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1、6. 固定资产子系统【学习目标】通过本章的学习，掌握固定资产子系统的功能和意义；掌握固定资产子系统的业务流程及数据处理流程。能够使用本系统进行固定资产的增加、减少、变动的日常操作以及折旧的计提，使得公司的固定资产管理高效有序。【重点与难点】本章的重点内容是学会使用固定资产系统的各种操作。6.1 固定资产子系统概述6.1.1 固定资产子系统的功能与特点1、固定资产子系统的功能固定资产是指使用年限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等；不属于生产经营的主要设备，但单位价值在2000元以上，并且使用年限超过两年的物品也作为企业的固定资产。固定资产的使用
2、年限较长、单位价值较高并在使用过程中保持其原有实物形态，但其价值随着损耗逐渐地、部分地转移到生产的产品中去，构成产品成本的一部分。固定资产管理及核算是企业财务核算的重要组成部分，为此，固定资产子系统应具备以下主要功能：1) 管理固定资产卡片。提供固定资产卡片项目及样式的定义、批量复制、批量变动、固定资产分类、分部门汇总及打印等功能。2) 固定资产变动业务的操作管理。提供固定资产增加、减少、部门间转移、使用状况变动、折旧方法调整、类别调整、使用年限调整、净残值调整、资产评估及资产减值准备计提等功能，并能查询、打印输出相关汇总表和明细表。3) 计提折旧、计算净值。提供折旧公式自定义功能，自动进行折
3、旧计算，计提折旧，生成折旧分配表，并按分配表自动制作记账凭证。4) 与其他系统数据接口。固定资产的增加、减少以及原值和累计折旧的调整、折旧计提等数据都要通过记账凭证的形式传输到总账系统，同时，通过“对账”保持固定资产系统与总账系统的账目平衡。此外，固定资产系统还需将折旧信息传递至成本管理系统，以提供有关的成本核算数据。2. 固定资产子系统的特点由于企业固定资产的种类繁多、构成复杂，固定资产用于企业的生产经营活动而不是为了出售，因此与其他会计核算系统相比，固定资产管理子系统具有以下特点：1) 数据量存储量大，保留时间长 企业所拥有的固定资产数量一般较多。为了便于企业各部门随时掌握固定资产的详细情
4、况，系统内需要保留每一固定资产的详细资料。为了加强企业对固定资产的管理，保留必要的审计线索，即使是已淘汰的固定资产的资料也必须保留。因此系统需要保留的数据量较大，所有资料需要跨年度长期在系统中保留。 2) 日常数据处理量较少 由于固定资产价值高，使用时间长，一经建造或购置，平时增减变动比较少。一般经过固定资产管理系统的初始化，把固定资产的有关数据全部一次性录入到计算机中，以后固定资产变动数据处理较少。 3) 数据处理方式较单纯 固定资产系统的数据处理主要是折旧的计算和各种统计分析报表的输出。因此，系统数据处理比较简单、单纯。 4) 数据综合查询和统计要求较强为了满足企业对固定资产核算和管理的多
5、方面需要，固定资产管理系统应该具有较强的查询和分类统计功能。6.1.2 固定资产子系统的业务流程及数据流程1、 固定资产核算系统的业务流程固定资产核算的内容可分为两个方面：即固定资产增减变动的核算与固定资产折旧的核算。在手工会计核算中，固定资产的明细分类核算是通过设置“固定资产卡片”和“固定资产登记簿”进行的。企业对增加的固定资产，必须根据固定资产移交清单等有关原始凭证，按固定资产项目分别设置固定资产卡片。手工方式下的固定资产核算业务流程如图61所示。图61 固定资产核算业务流程图1) 根据固定资产调拨单、领用单、验收单、报废清理单等原始凭证，登记固定资产卡片、固定资产登记簿、固定资产总账。
6、2) 根据固定资产领用单、验收单、固定资产卡片等登记固定资产使用及增减明细账。 3) 根据固定资产明细账，计提固定资产折旧，编制固定资产折旧分配表，并据以登记固定资产总账和明细账。2、 固定资产子系统的数据流程固定资产子系统的数据流程如图62所示。图62 固定资产子系统的数据流程图 1) 固定资产子系统初次使用时，需要将企业所有固定资产卡片全部输入，建立固定资产卡片文件，在日常固定资产管理中作为一个基本数据库使用。 2) 系统启用后发生固定资产增减变动时，将相应的单据、凭证输入系统，生成固定资产增加减少变动文件；生成固定资产增减转账凭证并转入总账系统。 3) 根据月初的固定资产卡片文件，按各类
7、规定计提固定资产折旧，生成固定资产折旧文件。 4) 根据固定资产折旧文件计算统计折旧费用分配数据，生成计提折旧转账凭证并转入总账系统。 5) 根据固定资产增减变动文件更新固定资产卡片文件。6) 根据固定资产折旧文件分类统计、汇总折旧费用分配数据，并将该数据传送到成本核算系统供计算成本时使用。并为报表系统提供数据服务。6.1.3 固定资产子系统的功能结构固定资产子系统的功能模块结构如图63所示。固 定 资 产 子 系 统系统初始化卡片管理增减变动凭证处理计算汇总月末处理图63 固定资产子系统功能模块结构图1、系统初始化 包括设置固定资产项目、设置固定资产报表打印格式、设置固定资产分类、设置部门对
8、应折旧科目、设置折旧方法、设置折旧计算公式、设置自动转账等项工作。 2、固定资产卡片管理 设置固定资产卡片样式，对固定资产卡片进行存储和管理，使操作者能够灵活地进行增加、删除、修改、查询，按月汇总输出“分部门”、“分类别”的固定资产汇总数，打印固定资产卡片等。 3、固定资产增减变动凭证处理 输入、修改、删除固定资产增减变动记录。根据固定资产投资转入、购建、转入清理、报废等凭证，自动进行固定资产增减变动核算。系统自动更新固定资产卡片，登记固定资产明细账，按月汇总输出分部门、分类别、分增减变动种类的汇总数据，并可生成固定资产增减变动汇总表和增减变动明细表。 4、计算汇总 按照系统初始化设置的“运算
