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1、接待宾客时需注意的商务礼仪 接待在办公室日常生活中， 无疑是最得力的助手。只要一通 ，距离就立刻消失了；可以说，如果没有 ，我们的工作就很难进行。正是由于 的这种特殊的作用，所以，我们在办公室使用 时要按一定的规矩办事。一、根本要求一礼貌不管是什么样的人打 来，都要认真接听；即使是对方对我们公司有成见，说话比拟粗鲁，也应以冷静而敬重的态度与对方说话。有时候，对方拨错了 ，如果你答复“这里是中日龙公司，请问您是否打错了 ，这样就有助于公司形象都得到提升。二亲切在使用 时，应该想像对方就站在自己面前与自己谈话，这样就能防止机械式的答复，会让对方感到格外的亲切。三配合我们也会经常遇到这样的情况：某个
2、部门接到客户提出无理要求的 ，觉得自己处理不了，但是又碍于业务上的往来不方便直接拒绝对方，便让对方把 打到其他相关部门去，在这样的情况下，各部门之间就要相互配合了，不要过于计较说A部门把“烫手的山芋丢给自己。如果对方通情达理，就把上司不想接听 的道理好好向对方说明；如果是不那么明理的客人，我们的答复也要注意分寸，即使在 里，语气也要委婉。四熟悉公司各部门的业务范围如果你的上司是负责研发的，可客户询价的 打到我们这边来了，在这种情况下，就不能以一句“您打错了就把对方 就给挂了，而是热情的告诉对方营业部门和具体负责人的姓名和分机号，如果有可能，就把对方的 转过去。二、根本礼仪打 时要遵循以下根本礼
3、仪：（1） 注意口齿清晰，并随时附和对方。2不要随便岔开对方所说话的话题，但也不要一有什么问题就直截了当的问对方；一定要听对方讲完话之后再发表意见。3自己说话时，如果说得太长，就要不时停顿一会，看看对方的反响，要让对方考虑；不要只顾着自己说话，也要给对方提问的时机。4在一般情况下，谁拨的 谁先挂，但是，如果对方地位比自己高，那就应该等着对方先挂机后自己再放下 。5如果自己上司的地位比对方高特别是在公司内部，应该先拨通对方的 ，待对方接听 之后，自己再把 转给上司。6注意自称。在商业场合，称自己为“小姐或者其他头衔，如经理和主任等，都是不恰当的，甚至会被当作是没有教养的表现，所以在接 时都应该直
4、呼自己的名字：“我是*。三、考前须知一注意打 的姿势虽然 两头双方都看不见对方，仅仅是靠电流在交换双方的声音，但是，在 里也能“闻其声如见其人。如果在打 的时候随随便便，同事会影响你个人和公司的形象。不要为了舒适而把手靠在 机上，翘着腿，还不停的摇晃等等，要知道自己的姿势会影响到说话的语气和声调。所以在 的时候，姿势要做到在对方在自己面前一样一丝不苟、规规矩矩。二注意说话时的节奏和语调通话时必须要一字一句，适当的放慢速度。有时候说得太快会让对方听不清楚你在说什么，也得不到自己想要的信息。一定要微笑着说清楚每一句话，不要给人一种没有睡醒似的模糊的声音。说话语调也不能过于冷淡，也不能过于热情，一定
5、要自己好好掌握分寸。接 的技巧一、做好准备在接听 时，要在 机旁预备好纸和笔，养成随时做好 记录的习惯。如果不好好做好 记录笔记，就有可能出现遗漏的消息和张冠李戴的现象。 记录主要包括一下几项内容：1时间接 的时间。2谁打给谁的、又是谁接到的。3 的内容。4处理的结果，是要转达还是要多长时间之后回个 等等。5对方的联系方式。二、不让 铃响超过三声 铃声一响，最好不要让 铃声超过三声。如果一时忙的腾不出手，超过了三声，拿起听筒之后要赶紧向对方抱歉：“对不起，让您久等了。如果是直拨 ，接通 之后就应该自报家门：“*公司，我是中日龙公司的*。很多人习惯一接通 就直接说要找*，这种行为是不礼貌的，最好
6、是先自报家门，这样对方不会觉得话多，反而会觉得你很有职业素养。如果是分机转过来的 ，就应该说：“您好，这里是*部的*，如果不是找自己的 ，就应该把对方所需的 告知对方或者帮助转过去。三、不要随便说“在或“不在碰到陌生人打来的 “我是*，请问王总在公司吗？，在这样的情况下，不能随便说谁“在或者“不在，要先对方：“请问您是，要弄清楚对方的身份和目的之后再说：“请您稍等一下，我去看看*是否在办公室，然后根据上司的指示来回复转接或是拒绝。四、万能的“刚刚散会许多公司都有这样的规定，领导在开会时原那么上不得接 ，所以，如果上司开会时有客人来 找上司，只要不是很急的事，就不要让上司来接 ，应等上司散会之后
7、再说。但是如果遇到以“客户就是上帝为中心的客人，这种情况下就应该说：“实在对不起，*总刚刚散会，请问您有急事找他么？待对方说明来意之后，便可说：“您请稍等一会好吗，我帮你去找找。这样就可以上给上司去汇报了，听取上司的指示。如果上司认为不是很急，就可以这样去答复对方：“实在不好意思，我们*总这会不知道去哪里了，要不回头我见着*总，再给您回个 ，您看可以么？这样做，就滴水不漏，对方也可以谅解。五、上司不在当上司不在的时候，接听 需要注意以下几点：1说明上司不在，像对方表示歉意。2没有必要向对方说出上司不在的理由和上司的去处。3让对方了解自己的职责，主动承当转达的责任。询问对方能否待上司回来再给对方
