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1、第十章 文书工作文书是管理部门秘书工作的重要组成部分，是组织实现管理职能的主要工具。他对强化企业职能，协调各部门日常工作，提高绩效，以及加强企业间的横向联系，增进交流与合作等具有重要的地位和作用。学习目标：了解并掌握收发文办理的程序及各个环节的操作技能。了解并掌握文书立卷的原则、范围以及文书立卷的方法。明确案卷应当怎样整理与归档。能够科学地进行日常文书的收文发文处理。第一节 收文工作案 例 导 入吴丹已经在阳光旅游公司做秘书工作快一年了，她对自己负责的工作已经非常熟悉，但她对每一件事依然是非常细心，她知道秘书工作就是要精益求精。吴丹像往常一样，早上一到公司就打开信箱取出信件，然后走进自己的办公
2、室开始整理。她先把信件和报纸、杂志分开，然后按部门进行分类：2封是总经理办公室的，3封是市场部，2封是财务部的，还有4封是人力资源部的，其中有一封的收件人是“* 亲启”。做好分类之后，吴丹把这11封信件逐一登记在收文登记薄上。然后她把报纸和杂志摆放到阅览区的书报架上，把那封私人信件交到本人手里，最后把其他信件放到了各部门专用的信箱里。案例分析：这只是文书工作的第一步，下一步吴丹还要负责拆封总经理室的两封信件，阅读后，提出拟办意见，以及等待上司批示等一系列的工作。下面我们就和吴丹来学习文书的处理。相 关 知 识收文是指外部送达本单位的公务文件和材料的接收。办公室文秘处理的收文，大致有：公务性的文
3、件、电报、信函、内部刊物、资料等。收文的处理程序，包括签收、登记、拟办、请办、承办、催办等程序。一、签收和拆封1.签收签收，是指收件人将收件清点后，在对方文件投递单或送文登记本上签字，以表示文件收到。签收的目的是为了明确公文交接双方的责任，保证公文运行的安全。 签收的任务主要包括：清点，检查，签字。签收的方式主要有：签名、盖章、回接收单（函）等。2.拆封拆封，是指文书人员将收件拆开并将函件取出，这是文书人员的特有职责。拆封应注意以下几点：（1）对签收的公文进行简要分类，一般公务文书可由秘书人员拆封；绝密件一般由文秘部门负责人拆封；私人信件除授权外，一般不要拆封。（2）拆封时注意不损坏文件，同时
4、，要注意将封内文件取清，如发现空封应及时与发文单位联系，查明原因。（3）逐封核对来文，发现错送文件，应及时与发文单位取得联系并退回；发现短少、文事不符错送文件等，联系后妥善处理。（4）拆封后的文件要单独存放，不要与已处理文件混放，更不要将未处理文件让他人乱放和拿走。（5）拆封后的空封筒应集中存放一段时间，以便一旦发现差错及时核对查询。二、拟办程序1.拟办拟办，就是对需要办理的文件，提出初步办理意见，以供领导或部门负责人审定。拟办意见要准确具体。所提拟办方案一般应包括解决问题的方法措施、理由依据、承办部门（人员）及时限等。对难以提出具体拟办意见或对所提意见没有把握时，应先听取有关部门意见，商讨后
5、再提拟办方案；如各部门意见不一，难以协调一致，可在综合分析的基础上拟出倾向性意见，并说明理由，供领导定夺。2.拟办意见 拟办意见力求准确、及时、简洁。拟办意见应工整清晰地写在收文处理单的有关栏目中（如表10-1-1所示），并签注拟办人姓名和日期。表10-1-1文件处理单（单位名称）文件处理单来文单位文件编号文件序号份数来文时间收文编号归档卷号性质行政标 题承办时限拟办意见办公室： 年 月 日阅批意见：催办情况：办理结果：承办部门、姓名： 年 月 日说明：1请阅后和办理后速交存档2带由“机”“绝”字样文，只限指定范围内阅办，不要扩大范围。拟办意见不能千篇一律，应针对不同情况分别拟写（如表10-1
6、-2所示）：表10-1-2文件类型处理办法拟办意见1上级主送本单位并需要贯彻落实、办毕回复、传阅周知的公文应提出拟送哪位领导批办或哪个单位承办的具体意见“请xxx 经理阅”、“拟转xx 部门阅处”2来自下级或平级、不相隶属单位需要予以批转、转发和回复的公文要指定对口业务部门予以承办，必要时应注明时限“请x x 部门在x月x 日办复”、“请xxx批示”3需要两个或多个部门共同办理的公文应指定牵头单位，以免互相推诿“请xx 部门主办，xx 部门会同办理”4一般文书，包括来往函件、抄送件和只是办公（秘书）部门知道即可的阅件可有选择地送领导人阅知，不提拟办意见仅写“此件存查”即可3.阅文（1）文书按规
7、定整理后，送主管主任阅问。根据主管主任提出的传阅意见，组织员工阅文。（2）阅文方式：文件定时送，急件随来随送，不压误；重要文件从主要领导、主管领导开始传阅，文件事宜办完后再给其他领导补阅。（3）文件阅后，要及时收回，妥善保管。1）凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。2）一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。3）为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将
8、文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。三、请办和传阅1.请办请办，指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。请办是拟办意见的一种，可在文件左上角注明“请部门办”或“请部门商部门办”，并加盖公文处理章。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。2.传阅组织传阅时要求:表10-1-3流程事项原则具体要求阅前明确顺序阅读顺序依据阅文者的责任、各部门的工作活动范围等要素安排阅文顺序，要尽量缩短传阅流程一般公文应按“有关者必阅，无关者不阅”的原则，参办者先阅，需知晓者后阅；紧急公文、专送公文和需分管领导直接阅处
