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1、 物资采购管理部岗位标准化1.目的为了规范物资采购过程中的各项工作，明确采购运作方式，规范物资采购流程，使物资采购活动能够按照既定流程有序、高效的运转，并为物资采购活动的公平性、公正性、合理性提供制度保障，特制定本管理程序。2.适用范围本规定文件适用于物资供应工作的相关部门。按照本文件的建立，建全物资采购计划、签署合同、材料验收、办理材料入库、出库、退库及报销手续。3职责（1）负责编制和修订物资管理职能手册、物资采购、供应、管理的文件及规章制度，进行培训及监督实施；（2）负责供应商评价和选择并编制和修订合格供方名录；（3）负责长期供应商、战略合作、供应商的招标、合同签订；（4）参与审核物资采购
2、策划书；物资样板及报价工作；（5）必须参与物资招标资源评审、100万以上物资采购的招标工作，可随时参与100万以内物资采购的招标工作；（6）负责每个项目物资采购物资记账；负责赊欠物资资金计划的编制及支付；负责统筹、审核赊欠物资资金计划；（7）负责招标专业工程分包、物资的询价；（8）负责建立库存保管物资明细账；做好半年，全年的物资盘点工作，负责库存周转性物资的维修和保养工作。4.物资分类物资供应根据工程需求，分为A类物资、B类物资、木制品类、石材类等相关物资。A类物资：为在项目中的主要饰面、装饰性材料，如：墙地砖、壁纸、灯具、洁具、布艺、窗帘、地毯、浴室五金、铝单板、铝塑板、特种玻璃、乳胶漆等；
3、B类物资：为基础性材料和机电类相关材料，如：轻钢龙骨、石膏板、电线管、电线、钢材、腻子粉、石膏粉、板材、瓷砖大理石粘结剂、沙子、水泥、商品混凝土、吊杆、勾缝剂、幕墙用结构胶、密封胶、AB胶、周转性材料、小五金、消耗性材料、胶粘剂及劳保材料、风机盘管等机电类材料。小五金类：吊顶配套件角码、吊杆、螺母、内胀螺栓、拉铆钉、膨胀螺栓、电焊条、非五金配套螺丝、铜丝、铁丝；消耗性（工具配套）材料：各种钻头、锯片、刨刀、汽枪钉、铁钉、锯条、直刀、修边刀、砂轮片、壁纸刀片、砂轮磨片、开孔器、射钉、十字电批头、各种橡胶轮；胶粘剂类：502胶、双面胶带、透明胶带；油漆配套材料：排笔、滚刷、羊毛板刷、棕刷、小油桶、
4、各种砂纸、棉丝、白毛巾、色浆、色粉、纤维网格布、牛皮纸、小毛笔；劳保及其他：线手套、电焊手套、胶皮手套、防毒口罩、纱布口罩、施工线、鱼线、水平管、编织袋、墨汁、墨斗、扫帚、彩条布、灰斗、铁锹柄。周转性材料：配电箱（一，二级电箱及配套的电缆）、灭火器、现场标识标牌、围档板、办公桌椅、临时设施、龙门架、保护用展毯、外租的脚手架及外租的机械设备等。木制品类物资：为工厂生产的部品集成化材料，如：木墙板、木门窗、家具、橱柜、吸音板等工厂加工产品、木方、模板；石材类物资：天然石材、人造石材、复合石材等相关石材制品。5物资采购工作程序（1）工作流程图18（2）过程表过程名称责任者过程输入（工作依据）工作内容
5、过程输出产品/活动需要的记录采购策划招采部/成本部/工程部/设计部/审计部/项目经理部工程部要求工程特点限量限价单确定由工程部提供，分包商采购的物资清单项目策划物资采购策划表物资申请计划项目经理部图纸设计说明采购方案提出所需物资的名称、规格型号、单位数量、技术要求、进场时间等需用物资申请计划表新供应商调查评审招采部/成本部/工程部/设计部/审计部供应商资质文件企业简介产品介绍等对供应商的资质进行审核评价，挑选符合条件者参加投标报价合格供方供应商调查评审表、供应商资质文件供应商投标报价招标主体采购信息(含规格型号、供货期、质量、环境、安全等方面的要求)与候选供应商沟通采购信息，邀请他们投标报价采
