；全员负责把控整个会议进展过程；全员负责对接媒体代表；任俊颖负责现场仪器设备的调试和平安把控；X君负责处理会场应急事故，指定应急方案；负责对礼仪小姐进展培训和现场指挥。4.嘉宾评委领导效劳组：组长：组员：工作职责：为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路效劳
6、、提供衬衣熨烫效劳等熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾提供可供选择的地方协助嘉宾与酒店的对接提供XX周边可考察的工程地点供嘉宾备选等三协调组：总负责人：1.专家评委协调组：组长：组员：工作职责：全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预定、会议协调等。2.竞赛团队协调组：组长：组员：工作职责：全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系四、工作职责负责举办的会务效劳、接待和后勤保障工作。具体负责：（一） 负责活动期间的会务安排及接待工作。二负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。三做好领导嘉宾出
7、席和相关活动的组织联络工作。四负责各种资料，宣传LOGO，现场指示牌、签到点背景设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢送信的制作和发放。五负责收集参会嘉宾、行程、航班信息，做好信息收集汇总；做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体接待事宜。七组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动场所的食品平安、供电、供水、通信保障工作。（八） 对相关接待礼仪驾驶人员进展培训。九为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务效劳。十配合完成其它工作任务。五、工作要求一向效劳人员布置具体工作，并提出要求和标准，必须使每一位效劳人员知道、理解效劳目的。二布置接待工作，对驾驶员进展交通平安意识及礼节礼貌的进一步培训，行
8、车线路的制定和熟悉。三礼仪效劳人员的嘉宾接待引导、资料散发、公关工作以及后续工作等，进展分工，提出更高要求。四对酒店签到工作人员进展培训，包括接待对象了解，现场引导效劳，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。六、效劳亮点一贴身贴心效劳1.礼仪效劳1规X的礼宾效劳，见到与会嘉宾适时问候，形成温馨的效劳气氛。2全程跟踪式会务效劳，做到及时沟通了解嘉宾需求，并及时解决。3设立会务咨询效劳台，由会务组工作人员提供热情周到的咨询效劳。4提供生活便利效劳，让入住酒店嘉宾时刻感受到家一般的温馨。2.车辆效劳1驾驶员提供热忱周到的用车效劳，熟练的驾驶技术，精准的路线设计，平安的乘车保障。2XX江北机场航站
9、楼机场接机口，接机人员手持导示牌.画面突出主题，表达热情周到的效劳理念，全方面表达会议浓烈气氛。3车辆行驶过程中，播放轻松愉悦的旋律，让领导、嘉宾得到放松和休息。二高素质高标准1全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方，配合四周指示、导示系统，营造气氛，全面展示公司的良好形象。2一对一效劳。礼仪人员一对一为领导、嘉宾进展引领、咨询讲解等效劳。（三） 人员培训6月25日开场对负责会务接待的效劳工作人员进展分段有针对性的专业培训，做好协调指导工作。1.培训内容标准礼仪规X培训：1仪容仪表：着装，妆容；2形态培训：微笑、站姿、走姿、手势、效劳用语；3工作内容培训：迎宾与引领，倒水与送物。2.
10、会务效劳内容培训1包括人员介绍、筹备情况介绍、会议举办情况介绍等。情况介绍的目的是使礼仪效劳人员熟悉举办背景、环境和条件。峰会情况，包括名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入口、餐厅、厕所、休息厅位置等。2对领导、嘉宾的一对一效劳。欢送仪式、引领、讲解、资料递送等。3会议情况包括会议意图、会议目的、目标观众、会议布局、会议流程、会议分工的整体安排等。第三局部 接待工作一、会议报到一嘉宾迎接设立*北机场和两个接机点，根据乘坐航班不同，抵达的航站楼时间不一致，将分别按照抵达不同航站楼及抵达时间不同予以合理安排接待。1.前期信息的搜集，掌握参会嘉宾人员确切信息。2.于6月25日前对所有参会领导及
11、嘉宾进展一对一的联系，确认到达人数、飞机班次、到达时间等信息。6月26日根据不同到达时间确保接机事宜准确无误。3.依据嘉宾搭乘的飞机航班班次，预先通过查询航班信息，确认该班飞机是否准时或延迟，做出相关预案。4.指派2位工作人员根据来宾航班到达时间在指定航站楼举牌接机。5.工作人员分别带着嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍XX风土人情。6.机场提前安排考斯特等候接机，按事先掌握的航班信息进展合理安排调配，对抵达的领导嘉宾进展接送。车上配备矿泉水、纸巾、消毒湿纸巾及雨伞。二报到入住1.提前对入住酒店房间进展检查，确保房内设施完好可正常使用。并在房间摆放饮品。
12、2.引导及效劳人员为到来的嘉宾领导办理签到、入住手续，发放展会资料和胸卡与欢送信，让来宾从入住就感受到主办方接待的细致、关心。3.做好来宾信息的记录工作，详细记录来宾身份信息，房间安排，返程信息。特别针对重要领导，详细了解其生活饮食习惯，特别喜好等信息，做好相关安排。提前准备好房卡和相关资料，让来宾在最短的时间内能够拿到房卡从而得到最充分的休息。4.大堂进口处摆放明显路径指示，签到台处摆放详细流程、相关须知、会务交通使用方式等等，以便客人准确找到酒店各地方位置并熟知会议流程。5.欢送信摆放在房间明显处,提示嘉宾具体行程安排，效劳信息及会务组的。6.完毕当天的接待工作后，对嘉宾信息进展汇总，向会
13、务组反应。具体内容包括应到嘉宾、实到嘉宾、入住信息、未到原因、返程信息及后续进展等信息。二、两项商务活动的住宿一单位酒店由我司统一预定，费用由参赛单位自理。二工作人员为配合活动需要，需在酒店留守4名司机、4-6公司工作人员。为出席两项活动的公司领导与参会的贵宾提供24小时的效劳。因此，公司工作人员预计需要6间房。三预留房间总数预计需要12间房、公司工作人员预计需要6间房、备用房间4间，总计45间房。预留房间总数见表四。表四 预留房间总数序号工程房间数1集团公司领导及其随行人员3212321465备用房间3总计45间四住宿天数根据营销部提供的参会接待安排方案。6月29日，报到、参赛单位报到、报到；6月30日，两项活动日程安排共计3天。三、餐饮一情况说明报到当日因抵达时间不一，较晚抵达的嘉宾无法正常用餐。二解决方案入住晚餐时间18：0020：30，可要求酒店延迟至22：00-丰富的中西自助晚餐供所有宾客享用。三会议期间餐饮安排分两种形式1.重要领导及嘉宾设置单独就餐区提供中式。2.其他参会嘉宾在酒店餐厅凭餐券选用自助餐。3.现场准备30个菜品种类供选择。 菜单酒店方提供四、交通提前确认参会嘉宾往返的接送机场、车站信息及会议期间的所有用车需求，提前安排工作人员及车辆，全力做好车辆保障工作。一接待用车小车3辆、公司自由车辆3辆、租借商务车一辆。二车辆调度根据用
