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1、上海美恩（MAIN）精密工具有限公司行政管理制度一、文件管理规定（一）总则 1、为提高办事效率和文件质量，发挥文件在公司各项工作中的指导作用，根据公司实际情况，制定本规定。2、檔管理的内容主要包括：政府、上级来函、来电、来文、会议文件；经营往来的函、电、来文；公司上报下发的各种文件、数据的管理。（二）公文的签收1、凡外来由公司收取的公启文件，均由公司门卫室造册登记签收（上级直送总经办或领导的除外）后送总经办由秘书拆封签收，在签收和拆、封时，门卫和总经办秘书需检查封口和邮戳、邮票的完整性，对开口和邮票损毁的要查明原因，对秘密件和国外信函邮票受损或缺失的应拒收。2、对上级邮送的檔，需进行信封、檔、
2、文号、秘密等级的核对，如不符，要及时报告发送部门，并登记记录。（三）公文的编号、保管1、总经办秘书对上级檔拆封后，应及时附“檔处理登记单”进行分类编号、保管并分转处理。公司领导亲启的檔，也应在处理后办理“檔处理登记单”。2、公司外出参加会议人员带回的文件和资料应及时送交总经办秘书进行登记、编号处理，并留存。（四）公文的阅批和分转1、凡正式檔均须由总经办主任根据檔内容和性质阅签后，由总经办秘书分送承办部门或人员阅办，重要文件应由公司总经办主任或分管公司领导亲自阅批后分送承办部门或人员阅办。总经办主任应该于收文当天完成阅签，紧急檔应该即收、即阅、即办。2、总经办秘书应该在主任阅签后的当天或第二天将
3、檔分送公司领导或承办部门，如涉及两个以上部门的，按阅批次序传递。（五）文件的传阅与催办1、传阅檔应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带出公司，也不得横向传阅或转借他人阅看，不得抄录档内容，对尚未公开的檔不得宣传、泄漏檔内容。2、传阅檔应在规定的时间内完成阅看，阅后应签名负责并立即送回总经办，传阅文件有领导批示意见的，总经办应责成有关部门，按文件要求和领导批示落实办理有关事宜。3、传阅檔的阅文部门或人员，不得抽取传阅檔内的任何文件及附件。如确实工作需要，可办理借阅手续或经总经办同意后复印留存，原件应及时归档保存。4、总经办对檔负有催办、检查督促的责任。承办部门接到檔、函电后应立即指定
4、专人办理，不得拖压放置。（六）发文的管理1、公司各级上报、下发的文件、通告、通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要、简报等均由公司总经办统一管理制发，公司各部门均不得自行上报、下发公司名义的正式檔。2、公司各部门需要向上反映、汇报重要情况或向下安排重要工作，要求发正式檔的，应将檔底稿送交总经办审核，同意后以正式檔上报下发。3、公司正式檔均由董事长、总经理签发。（七）发文程序与要求1、发文应根据工作需要和公司领导指示，意图明确，目的清楚。2、草拟文稿必须以公司大局出发，以党和政府的方针、政策、法规为依据，做到表述清楚，情况确实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字简练，书写工整，标点符号正确，不得
5、使用铅笔、彩笔、红笔书写。3、文稿拟就后，拟稿人应交总经办核稿，并填附发文稿纸前页，详细写明檔编号、标题、拟稿单位与拟稿人、会签单位、发送范围、印刷份数，确定主题词和日期、密级、并签字。4、总经办核稿时，应根据公司的实际，上级的指示精神和要求，有关文件的相关规定，以及对草拟文稿的规范要求，对文稿认真审查和修改，对不符合要求的，应退回拟稿单位或拟稿人重新拟稿。5、经总经办审核后的文稿，送主管领导核稿、签字，需要会签的送会签领导或部门会签，然后送董事长或总经理签发。6、檔打印清样，应由拟稿人核对，并在发文稿纸前页上签字。7、檔打印后要按数印刷，按上报下发范围由总经办秘书分发。（八）檔的借阅和归档1
