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1、行 政 管 理 制 度1、件管理制度2、档案管理制度3、印章管理规定4、财产使用保管办法5、安全、保卫、保密制度6、车辆使用管理规定7、行政人事部(行政) 岗位职责8、行政人事部(人事) 岗位职责9、财务部职责10、业务管理部职责11、客户服务中心职责12、财务部负责人岗位职责13、会计员岗位职责14、出纳员岗位职责15、行政人事部(行政)负责人岗位职责16、行政人事部(人事)负责人岗位职责17、文员岗位职责18、驾驶员岗位职责19、业务管理部负责人岗位职责20、业务员岗位职责文件管理制度一、收文、办文1、凡发给本公司的文件、书信、传真件、资料等，除亲启件外，一律由文印专职人员负责统一签收、分
2、发登记、传送、管理，其它人员一律不得涉及，平件一般当天处理完毕，急件随到随送，做到及时收文，不积压、不延误。2、文印工作人员收文后，应根据规定，统一登记编号，并填写文件办阅单，交办公室负责人签署处理意见、建议后，送总经理阅批。3、所有文件由总经理室阅批后，需承办的依序交有关部门、有关人员阅办，并做好签收手续，文印专职人员负责对承办部门及承办人的办文情况的督促，催办紧急或重要文件的落实，并将催办结果及时反馈办公室负责人。4、按规定需传阅的文件，做到准确、及时、安全、保密，交给传阅人并及时收回传阅文件。中层干部轮阅文件一般不超过一天，专办文件按限定时间完成，超出时限，扣阅办人和催办人部分奖金。5、
3、文件承办部门或人员，必须按总经理室批示的意见，认真负责，按时按质办理完毕，并将办文结果连同原件返回办公室统一归档保存。二、文件的查阅及销毁1、查阅文件必须填写查阅单，须经征得办公室负责人同意；重要文件须经公司总经理室批准方可查阅。2、查阅文件一般在办公室内进行，需复印的必须办理审批手续。如确需借出使用的，应填写借阅单，并经办公室负责人同意后才能借阅，重要文件须经公司总经理室批准方可借阅。办公室专职人员应督促借阅人及时归还，并在归还时检查文件是否完好无损。3、文件的借阅须注意保密，凡属上级机关下发的保密文件或涉及公司业务机密的密级文件，须按国家密级文件管理的有关规定办理，不得随便传阅、外借。4、
4、对公司各类文件的销毁处理，由办公室定期统一办理，其他部门不得随意处置。5、文件销毁必须编制清单，经办公室负责人审核，总经理批准才能销毁，同时办公室须将销毁文件目录登记存档。三、文件打印、签发1、打印的文件、材料，须由经办人填写打印单并经相关部门的领导签名同意。不符合规定的，文印工作人员可以拒绝打印。2、根据文件缓急程度，合理调剂，及时打印，急件按时限完成。3、文印工作人员要做好打印材料的登记制度。4、文印工作人员须不断提高专业水平，美化排版格式，严格控制错字、漏字。5、凡以公司名义发出的签报文件、传真函件，须由总经理或分管领导签发。6、文件起稿、修改和签发一律使用公司文稿纸，用毛笔、碳素墨水或
5、档案专用圆珠笔写作。7、公司发文由分管领导签发后，文印室工作人员要坚持打印材料的登记制度，经核校格式后，填明文件编号和份数后打印。8、公司向上级部门的签报、报告、请示及向有关单位的函件的起草、缮印、登记、送发，由办公室统一办理。由领导自行起划办理的签报文件、传真函件，应交一份给办公室登记存查。四、文件的归档1、文件签发单、文件草稿及正式文件全套交办公室存档。2、按规定做好文书档案的整理、立卷、归档以及档案管理工作，做到组卷科学、划期正确、保管可靠，查找便捷。3、公司内部各类音像、摄影材料，各部门办理后须及时交办公室整理归类。4、公司及各部门的文件、资料，包括人事、财务、统计、业务资料，应及时整
6、理归档，一般应在每年第二季度前，将上一年度的文件资料整理完整，交办公室统一归档。档案管理制度1、本实施细则所指的档案，包括文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案等。它们是记录和反映我公司保险事业发展变化的第一手材料，是业务和管理工作的真实记录，是促进公司业务工作进一步发展的重要依据。2、归档的文件材料必须按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。3、档案管理人员因工作变动或因离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。4、档案工作的管理原则是：统一领导、分级管理、确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合
7、管理和有效利用。5、文书档案由公司办公室统一整理、立卷；各类业务档案、财务档案、人事档案均由形成部门的经办人员或指定专人负责收集、分类、装订；6、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专人集中统一保管。7、凡本公司缮印发出的公文(含草稿和一份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。8、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。9、会议文件由办公室收集归卷。10、各部门产生的有保存价值的照片、录像带、录音带、实物等要及时向办公室移交，并附上有关会议活动地点、主要内容、主要领导等方面的文字说明，由办公室
8、负责声像档案的整理装订。11、文书档案、人事档案、业务档案在形成之后第二年六月底前，将上年度形成的文字，图表收集整理归档；声像档案在形成后随时归档。会计档案的立卷要在次年六月底前完成，立卷后，由财会部门保存一年，期满后按规定手续移交办公室统一保管。12、归档范围：(1)重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；(2)上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；(3)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；(4)本公司的请示与上级机关的批复；(5)本公司反映主要职能活动的报告、总结；(6)本公司的各种工作计划
