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1、第六章Excel2000应用第一节Excel2000概述一、Excel 2000概述电子表格软件Excel2000是办公自动化软件Office2000的一个成员。操作方便、功能齐全。Excel具有丰富的数据处理函数，可以实现快速准确的表格数据计算；具有丰富的绘制图表功能，快速生成图表，可进行数据统计分析；具有方便的数据交换能力等。二、Excel 2000的启动在Windows【开始】菜单项下的程序子菜单中，选择级联菜单中的“Microsoft Excel 2000”菜单项并单击，就可以启动中文Excel 2000了。三、Excel 2000的退出方法一：单击标题栏最右端的“关闭”按钮。方法二：
2、打开【文件】菜单并选定退出项。如果在改动之后没有存盘，Excel2000会弹出保存的提示对话框，在这个对话框中，如果确认所进行的修改，就选择“是”，否则就选择“否”；如果还想继续编辑，单击“取消”按钮就可以了。图6-1 保存提示对话框四、Excel 2000窗口的基本结构在制表过程中，人与计算机的交互操作是通过Excel 2000的窗口进行的。当启动Excel 2000后，就会在屏幕上出现一个Excel 2000窗口，并在此窗口中打开一个默认工作簿。Excel 2000窗口结构说明如图6-2所示。图6-2 窗口结构图1、标题栏：位于窗口的顶端，在标题栏最左端为控制菜单图标、本窗口打开的应用程序
3、名和当前编辑电子表格文件名。如图6-2，标题栏显示表示当前打开的窗口是Excel 2000系统，工作簿文件名为“Book1”。单击控制菜单图标，会出现窗口控制下拉菜单，如图6-3所示，菜单中包括“最大化”、“最小化”、“还原”、“关闭”等常用窗口控制命令。标题栏最右端的三个按钮自左至右依次为“最小化”、“最大化/还原”和“关闭”按钮。 图6-3 Excel 2000“窗口 控制”菜单2、网格工作区：（如图 6-2）是放置表格内容的地方；网格工作区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容的。3、列标：（如图 6-2）用英文字母和它们的组合来表示AZ，AA，ABIV（共256列）。 4、行号
4、：（如图 6-2）用阿拉伯数字165536来表示。5、名称框：（如图 6-2）名称框可以给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。6、编辑栏：（如图 6-2）选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：左边的“”是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的“对号”是“输入”按钮，就是确定编辑栏中的内容为当前选定单元格的内容；右边的“等号”是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。7、全选按钮：（如图 6-2）名称框下面灰色的小方
5、块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A、B、C.是列标，单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、3.是行号，单击行号可以选中相应的整行。8、工作表标签：（如图 6-2）显示当前工作簿包含的工作表名称。9、工作表标签控制按钮：（如图 6-2）若有多个工作表，标签栏显示不下所有标签，这时通过这些按钮，可找到所需的工作表标签。10、状态条：（如图 6-2）界面的最下面是状态条。Excel的状态条可以显示当前的键盘的Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Num lock是打开的，按一下键盘上的“Num Lock”键，这个标记就消失了，表示不
6、再是Num Lock状态，按一下“Caps Lock”键，就显示出CAPS，表示Caps Lock状态是打开的，再按一下Caps Lock键，它就会消失。五、工作簿、工作表和单元格 1、工作簿：是一个Excel文件，扩展名为.xls，由工作表组成。最多可存放255个工作表。默认工作簿名为Book1，其中可以包含很多的工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3。就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。2、工作表：是以列和行的形式组织和存放数据的表格，由单元格组成。每一个工作表都用一个工作表标签来标识。3、单元格：行和列的相交点，是工作表的最小单位，一个单元格最多可容
7、纳32000个字符。单元格根据其所处的列号和行号来命名。列号在前、行号在后。比如：A1。4、活动单元格：当前正在操作的被黑线框住的单元格。5、活动工作表：当前正在操作的标签是白底黑字、带下划线的工作表。默认情况下活动工作表为Sheet1。第二节Excel2000基本操作一、新建空白工作簿（三种方法）方法一：启动Excel的同时自动创建“Book1”。方法二：单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。方法三：选“文件”菜单中的“新建”命令，再选“常用”选项卡下的“空工作簿”命令。二、保存工作簿（三种方法）方法一：单击“常用工具栏”上的“保存”按纽。方法二：在“文件”菜单中选“保存”命令。方法三：在“文
8、件”菜单中选“另存为”命令（如图 6-4）。图6-4 “另存为”对话框 注：第一次保存工作簿，Excel 会打开“另存为”对话框三、打开工作簿（三种方法）方法一：选“文件/打开”命令（如图 6-5），在“打开”对话框（如图 6-6）中选择文件，点击“打开”。图 6-5 “打开命令”方法二：点击“常用”工具栏上的“打开”按钮上的“打开”按钮，在“打开”对话框（如图 6-6）中选择文件，点击“打开”。图 6-6 打开对话框方法三：直接双击要打开的工作簿。四、文字和数据的输入现在我们来看怎么向单元格里输入文字和数据：单击左上角的A1单元格，输入“晓宇”，单元格中就出现了“晓宇”两个字。 这时单元格中