6、购招标文件询价记录供应商投标报价文件供应商评价与选择招采部/成本部/工程部/设计部/审计部/项目经理部采购要求供应商投标报价文件对产品的性能、价格和供应商能力进行评价，根据评价结果确定最终供应商人选供应商人选被确定供应商选择、评价记录签订采购合同招采部/成本部/工程部/设计部/审计部/项目经理部采购合同物资申请计划采购要求供应商投标报价文件与供应商洽谈并签订采购合同、订单，或发出供货通知采购合同、采购合同审批汇签单、订单供应商年度评价招采部/成本部/工程部/设计部/审计部/项目经理部供应商提供产品的性能、价格、供货期、供应商的工作表现对供应商进行评价，将合格供应商纳入合格供方名录，不合格的淘汰
7、供应商年度评价表、合格供方名录6.合格供方的选择和评定物资招采部针对每年的在建工程中所需要的物资，建立完整的合格供方的信息平台，保证各类物资在工程中配送顺畅。（1）供应商的来源及评定内容：a.供方的经营范围及资质；b.供方的供货能力；c.供方满足环保的检测能力；d.供方的信誉状况；e.产品的外观；f.产品的性能；g.物资质量证明文件；h.储存保管能力；i.产品的主要用户和产品使用情况及售后服务等。合格供方评审的内容主要是以上因素，对于以往工程项目中有业务往来的，实践表明能充分合作的厂商优先考虑。（2）供应商的考察及评定程序a.各部门推荐的供应商由推荐人填写推荐供应商明细单，招采部/成本部/工程
8、部/设计部/审计部/项目经理部对供应商进行实地考察，认为合格后，填写供方调查评审表。b.物资招采部应在物资招采经理主持下，组织有关人员对上报的供方进行评定。经评定合格的供方由物资招采部编入合格供方名录，合格供方名录经总经理批准后发布。c.新增加的合格供方应按上述程序办理。（3）合格供方的修订原则及变更为使供应商评价与选择过程更加快捷，每年3月底发布“合格供方名录”。每年年底，物资招采部组织供应商评价，汇总招采部/成本部/工程部/设计部/审计部/项目经理部对本年度合作过的供应商进行评价，填报供应商年度评价表。作为修订“合格供方名录”的依据。年度评审的内容包括：a.供应物资的质量情况；b.供方的履
9、约情况（重点是对工期的影响）；c.供应物资的使用效果；d.服务质量。合格供方名录修订原则如下：a.对已在合格供方名录中的供应商，经评审合格的继续保留，经评审不合格的予以删除，并记录在未通过审核的供应商名单中。b.对不在合格供方名录中的新供应商，经评审合格的纳入合格供方名录，经评审不合格的则记录在未通过审核的供应商名单中。c.对已在合格供方名录中的、但本年度没有合作的供应商，资审资料未过期的继续保留，资审资料过期且未予更新的予以删除，并记录在未通过审核的供应商名单中。对在采购合同的执行过程中，未能按时、按质、按量供货的供应商，采购员要及时通知工程部/审计部，由上述部门领导决定是否将供应商从“合格
10、供方名录”中删除，被删除的供应商一年内不能使用。“合格供方名录”由招采部编制，由总经理批准，将名单发至招采部/成本部/工程部/设计部/审计部/项目经理部等有关部门。供应商调查评审表和供应商档案由招采部保存。7.长期供应商根据工程物资的使用情况，从合格供方名录中选择一些能够在服务质量好、价格合适、能够为在一定的额度或是一定的时间融资的，愿意和我方长期进行合作的，编入长期供应商信息平台。8.战略合作供应商根据项目物资的使用情况，从长期供应商名录中选择一批合格供应商，本着资源共享、互惠互利、共同发展的原则，签署战略合作协议，除指定品牌外，均应采购此类物资，并编入战略合作供应商。9.物资采购依据(1)