9、的事项，应按先办后传、急先缓后等方法处理传阅顺序传阅应以文书人员为中心点，阅文者在阅文单签字阅文者直接同组织传阅的文书人员发生联系，由文书人员将公文依次传送给有关阅文对象，阅文者阅毕退回文书人员（见表10-1-4）阅中遵守传阅时限保密规定阅读文件应抓紧时间阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回文书人员，阅批文件一般不得超过两天对文件内容要保密不得将有密级的文件带离办公场所，也不得将文件转借其他人阅看；阅文时不得抄录全文；不得任意取走任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密阅后返还文件签阅并及时返还文书人员阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”办公室
10、应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜见表10-1-4（附在文件的前）文件号：日期（年月日）部门姓名签字批示四、催办和承办1.催办催办，是指对需要办复的文件，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误。催办的种类一般分为两种：（1）对内催办，即由本单位的文书部门对各承办部门公文承办过程实施督促检查，即对收文的催办；（2）对外催办，即由发文单位对自身发文的办理情况所进行的了解、催询和检查督促，即对发文的催办。催办方法一般有：电话催办；发函催办；登门催办；约请承办部门来人汇报等。办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办
11、理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。2.承办承办，是指有关部门或人员根据领导的批办意见，结合本部门的实际情况，具体办理和解决其文件所针对的事务和问题的活动。它是文书处理的中心环节和核心部分，是具体解决问题的阶段，也是检验一个机关工作质量和工作效率的重要标志之一。承办的文件范围。（1）上级组织机构针对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位内部执行；（2）上级领导交代的事项或需要办复的公文；（3）来自下级组织机构的请示及重要的报告；（4）平行单位或其不相隶属单位要求协作的函电、合同等；承办部门对交办的批件必须件件着落
12、，事事有回音，一般公文要求在15日内办结。五、办复和来文收集1.办复办复是指需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关所作的答复。它体现了收文处理过程的最终结果。办复通常由主管部门承担，但有些承办文件，承办部门也可依据领导同志的指示或经主管部门同意后直接办复。办复的形式与做法：（1）函复用行文的形式答复。一般情况是，由承办人代拟文稿，然后经部门负责人审查签署后，连同“交办文件”及“领导批示”一并退回交办机关的办公室审核送领导签发。（2）口头答复口头传达处理意见。后都要作记录。记录要包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面，以备查考。（3）复文答复有些下级来文，领导批示了具体的处理意见，就可以将其直
13、接复印后发送来文机关。（4）当面答复有些比较复杂的问题，需要承办人出面，带着审定的处理方案前往来文单位，就地研究解决问题。必要时，要形成“会谈纪要”，作为处理的依据。如无纪要，也要有“处理记录”以备查用。（5）统筹安排在年终或年初经过研究确定方案，一次通知各地。2.来文收集来文收集是指对处理完但需要立卷归档或保存一定时间的来问进行汇集，也叫文件归档。收集是为立卷工作做准备，是文书立卷归档的基础。因此要求秘书人员要手勤腿快。认真细致、经常及时，保证归档文件的齐全完整。一般来说，具有查考价值的公文都要收集，如：上级单位主送本单位的文件和主要资料；下级单位主送本单位的请示和情况报告，以及在办理过程中
14、形成的其他材料；非隶属机构主送本单位需要办理的信函；重要会议的文件资料等等。（1）对文件材料要求：1）要齐全完备。2）用纸要规范。应选择16K或A4用纸。3）要求使用字迹耐久的材料,如黑墨水、红印泥、激光打印等；不能用圆珠笔、复写纸、传真纸、色带打印等不耐久的字迹材料。（2）收集方法文秘人员要在日常和定期地对有价值的文件进行主动收集。1）来文份数只有一份并需要归档的，要在文件眉头加盖明显戳记。如“此件阅后请退回归档”之类的字样，并在登记薄上作出记载，以便催要。2）有重要批示的文件，如能够复印的，可将原件存留，复印件送给阅文部门或阅文人；如不能复印参照上一条。3）来文分说较多的，在处理的同时留足
15、归档的份数。4）对传阅件，要在传阅完毕后及时收回。第二节 发文工作发文是指将本公司的文件发送到外单位。凡本公司发出的一切关于公务的文件、信函、电报及其他文字材料，都属于发文。发文处理工作是秘书工作的主要部分，它的任务是从草拟到成文发出全过程的动作。一份高质量的文件，应当是在内容上如实地反映出工作情况和业务活动，有针对性地及时地提出问题，恰当地妥善地解决问题；在文字表达上还要简明通顺，确切得体，说理透彻，叙事清楚，使收文机关便于阅读、理解和处理，它才能发挥出推进工作的积极作用，真正成为办事的有效工具。一、拟稿公文拟写是指文件的起草（或叫拟稿）工作。它是发文处理的第一个工作环节。在全部文书处理工作中占有