9、关系”进行运算，自动计算固定资产折旧、固定资产净值，生成计提固定资产折旧表等，并逐级汇总得到相应的固定资产报表。 5、月末处理按照在系统初始化中设置的自动转账方式，利用汇总计算所得的分类固定资产汇总数，自动生成固定资产转账凭证，并传输到总账系统。6.2 固定资产子系统业务处理6.2.1 固定资产子系统的初始设置固定资产子系统的初始设置包括系统启用、卡片项目定义、卡片样式定义、折旧方法定义、资产类别设置、部门设置、使用状况设置、增减方式设置、原始卡片录入等。1、 启用固定资产子系统启用固定资产子系统的前提是已经在“系统管理”中建立核算单位账套。第一次使用固定资产子系统时，系统自动进入“初始化向导
10、”功能。固定资产的初始化向导共分以下六个步骤：1）约定及说明在用友财务及企管软件程序组中单击“财务系统”中的“固定资产”，系统提示：“这是第一次打开此账套，还未进行过初始化，是否进行初始化？”，点击【是】进入固定资产初始化向导之“约定及说明”，如图6-4所示。约定及说明中，主要例示了固定资产管理的基本原则与方法，选中“我同意”，并单击【下一步】，进入“启用月份”界面。图6-4 固定资产初始化向导之约定及说明窗口2）启用月份“启用月份”即固定资产系统开始使用的时间。“启用月份”窗口如图6-5所示，在“账套启用月份”中选择2004年1月，并单击【下一步】进入“折旧信息”界面。图6-5 固定资产初始
11、化向导之启用月份窗口3）折旧信息“折旧信息”窗口如图6-6所示，在折旧信息界面中按系统默认值单击【下一步】，进入“编码方式”界面。图6-6 固定资产初始化向导之折旧信息窗口4）编码方式编码方式界面如图6-7所示，在“固定资产编码方式”一栏点选“自动编号”，采用“类别编号+部门编号+序号”，序号长度调整为“3”。单击【下一步】，进入“账务接口”界面。图6-7 固定资产初始化向导之编码方式窗口5）账务接口如图6-8所示，在账务接口界面的“对账科目”一栏，参照总账系统的科目设置，分别选择“固定资产”、“累计折旧”，并将“对账不平情况下允许固定资产月末结账”前复选框中的“”去掉，单击【下一步】， 进入
12、“完成”界面。图6-8 固定资产初始化向导之账务接口窗口6）完成如图6-9所示，系统将初始化结果进行汇总，若设置无误，则单击【完成】，系统提示“已经完成了新账套的所有设置工作，是否确定所设置的信息正确度保存对新账套的所有设置？”，单击【是】，系统提示“已成功初始本固定资产账套”，确定后进人固定资产子系统主界面。若设置有误，则单击【上一步】按钮，修改参数设置。图6-9 固定资产初始化向导之完成窗口2、卡片项目定义卡片项目是固定资产卡片上显示的用来记录资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等卡片最基本的项目。系统提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目，如果这些项目不能满足企业对资
13、产特殊管理的需要，可以自定义卡片项目。3、卡片样式定义卡片样式指卡片的整个外观，包括其格式（是否有表格线、对齐形式、字体大小、字型等）、所包含的项目和项目的位置。不同的企业所设的卡片的样式可能不同，同一企业对不同的资产，企业管理的内容和侧重点也可能不同，所以系统提供卡片样式定义功能，增大灵活性。系统提供了通用卡片样式，如图6-10所示。用户可以修改通用样式，也可以定义新的卡片样式。图6-10 固定资产卡片样式4、资产类别设置资产类别设置是唯一没有预设内容的基础设置项目。固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确作好固定资产核算，必须科学地搞好固定资产的分类，为核算和统计管理提供
14、依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法。操作步骤：（1）在固定资产子系统主界面，单击【基础设置】菜单下的【资产类别设置】进入“资产类别设置”界面，见图6-11。（2）用鼠标单击工具栏上按钮【增加】，或单击鼠标右键后选择【增加】。（3）输入编码、名称、净残值率，其他栏目按默认值。单击【保存】或鼠标右键选择【保存】。图6-11 固定资产类别设置设置窗口5、部门对应折旧科目设置固定资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用，根据不同使用者的具体情况按部门或按类别归集。当按部门归集折旧费用时，某一部门所属的固定资产折旧费用将归集到一个比较固定的科目，所以部门对应折旧科目设置就
15、是给部门选择一个折旧科目，录入卡片时，该科目自动显示在卡片中，不必一个一个输入，可提高工作效率。然后在生成部门折旧分配表时每一部门按折旧科目汇总，生成记账凭证。在使用本功能前，必须已建立好部门档案，可在基础设置中设置，也可在本系统的【部门档案】中完成。操作步骤：（1）单击【基础设置】菜单下的【部门对应折旧科目设置】进入“部门编码表”界面。（2）在左边部门编码目录中选择要设置对应折旧科目的部门。（3）单击工具栏【修改】按钮，在数据编辑区输入办公室的对应折旧科目编码，或点击参照图标参照选择折旧科目“管理费用”，直接按回车键或单击工具栏【保存】按钮保存修改内容，见图6-12。图6-12 部门对应折旧科目设置窗口6、 使用状况设置从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。系统预置了三类使用状况：（1）使用中（包括在用