11、依据修正后的材料限量通知单及材料限量调整通知单。实际采购物资应遵循物美价廉原则，如超出限量，采购员应填写物资管理部限量预警表通知成本部，工程部、审计部准许后方可采购，未经成本部，工程部、审计部准许进行采购的，超出限量限价部分价值由相应的采购员责任人自行承担。(2)采购的物资如有工程部或相关部门指定的技术环保等相关要求的，应在材料限量通知单中注明。(3)成本部、审计部、工程部将材料限量通知单、材料限量修正通知单及材料限量调整通知单一式五份，分送项目经理部、招采部、工程部留存。(4)物资管理部依据项目经理部编制的各工程的需用物资申请计划表和制定的物资采购策划表实施采购。10物资采购的原则(1)必须
12、遵守国家地方有关政策和法令，以物资招采政策和经济管理法令指导采购。熟悉有关经济合同法、财经制度及工商行政管理部门的规定。(2)质量环保标准：材料采购质量环保要求应符合申请计划要求的有关标准，还应按国家质量和环保标准执行。(3)项目采购的所有物资的供方必须从合格供方名录中进行选择。对于合格供方名录中未涉及到的材料，应按照公司对合格供方评定的程序，确定为合格供方后，才能进行采购工作。11、物资采购策划在项目开工准备阶段，项目经理负责组织采购员、技术部、工程部、设计部、成本部等有关人员对物资采购进行策划，并在项目策划中确定采购方案，明确各类物资的采购组织主体和采购方式。采购主体为：物资招采部。采购方
13、式分为：公开招标、邀请报价、零星采购、独家议标等四类。公开招标指对于采购金额在50万元以上，技术复杂且有较多可供选择供应商时，采用招标方式选择供应商，供应商最少3家以上。邀请报价是指采购金额在50万元以下，技术要求程度较低，需要供应商进行技术配合支持时，从合格供方名录当中邀请至少三家参与投标的采购方式。零星采购是指单项采购低于5万元的采购。金额在5万元（含）以下的，可采取询价方式在三家（含）以上供应商中选择并确定。独家议标是指供应商和材料或被垄断的基本无法寻找到其他采购渠道的材料。对供应商报价等相关信息进行评价后实施采购。12.物资申请计划（以下暂未修改）（1）项目技术负责人负责编制物资申请计
14、划，由项目经理进行审批。由工程部复制计划提交总部采购人员。物资申请计划作为向供应商订货的依据。（2）各项目由专业工长根据工程进度经劳务单位负责人签字后提交材料领用计划表，计划表应注明：施工队伍名称、第（*）次计划、材料名称、规格、型号、数量、使用日期、主要技术要求（质量）要求、使用部位。计划人应仔细排版认真计算，其中使用部位必须准确，作为对材料消耗量的计算依据。经技术负责人核准后一份交由库管员做为班组领料依据。（3）技术负责人依据各班组材料领用计划表及工程实际进程，编制需用材料计划报表，一式四份，计划表应注明工程名称、工程编号、该份计划为第（*）次计划、材料名称、主要技术要求（质量）要求、规格
15、、型号、数量、使用部位、进场日期、供货地点、必要时注明所需的技术规范或标准等要齐全，否则不予采购。特殊材料应注明产地、供方、实物样板。项目部也可以推荐候选供应商。对物资的包装、运输等方面有特殊要求时，也应在需用材料计划报表中注明。经项目经理签字批准后，交给总部采购员签字生效，库房管理员应核对进场物资和计划的偏差，及时向项目经理和总部负责该项目采购人员提出报告。（4）项目经理部提出需要采购的物资均应包括在项目物资申请计划以内，且能够被预算成本所覆盖。如果需要采购物资在预算成本或采购计划以外，则项目部应事先征得所属部门物资招采经理批准，按照计划外物资制定申请计划。（5）材料采购的时间要求：a.A类物资、木制品、石材类物资的订货时间要严格按照各种材料的特点及加工周期的要求进行订货。b.B类物资一般情况下定货时间为三天，同类材料在一周内不能重复提两次。否则发生的物资运输等费用由项目经理部相关负责人支付。(6)计划的变更和修订：因紧急设计变更或意外情
