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1、高效会议管理技巧分享高效会议管理技巧分享一、会议的种类 二、会议效率不高的原因及具体表现 三、预防性管理 四、高效会议的八大特征 1会议时间安排的规范 上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混 乱，还必需一段时间才干进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最合适进行一对一的会谈，同样也 是进行业务会谈的最正确时机。 上午10-12点或下午1-3点之间，最合适调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子
2、、 新方法。 下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上 回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。 2会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，必需特别注意。 看法不同是好事，议论才干面面俱到，甚至有人扮“黑脸。 会议结束
3、2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 所有与会者应承当起对会议质量进行反馈的使命。 必要时请第三方监控，以确保会议质量。 3固定的会议流程规范 五、开会前的准备工作 1无必需开会的“五个如果 图3-1 不必需开会的“五个如果 如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无必需 举行会议，例如写纸条、打 或发邮件等。 这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，关于一些问题的解决具有经济实 用的优势。 如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长期的所谓会议。 首先，因为他人的参加可能只能把问题变得更糟；其次，决策
4、既然只能由你做出，就无必需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人看法，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。 会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取 某些会议的发生，因为长此以往公司必定会不堪重负、得不偿失。 2必需开会的“五个如果 图3-2 必需开会的“五个如果 “听取部门汇报工作最好采纳会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。按时 交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风尚，使公司内部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部
5、门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。 表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采纳会议的形式表扬 或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警悟员工，避免同类事情再度发生。 当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，不能采纳邮件或者其他书 面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才干促进协作，从而确保任务的及时完成。 六、准备工作的作用 1)1H 5W 图3-3 1H 5W
6、 1H 5W是指会议准备工作必需要特别注意的6个方面，用英文缩写表示为1H 5W。 2)特别提醒 依据统计调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人。这个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参加。当然，会议的合适人数应该依据会议的议题、重要性具体决定。 3) 会议准备工作核对单 会议的具体准备工作相当于会议的硬件，因此必需要面面俱到。将这些具体的工作一一列出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多，然而却是会议成功的有效确保。 4) 主持人的准备工作 主持人的4个准备工作 SWOT 分析 图3-4 SWOT 分析
7、 SWOT 是以上四个英文单词的缩合形式。其中，“S 和“W 代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O 和“T 则是指你所进行的这次会议主持工作对你四周的环境也包括你自身可能带来的机会或是威胁。七、成功会议的五种策略 1)如何做开场白 2)如何达成决议决策方式 彼德德鲁克决议法：彼德德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。 3)4种群体决策 4)4种团队决策法 5)如何圆满结束会议 八、会议中的沟通与反馈技巧 1)3种沟通图画 1沟通漏斗 图5-1 沟通漏斗 这样的漏斗现象时随时刻发生在我们四周，真的非常可怕。所
8、以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。 2沟通金三角 图5-2 沟通金三角 沟通金三角反映的是一种换位思索的思维模式。只有开会沟通的双方采纳换位思索的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方合计，才干真正体会彼此的意思，也才干实现成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思索。 3沟通的冰山模式 图5-3 沟通的冰山模式 沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时，谈的是同一个话题，但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分，而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的5%20%，隐含在水面以下的冰山体积，即对方真正想说却没说出的内容则
9、占到80%95%。 2)有效沟通原则 3)造成沟通困难的因素 4)如何建立信任 九、会议中的反馈技巧 1)反馈的两种方式 2)反馈的两种类型 图5-4 反馈的两种类型 正面指导反馈积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈 一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、常常、逐渐减少。 建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的， 又不能伤害别人的自尊。 下面介绍2种效果较好的建设性反馈： 3)反馈时的特征4)如何接受反馈 十、主持人的会议管理技巧 1)倾听的技巧 1倾听的礼节 2倾听的具体方法 3倾听
10、的误区 倾听容易陷入以下误区，一定要分外注意： 4“倾听小总结 如果用两句日常用语来总结倾听的技巧，那你可以常常使用“我也有相同的经历“如果是我的话这两句话进入倾听状态，同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。其实，这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受，又能与别人融洽沟通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够在会议主持中游刃有余。 2)会议中的说话技巧 会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧： 展示。即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。 探询。与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同看法，这时候主持人要用一些经典的探询式问 话来了解与会者的看法，例如：“后来呢
11、？“那结果怎么样呢？“那你到底什么意思呢？“你能再给我们讲清楚一点吗？ 评论。与会者回答完主持人的探询问话之后，主持人将对与会者的回答作出评论，如“我明白你的 意思了“我认为问题是.这样两者的沟通就可以顺畅进行了。 建立。评论之后必需要采纳“建立的说话技巧。“建立就像搭积木一样，是指主持人将与会者表 达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。“建立常常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看？“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？ 测试理解状况。在会议中总有一些人表示反对看法，关于
12、这些反对看法作为主持人的你可能没听明 白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采纳“测试的问话方式，来测试一下大家的理解状况。例如“刚刚这位先生的发言大家都清楚了吗？或者说“您刚刚是说的这个意思，我理解对了吗？这就是测试的说话方式，用其来确保大家真正弄懂一些看法的实际含义。 总结。在测试完理解状况之后，就必需要总结，即把大家的看法集中，例如：“刚刚大家讨论非常好， 我来总结一下你们说的是一、二、三。 排除与引进。排除是指拒绝某些与会者持续发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人 碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外，马上其排除。“排除 的具体方法是：
13、“您这个观点太好了，那么您对下一个问题怎么看？或是“你这个问题回答得非常好，您旁边那位有什么见解呀？后边那位有什么见解呀？用这种问话可以达到一举两得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会。这其二“把别人带进来就是所谓的“引进。简而言之，排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说话技巧，这两种技巧通常是连用的。 就程序提出建议。主持人就会议程序提出一些建议，主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到 一按时间时，主持人就要依据实际状况说：“好，这个程序我们现在进行到第二步了，那我建议我们马上转入第三步的程序、“我们讨论这几个方案到底哪
14、个适用？。 十一、如何对待会议中的意外状况1)与“Cicada蝉相遇 2)与“Shark 鲨鱼相遇 3)与“Donkey驴相遇 4)遭遇“Rabbit Tracking兔子般追踪5)与“Crab 螃蟹跑题者相遇 十二、主持人与参会者的守则与责任 1)主持人的守则与责任 1具体的守则与责任 2主持人作为矛盾调停者的失败表现 2)参会者的守则与责任 1参会者10大守则 2参会者的责任 表8-1 参会者责任一览表 3)如何处理会议中的冲突 十三、会议记录 1)会议记录者的功能 会议记录者主要有4种功能。 会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。 会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所制定的程序。 这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所制定的程序，可以起到“和事佬的作用