8、打 ，如果有必要还要询问对方的联系方式。4代替上司听取重要的事情时，将对方的主要意思包括对方的 号码复述一遍确认信息。六、不让对方久等如果接到找人的 的时候，必须要积极的去找人，但是让对方等待的时间不宜超过三分钟。如果时间需要较长，应在 里再向对方说明一下：“实在不好意思，我去找帮您找找*，稍后给您回个 可以吗？总而言之，不能让对方等待太久。七、应付其它推销类骚扰 现在社会上推销的 也愈演愈烈。对于推销 ，也不要这样直接问对方：“对不起，请问您是谁？或者是“您推销什么？如果对对方所推销的事物不感兴趣的，也不能简单的答复对方：“对不起，我们不需要。或者“我们已经有了。拒绝时也要注意语气和分寸，可
9、以作如下回复：“对不起，我们已经有了*，所以不能不知您的意思如何？这样就可以很好的做到“买卖不在仁义在。打 的技巧一、提前做准备打 之前要做到心中有数。向对方说明哪些事情，或者需要了解哪些情况，这些事情都需要实现想清楚，必要的时候要列个提纲。实现把有关文件、对方的 号码和身份核实一遍也是有必要的。二、要找的人不在时 接通的时候要自报家门，自报家门的时候不能说话太快，要保证对方能够听清楚。如果接 的不是自己要找的人，而事情又比拟着急，这样的情况下，就应该先问清对方的姓名和身份，再决定是否请他转达。“既然*不在的话，那么，您可以为我转告给他，您看可以么？千万不要再对方没有表态之前就滔滔不绝的说开了
10、。三、给对方的领导打 时在这样的情况下，即使你知道对方的 号码，在一般情况下也不应该直接打给他，礼貌的做法是先找他的助理。你可以先把自己的目的简单的说明一下，让他去向上司汇报。最好能加上以下类似的话语：“有给您添麻烦了。或“您那么忙，实在不好意思。如果只是为上司拨通 的话，应当咋对方把其上司找来之前把话筒递给自己的上司。接打 实用话语中日龙公司，您好，这里是*课、中日龍。这里是*课，您好，我是*。、課。我就是，您请说。、電話。对不起，请您稍等。马上给您转接过去或是告知其分机号、少待。对不起，*刚刚离开座位。有什么需要我帮助转告的吗？、今外出。致。对不起，*正在开会。有什么需要我帮助转告的吗？、
11、今会議中、致。对不起，*今天出差了。、今日出張、致。对不起，让您久等了。您是再等一会吗？待致。待頂。回头我们给您回个 好吗？後、電話致。对不起，请您再重复一遍好吗？、一度願致。正是这样。、。好的，我明白了。、。您好，中日龙襄阳公司。能请*接个 吗？、中日龍会社。願致。您好，*课*想请*接个 。、課願致。谢谢您打来的 ，再见。、。失礼致。总之， 虽小，礼仪却不少。 沟通在商务活动中的重要性毋庸置疑，不经意的失礼可能会产生很大的影响。在接打 时候，要时刻谨记“我代表了公司的形象。首先要保持愉快的心情；其次声音要温雅有礼，态度要诚恳谦虚；再次，接打 时要专注，防止各种懒散的姿态；最后要认真接听，不可
12、敷衍。如果 不是找本人的，应问清事由，防止误会。这样，良好的沟通技巧才能使双方的商务往来更加融洽，更是职业素质的良好表现。接待客人公司的销售人员和总务的 接待，可以说是公司第一线参与接待客人的人员；但是在亲自接待客人的时候，我们是代表着我们的上司来接待客人。因此从某种意义上来说，我们代表的是公司的形象。我们在接待客人时的形象及态度，就是整个公司形象的缩影。因此，我们不仅要在衣着打扮和言谈举止方面要注意，而且在精神状态方面也要特别的注意。一、 接待的根本原那么我们在接待客人时要遵循以下根本原那么：1无论接待什么样的客人，都要做到公平和礼貌；按先来后到的原那么接待每一位客人。2无论接待什么客人，都
13、要和颜悦色，千万不能皱眉头。3接待客人时态度要郑重，说话要留余地。4对于有预约的客人要迅速的转达他的要求，不能让客人久等。5为了防止出错，对于客人要转达的重要事项要向其确认一遍。6尽可能的在接待的时候就记住客人的相貌和姓名，了解他与本公司的关系。7对于上司没有确认要见面的客人，不要让其进入上司办公司。有些没有预约的客人喜欢问上司在不在，甚至是上司的整个工作日程安排。在不了解对方身份和来意的情况下，不能直接给予答复。应尽可能地从对方那里了解一些有用的信息。二、 接待根本用语会面接待时常用语有：1表示欢送“欢送您！2向对方表示感谢“谢谢您！3让对方等候时表示歉意“不好意思，让您久等了！、4表示理解对方的话“好的，我知道了！5表示抱歉“实在对不起！在接待客人的过程中，不仅要养成说礼貌用语的习惯，而且必须要发自内心的说出来，这样客人才能真正感受到你的真诚，真正的感受到“宾至如归。这也是我们拥有良好职业素质的表现。会客室的布置一般来说，稍有规模的公司都有不止一个的会客室。常见的有两种：一种是接待四五位客人的小型会客室；另一种是接待十来人的大中型会客室。本公司分别有两个小型会客室和一个中型会客室，另有一个大型会客室。一般配有的布置为椅子，桌子，记录笔，记录纸和烟灰
