《文件管理程序》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件管理程序（172页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、程序文件文 件 编 号号名称页数/总总页数版本/修修改次数数SG/QQB4.2.33-011文件管理理程序1/5A/01、目的的 规规范质量量体系有有关的文文件资料料管理，以便本本公司人人员在从从事质量量活动时时，能获获取适用用有效的的文件。2、范围围 本本程序适适用于各各类质量量文件、程序文文件、表表单、各各职能部部门发布布的文件件管理。3、职责责文件编制审核批准质量手册办公室管理者代表总经理程序文件各部门部门负责人管理者代表管理文件相关部门部门负责人上一级负责人作业指导书相关部门工艺人员部门负责人表单相关部门工艺人员部门负责人4、定义义 无5、流程程见附页6、作业业程序 6.11 文件件类
2、别区区分及控控制性区区分6.1.1 文文件分类类:依文文件性质质分类,将公司司文件归归为四类类,第一一层次文文件：质质量手册册；第二二层次文文件：程程序文件件；第三三层次文文件：各各类管理理文件、计划、标准、指导书书；第四四层文件件：记录录表单。按文件件来源分分，分为为内部文文件及外外来文件件。6.1.2 文文件控制制性区分分：6.1.2.11 控制制性（受受控）：发行时时需有收收发记录录，且列列入移交交，不得得复印、传阅等等如产品品技术资资料。6.1.2.22 非控控制性（非受控控）：发发行时可可签收或或不签收收，且可可传阅。 6.22 文件件的编制制6.2.1 文文件由相相关部门门的人员员
3、拟制。6.2.1 拟拟制人员员根据文文件所涉涉及的活活动和人人员或文文件性质质来确定定文件发发放场所所或范围围,并确确定文件件需要发发布的日日期.6.3 文件的的核准6.3.1 所所文件编编制完毕毕后,由由各部门门主管确确定人员员审查.6.3.2 经经审查后后的文件件涉及本本部门的的由本部部门的主主管批准准.6.3.3 文文件涉及及多部门门的需公公司级领领导批准准.6.3.4 文文件批准准需检查查文件的的完整性性. 6.3.5 核核准人员员应在相相应栏目目或位置置签字.文 件 编 号号名称页数/总总页数版本/修修改次数数SG/QQB4.2.33-011文件管理理程序2/5A/06.4 文件的的
4、编号:各类文文件的制制定与修修订需由由拟制部部门依文文件编号号方法编编号.6.4.1 质质量手册册的编号号S G 更更改号 版本号号 质量手手册代号号 中中宝公司司代号6.4.2 程程序文件件编号SG（） 更更改号 版版本号 序号 要要素号 程程序文件件代号 中中宝公司司代号6.4.3 其其它质量量文件编编号SG AA/0版本/更更改号 序号 部门代代号 第三层层次文件件代号 中宝公公司代号号 部门门及代号号：部门办公室人力资源物资采购销售部产品部品管部加工工厂总装工厂设备科计量检测代号6.4.4 记记录表单单编号SG 版本号号 序号 部部门代码码 质量记记录代号号 中宝公公司代号号文 件 编
5、 号号名称页数/总总页数版本/修修改次数数SG/QQB4.2.33-011文件管理理程序3/5A/0 部门门及代号号：部门办公室人力资源设备科销售部产品部品管部总装工厂加工工厂代号部门物资采购注塑工段加工工段金工段喷漆段总装段计量检测代号 注：为为两个事事业部同同部门名名称的：如产品品部等，减振器器事业部部的文件件在部门门代号后后缀/jj（用小小写），塑业事事业部在在部门代代码后缀缀/s，例：SSG/QQC-XX/ jj-A/006.5 文件的的发放与与回收程程序6.5.1 所所有批准准后的文文件都应应记录在在受控控质量文文件清单单中。每年年年底前，必须进进行受控控质量文文件的整整理工作作，以
6、确确保公司司内部所所使用的的文件为为有效受受控版本本。6.5.2 各各类文件件和资料料的发放放部门以以质量量文件发发放登记记表的的形式记记录文件件发往部部门（人人员）与与日期以以便于文文件管理理。各职职能部门门在收到到文件和和资料时时，应在在质量量文件发发放登记记表上上登记，文件的的收文部部门应在在质量量文件发发放登记记表上上签字，保证文文件和资资料受控控。文件件接收部部门在自自己部门门保存的的外事事来文件件清单上上作好好登记。6.5.2.11 公司司电脑已已经联网网的部门门,文件件的发放放可以用用电子邮邮件的形形式发放放，但在在文件中中设置修修改权限限密码，以保证证文件的的状态的的一致，密码