6、、各部门或有关人员因工作需要借阅公司一般檔的，由部门主管签写便条，总经办秘书进行借阅登记即可借阅，对有密级的檔借阅须经总经办主任批准。2、借阅檔应严格履行借阅登记手续，按时归还，不允许拆卷和在檔上勾画涂写。总经办秘书要负责及时收回借阅檔，如发现丢失，必须及时查明原因和责任，及时如实报告领导。3、公司檔统一由总经办负责归档，归档立卷应按照内容、名称、拟稿人、时间顺序分门别类进行整理归档，并要做到檔批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件的完整性。4、要保持平时立卷归档和年终立卷归档相结合的方法，重要檔材料，要及时立卷归档。5、上年度檔的归档工作，应该在元月份完成，第一季度以前完成向档案室的
7、移交工作，并制作移交清单一式两份，各自留存。6、对于多年的、重复的、过时的、无价值的文件，要定期造册登记，经总经办主任同意后，在有公司领导监视下销毁。二、数据文书档案管理制度（一）总则1、为加强公司文书档案管理工作，特制定本制度。2、归档的档材料必须按年度分类立卷，公司各种生产经营活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都必须按照本制度规定，按期分类立卷归档。3、各类公文数据承办部门或承办人员应保证所经办公文、数据的系统完整、各种公文附件的全面，并及时转交公司文书档案管理人员归档。因工作变动或因故离职应将所经办的文件、资料向公司有关人员或公司文书档案管理人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。4、公司
8、文书、数据文件管理职能由总经办负责。（二）文书、数据的收集与管理1、凡公司生产经营活动产生的文书、数据，各部门均应妥善保管，指定专人负责。2、凡公司收到的上级政府发来的与公司有关的各类文件和公司发出的各类公文（含打印正件与附件，请示的批复等）一律由总经办统一收集管理。3、一项工作由几个部门参与办理形成的文件资料，由主办部门收集归卷，凡由总经办参与办理的，总经办直接收集归卷；各类会议数据，包括声像材料，均应由会议主办部门指定专人负责收集，及时归档；外出参加会议、学习、考察的人员，必须将会议文件数据及时向总经办办理归档手续。4、各级管理人员要建立档案管理意识，了解本部门工作业务，掌握文件资料的归档
9、范围，注意收集应归档管理的文件数据。5、认真实行平时及时归档制度，各管理部门都要将应归档文件数据及时收集归档，总经办要认真办理临时归档手续。每年2月份以前应将上年应归档材料清理归档完毕。6、文件数据归档后，总经办应积极提供利用、服务工作。 （三）归档范围1、上级机关发来的各类指示、决定、通知、规定、条例等檔。2、公司对上级机关的请示和上级机关的批复，对外正式发文和与关单位来往的文书。3、公司内部的各种计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报、重要会议的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、会议记录等。4、公司经营活动中与有关单位签订的合同、协议等。5、公司各类员工任免、奖惩、
10、劳动工资等檔材料。6、反映公司发展历史、重要活动的简报、照片、录音、录像等。（四）立卷要求1、各部门工作平时形成的文件数据要按照公司规定的“案卷类目”及时收集齐全，整理归卷，集中统一保管。总经办要按公司编制的檔材料归卷“案卷类目”及时收交应归档文件数据，按照“案卷类目”对号入座，收入相应卷宗，并进行归档登记。2、总经办档案管理员负责编卷、编目。3、案卷要遵循檔形成的规律和特点，保持檔的有机联系，区分各类文件的价值，有利于保管和利用。具体为：每份文件的正件与附件、正稿与印件、请示与批复、转发档与原件，几种文字形成的统一文件要分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密檔单独立卷，与绝密檔有联系的