9、、总结、报告、请示、批复、及简报；(7)本公司与有关单位签订的合同、协议等文件材料；(8)本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；(9)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；(10)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；(11)本公司各类赔案、保单、批单、收据、统计报表、业务快报、磁盘等；(12)有保存价值的录音、录像、照片等声像档案；(13)其它需要保存的材料。13、各类档案在装订前要去掉文件材料中的金属物(如订书针、大头针、回形针等)，对纸张破损或字迹扩散的档案，必须及时修补或复制，复制件与原件一起立卷。各种立卷的档案，统一采用三孔一
10、线方法装订，在装订线外有内容的应加宽边，做到整齐、美观。14、案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录、备考表和案卷目录。做到分类清楚、组卷合理、科学，案卷标题要求简明扼要，准确反映卷内文件材料的内容，用毛笔或碳素墨水钢笔书写，字迹要工整、清晰。15、建立档案人员岗位责任制，并严格执行。对接收档案要及时进行检查，做到入库档案标准化，并编制多种检索工具，做到存放有序、查找方便。16、档案室要定期检查档案保管情况，限期整改，杜绝隐患。对破损或变质的档案要及时修复，对借调出的档案应适时收回，以防散失。17、档案部门要做好档案的统计工作，建立统计台帐，做好档案数量的统计工作。18、档案利用工作要本着主动、方
11、便的原则。19、档案利用要遵守档案借阅制度，履行档案借阅和归还手续。档案部门要设立档案利用登记本，对档案利用及时进行跟踪。20、档案利用者应对所借档案负安全和保密责任，不得遗失、污损，严禁剪裁、篡改档案，违者按规定予以处罚。21、重要档案的查阅及外单位如需查阅时，须经总经理或办公室主管领导同意。22、对超过保管期限的档案需进行鉴定；对可予销毁的档案，要登记造册，经主管领导审查批准后，予以销毁。销毁档案时须有两人监销，监销人员应在销毁清册上签字。23、销毁档案时要做好保卫、保密工作、严格防止散失和泄密。24、对各类档案应做到存放有序，查找方便要符合防盗、防火等要求。印章管理规定为了进一步规范公司
12、各类印章的刻制、使用、管理，杜绝可能由此产生的漏洞，特制定公司各类印章的管理规定：一、印章的刻制：1、凡属公司负责刻制的印章，必须先由部门负责人申请，公司领导签字同意后，由办公室负责专人定点刻制。2、严禁任何部门、任何人擅自私刻印章。凡擅自刻制的，均属非法。一经发现，视情节轻重，予以罚款、留用察看、开除公职等处罚，或交司法部门追究法律责任。二、印章的管理：1、公章必须由办公室指定专人保管。2、公章、部门公章的使用，必须实行登记制度，内容包括使用部门、使用人、用章次数、对方单位、用章原因，批准人签字。3、公章使用属正常范围，办公室负责人签字认可，超权限的由总经理审定批准后用章。对用印章范围不清的
13、，要交总经理同意签字，对不属于盖章范围，办公室负责人违规同意用印，造成公司经济损失或危害的，一经发现，从重论处。4、印章保管人员对不属于盖章范围、不符合规定的用印，可拒绝盖章，以保证印章使用的绝对安全。也不得委托他人代盖，超出本制度规定的盖章范围而擅自作主盖印而造成公司损失的，公司依法不承担任何经济责任。5、个人不得携带公章外出，特殊情况需携章外出，须经总经理批准，由公章保管员陪同办理。6、各类印章的放置必须绝对安全，财务章须放置保险箱，其他章加锁保管。对由于保管不当，被人偷盖的，要追究印章保管人员相应的责任。7、业务章须由内勤人员专人保管使用，不得任人使用，随丢随放，违规者作相应经济处罚，造
14、成一定后果的作调离岗位、留用察看、开除处理。8、公司颁发的各类印章，领用时需办理登记签收手续，并留下“印模”备查。9、各类印章必须由专人保管，印章保管人员须签订责任状。保管人员不得擅自用印，一经发现，视情节轻重，追究行政、法律责任。10、印章要盖得端正、清晰、防止错盖、漏盖、倒盖，严禁在空白纸、空白介绍信上盖印(特殊情况需盖空白介绍信时，须经总经理批准，并在存根上注明用途、日期，处理完相关公务及时注销)。财产使用保管办法为规范公司财产管理，提倡爱护公物、勤俭节约，特制订本办法。一、日常办公用品(低值易耗品)管理：1、日常办公用品是指公司各部门办公所必须使用的各种价值2000元以下的笔、纸、墨文
15、具。2、公司各部门日常办公用品的购置、配发、管理由办公室统一办理，并指定专人登记、保管，各部门可根据需要提出申请，并按规定使用，不得随意购置。3、购买日常办公用品，须根据需求量和库存余缺情况编报计划，经总经理室分管领导批准后，方可办理。4、各部门因特殊需要购置办公用品的，须经公司总经理室分管领导同意，按规定到办公室进行登记。5、员工因调离、退休、辞职等离开公司时，应主动将所领用的办公用品交还办公室，由办公室做好物品的回收工作，在调动单上予以证明。6、办公用具正常使用发生损坏，要及时向办公室说明情况，由办公室统一安排修理。7、各类办公用具，如保管不当造成损失或遗失，要查清原因酌情赔偿。8、各部门闲置不用的办公用具，应上交办公室统一保管，办公室应对暂未投入使用的办公用品，做好防损、防潮、防火、防盗工作，妥善保存。9、办公室应督促各有关部门做好办公用品的日常维护、使用，并做好年终清理工作。二、办公室固定资产管理：1、公司固定资产是指公司所必需的非低值易耗品，如办公桌、电脑、保险箱等价值2000元以上的设备、器具。2、固定资产的购置，由办公室根据需求申请，统筹计划，报总经理室分管领导批准后，统一办理，其它任何部门都不得擅自购置。3、固定资产的配备和使用