7、由由文件发发放部门门保密，不得对对外泄漏漏。文件件接收部部门将文文件保存存到自行行设置的的公文包包或文件件夹内。文件的的原稿须须由责任任部门编编制、审审核及批批准，保保存在文文件的起起草部门门。6.5.3 发发布的文文件要在在文件的的首页上上标明“受控”或“非受控控”的字样样,发出出的“非受控控”文件在在以后更更改中不不再通知知文件的的持有者者。各部部门所有有受控质质量文件件，应在在受控质质量文件件清单中中反映文文件的更更改状态态及现有有版本情情况。6.5.4 对对于文件件的受控控标识可可由受控控章表示示，技术术文件的的受控状状态见技术文文件和资资料控制制程序。6.5.5 文文件的发发布都应应
8、确保在在质量体体系运行行的重要要场所的的作业人人员都能能得到相相应的有有效版本本的文件件。6.5.6 当当发布新新版本文文件时，在新版版文件实实施之日日起，被被替代文文件自行行失效，文件发发布与管管理部门门应及时时从所有有发放文文件的场场所收回回失效的的受控文文件，如如失效文文件需保保存，应应加以标标识，防防止误用用。6.5.6.11 用电电子邮件件发放的的文件，由文件件接收者者将文件件保存到到原文件件保存的的文档，替换原原有文件件。6.5.7 以以下二类类文件需需从各职职能部门门工作现现场及时时回收：6.5.7.11 对有有关活动动和工作作已无指指导价值值的作废废文件。6.5.7.22 过期
9、期的，在在一定阶阶段不适适用的或或对某一一特定的的活动不不适用的的失效文文件。6.5.8 作作废或失失效文件件的原始始发放部部门,应应指派人人员从所所有场所所和人员员处收回回全部作作废或失失效文件件。文 件 编 号号名称页数/总总页数版本/修修改次数数SG/QQB4.2.33-011文件管理理程序4/5A/06.5.9 生生产产品品或工作作发生变变化，有有关部门门应及时时更换相相应有效效文件.6.5.10 对外来来文件由由接收部部门做好好收文登登记，并并根据文文件内容容发放有有关部门门。6.6 文件保保存与销销毁程序序。6.6.1 文文件的使使用人应应妥善保保管文件件。6.6.2 文文件应放放
10、在使用用场所的的安全地地点，以以便于存存取和使使用。6.6.3 工工作人员员调离工工作岗位位时，必必须移交交全部文文件。6.6.4 若若发生损损失等意意外情况况，必须须立即报报告文件件的发放放部门申申请补发发。6.6.5 文件件外借需需经主管管领导批批准。6.6.6 失效效文件必必须装入入被隔开开的具有有明显标标志失效效文件档档案中，并加以以妥善保保管6.6.7 失效效文件保保存三年年后，由由原审批批部门再再次核查查，填写写文件件报废/销毁申申请表，确认认文件已已无保存存价值的的，由文文件发布布单位进进行销毁毁。6.6.8 文件件销毁方方式，如如烧毁，盖作废废章，碎碎纸机碎碎掉，文文件销毁毁时
11、，必必须有人人监督，并做好好记录。6.7 文件更更改或修修订6.7.1 所有有职能部部门有责责任对文文件的修修改提出出意见和和建议，并“文件更更改申请请单”形式反反馈给制制部门。6.7.2 文件件的拟制制部门应应对修改改意见和和建议进进行慎重重讨论或或验证。6.7.3 文件件的更改改应由原原审批部部门进行行审批，若指定定其他部部门审批批时，该该部门应应获得原原审批所所需依据据的有关关背景资资料。6.7.4 所有有修改后后的文件件发布前前均应进进行审批批，并由由审批部部门指定定人员填填写“文件更更改通知知单”经批准准后发给给相应部部门。6.7.5 文件件修改内内容较少少时，更更改后以以换页的的方
12、式进进行更改改。6.7.6 文文件更改改超过三三次或者者更改变变动较大大时,应应该进行行换版.6.8 检查：6.8.1 品管管部需经经常对各各职能部部门文件件管理进进行检查查。6.8.2 各职职能部门门对检查查中发现现的问题题，应及及时纠正正并报告告。6.9 客户的的特定要要求：当客户有有特别要要求，应应在作业业指导书书及其他他类似的的文件中中用客户户的特殊殊特性符符号加以以标识（或本公公司所采采用等效效的符号号或标识识）。6.100 外来来文件的的管理6.100.1 外来文文件的接接收6.100.1.1 一一般外来来文件由由接收部部门做好好分类管管理,并并在外来来文件登登记薄中中加以登登记;6.100.1.2 外外来质量量体系文文件由品品管部接接收并登登