11、普通檔，随同绝密檔立卷。4、不同年度的檔一般不放在一起立卷，跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；规划、计划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。5、卷内檔应依序排列，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后。依照檔形成的规律或特点，保持文件之间的联系和系统性。6、卷内文件材料应按系列顺序，依次编写页码，案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。7、各类案卷必须按统一的格式填写卷内文件目录，放置卷首；有关卷内材料的说明，应逐项填写在备考表内，并将立卷人和立卷日期填写完整，以示负责，备考表放置卷尾。8、文件目录、备考表、案
12、卷封面均应逐项用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。9、案卷装订前卷内檔材料要去掉金属物（书钉类），对有损毁的檔材料要裱糊或复制并与原件一并立卷，案卷装订用三孔一线封底打活结的方法装订。10、各类案卷以案卷号排列次序装入卷盒，置入档案柜内保存。三、 办公用具及通讯工具配置标准和发放管理办法四、计算机网络管理制度（一）总则为提高计算机利用效率，延长使用寿命，建立正常的计算机网络运行秩序，防止不良操作，特制定本暂行办法。（二）管理范围凡公司内安装、配置的计算机硬件、软件、盘、电源、计算机信息文文件、设备数据，均应遵守本办法规定。（三）管理责任计算机的管理采用谁使用、谁维护、谁保管的原则，计算机及网络
13、设备的检测维护和计算机使用、维护、保管情况的检查由总经办负责。（四）设备购置1、计算机及其设备的配置、更新由总经办按照公司办公机具配置标准拟定配置计划，报总经理核准后，由采购部结合使用单位需要选型、统一采购，并配合协助安装调试后移交使用单位，使用单位验收、签字。2、计算机修理配件和各类耗材的采购计划由总经办提出。（五）计算机硬件、软件及文文件数据的管理1、计算机硬件应建帐管理，财务部对购入的各类计算机及外部设备均应建立资产管理帐卡，纳入年度清产核资范围。2、计算机的安装应经公司用电责任部门检验，确认用电安全的情况下方可使用。3、凡公司购买的各类计算机软件由公司总经办统一保管，造册登记，如需安装
14、须申请批准后借用安装。4、各部门的计算机系统文文件数据应妥善保存，不得向外透露。禁止未经授权的查询、复制，对属于保密的文文件数据，使用人应加密保护。由于个人保管不当造成失密，由失密者承担法律责任。5、使用软盘时，必须进行免疫检验，确认无病毒后方能使用。各使用单位（人）要定期对硬盘进行病毒检测。6、由于个人使用不当而造成的软、硬件损失，由使用人负赔偿责任。（六）计算机网络管理1、公司计算机网络资源由公司总经办根据公司业务需要统一计划协调，报总经理批准后实行。2、工作时间不准在网络系统运行与业务无关的软件，如游戏、聊天等。3、不得用网络散布恶意信息，或冒名他人名义发布信息，不得制造传播计算机病毒及
15、其它侵犯网络和他人合法权益的活动。4、不得利用网络进行任何违反国家法律的活动，不得存储任何反动、色情檔。5、任何部门或个人未经许可，不得利用网络发布有关公司的任何信息。6、任何部门或个人，不得违反宽带使用管理办法规定，私自连接网在线网，否则按有关规定给予处罚，原分配埠使用人（部门）负连带责任，由此产生的一切后果由违反规定者承担。7、本暂行办法由公司总经办检查实行，未尽事宜适时补充。五、会议管理制度（一）为提高会议效率和会议质量，树立良好会风，特制定本制度。（二）会议的分类与组织：1、公司会议：公司领导扩大会议、全体员工会等。凡公司会议均应由董事长、总经理批准召开，董事会按公司章程规定召开，由总经办负责组织。2、专业会议：经济活动分析会、计划财务会、生产技术会、质量分析会、安全工作会、营销策划等会议由主管领导批准召开，主管部门负责组织。3、车间、班组织会议：车间会议由生产主管批准召开，车间主任负责组织，班组会议由车间主任批准召开，班组长负责组织。（三）上级或行业在我公司召开的各种工作会议（现场会、报告会、业务洽谈会、用户座谈会），由总经办受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。（四）公司各类会议均要将时间、内容、地点报总经办，合理安排，避免时间的冲突和内容的重复。（五）总经办要协调安排好涉及公司主要领导参加的各种会议，