9、多了一个一闪一闪的竖线，就是光标，进入输入状态，光标也就出现在了输入文字的地方，光标所在的地方就叫做插入点。那怎么才能进入输入状态呢？1、选中单元格以后直接输入文字就自动进入了输入状态。2、双击单元格，光标出现在这个单元格中，表示现在也进入了输入状态。3、编辑栏中也可以显示选中的单元格中的内容；把鼠标移动到它上面，鼠标就变成了这样的一个“I”形，单击左键，光标就移动到这个单元格中了，输入文字或数字，单元格的内容也会随之改变。注意：在往已经有内容的单元格中添加内容时，如果不想把原来的内容覆盖掉，一定要双击这个单元格再输入，或者在选中单元格后使用编辑栏来输入。输入数据的几个特殊情况：（1）输入分数
10、（如1/2），应先输入“0”及一个空格后输入 ；（2）输入纯数字组成的字符型数据，输入前加西文单引号（），Excel 将自动把它当作字符型数据处理；（3）输入日期和时间数据时，用“-”或“/”分隔年月日；时间用“：”分隔时分秒；（4）输入当前日期：“Ctrl；” ；（5）输入当前时间：“CtrlShift；” 。五、自动填充功能1、相同数据的填充（复制填充）：（1）使用填充柄：单击填充内容所在的单元格，然后拖动单元格右下角的“填充柄”至所需位置，完成填充，如图 6-7、图6-8所示。图 6-7 图 6-8（2）使用“填充”命令：输入起始值后选择填充区域，选中“编辑”菜单的“填充”命令，在级联菜
11、单中选择对应的菜单项，如图 6-9所示。图 6-9 “填充”命令2、等差/等比序列及日期序列的填充：使用填充柄：输入序列前两项并选中这两个单元格，拖动单元格右下脚的“填充柄”至所需位置，如图 6-10 所示。图6-10第三节工作表基本操作一、建立员工工资表中文Excel 2000提供了一系列的单元格，每个单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，如图6-11。工具栏下方标记的A、B、C、D.分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3表示C列中的第三行单元格。我们在建立表格之前，
12、应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。图 6-11 单击A1单元格在第一行各列中输入表内容，按键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在另外两列中分别输入“职务”、“工资额”。使用键盘上的“左”、“右”、“上”、“下”方向键可以将光标移至各单元格上，输入文字信息，结果如图 6-12。图6-12编制一份“员工工资表”二、设置单元格的格式字符格式步骤一：单击行号1，选定此行中的文字内容。然后单击鼠标右键，在快捷菜单中（如图 6-13所示），选择“设置
13、单元格格式”命令。图 6-13 选择“单元格快捷菜单”步骤二：在“单元格格式”对话框中，单击“字体”选项卡，如图 6-14所示。图 6-14 单击“字体”选项卡步骤三：从“字体”列表中选择一种新的字体，并从“字形”列表中选择一种字形，接着可在“字号”列表中设置文字的大小尺寸，如图 6-15所示。图 6-15 从“字体”窗口中选择一种新的字体、字形和字号单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中，如图 6-16所示。图 6-16 上述操作的结果在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性，还能预览设置结果。此外，“单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，在
14、“对齐”列表中可以设置工作表中数据的水平与垂直对齐方式。三、设置数字格式货币符号上述操作可用于设置电子报表中各列标题文字属性，下面的操作将设置货币符号：步骤一：单击D列标，选定此列中的所有内容，接着单击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。步骤二：在“分类”列表中选择“货币”项。图6-17 “分类”列表窗步骤三：设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮，如图 6-18。图 6-18设置“小数位数”与“人民币符号”上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如图 6-19所示。图 6-1
15、9 在工资数额前加上一个人民币符号这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。如果需要，还可以选择几行或几列或工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。在 “数字”选项卡对话框中，在“分类”框中选择不同的数据类型，可以对不同类型的数据进行格式设置。四、设置边框和图案1、设置边框：方法一：首先选中表格的单元格，在“单元格格式”对话框中，选择“边框”选项卡。如图 6-20。在对话框中，设置竖线和横线。图 6-20 选择“边框”选项卡方法二：选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，边框就设置好了。2、设置图案：方法一：首先选中表格的单元格，在“单元格格式”对话框中，选择“图案”选项卡。在对话框中，设置单元格的底纹。方法二：给单元格设置底色和文字颜色：选中要设置的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色；单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。 注意：给工作表设置背景：打开“格式”菜单，单击
