2023年公司家居跟单员手册.doc

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1、卡佛丽家居跟单员手册一、跟单员的定位：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货品报关，装运等。因此，在小公司中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还也许是采购员。在大公司，则代表公司的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 二、跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的公司的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。 1责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，由于订单是公司的生命，客户是公司的上帝，失去订单与客户将危及到公司的生存。做好订单与客户的工作责任重大。 2沟通，协调：

2、跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完毕订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。 3做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。 4工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。此外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就规定外面跟单员的工作效率是快速的。 5工作是综合性的：跟单员工作涉及公司所有部门，由此决定了其工作

3、的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 三、跟单员的主导意识： 什么是主导意识？就是全局观念。你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。 作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？何时完毕？出来的产品如何？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。 有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有

4、方：有办法，有主意，碰到问题有解决的能力 有效：有效率，有结果。 目的要达成：所有工作以最终结果，最终目的作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。 总之，主导意识的你心中要装着大目的，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评估。因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）当作是自已的部下。（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目的，提供条件。你的目的很明确：就是对最终结果负责。四、跟单员的素质规定：（跟单员的训练） 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质规定： （1）分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价

5、。 （2）预测能力。能预测出客户的需求，公司的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。 （3）表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。 （4）专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。 （5）与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完毕客户订单。 （6）人际关系解决的能力。解决好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完毕自己想要做的事。 （7）法律知识。了解协议法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。 （8）谈判能力。有口才，有技巧。 （9）管理

6、与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。 （10）物流知识。了解运送，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。五、跟单员的工作内容及知识，技能规定： 跟单员的工作内容重要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货品运送跟单及客户联络跟踪（客户接待）。 1.出口货品跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签协议等等）。基础外语及函电往来。 2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养） 3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。 4 .货品运送跟单（出货跟进）货品运送知识，（运送工具，方法，配柜）及了解报关知识。 5.客户联络跟踪（

7、客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识： 六、跟单员工作的重要性： 公司之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个公司的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者跟单员的工作跨越了公司运作的每个环节，它是公司内各部门之间及公司与客户之间互相联系的中心区纽和桥梁，是一个公司的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证： 跟单员工作部门关联： 跟单员：对外：业务部门（国内，国外贸易部） 客户（国内，国外客户，外贸公司，中间商） 运送（海运，空运，汽运，铁路运送，集装箱，快递公司） 政府/金融（海关，银巷，税务，商检，保险） 对内：计划/物料（生产计划，物料进度，报价） 制造部门（生产进度，

8、样品制造） 技术/品管（产品规格，新品开发，估价，产品标准） 财务/资财（出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算） 行政部门（派车，放行，报关，船务） 七、外贸跟单具体内容1、接单：接单也即协议的签定，订单的取得。 协议的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文献，涉及买卖双方为达成交易而互换的信件，电报或电传，都足以构成书面协议。1下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面协议等方式。2接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，运用我们的网站，等等。 3接单的形式：在出口贸易中，跟单员

9、接的单没有特定的限制，最常见的是： （1） 协议：（CONTRACT）协议有销货协议（SALES CONTRACT）和购货协议（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。 （2）确认书；（CONFIRMATION）它比协议要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的协议一般合用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而协议用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。尚有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接

10、发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。 4接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 （1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。 （2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并乐意按照这些条件达成交易，订立协议的一种拟定的表达。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 （3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。 （4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方批准对方在发盘中提出的各项交易条件，并乐意按这些条件达成交易，订立协议的一种拟定的表达。 2、审单：即审核协议 1审单内容： 确认产品名称，规

11、格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装规定，交货期，交货方式。 2审单方法： （1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和公司产品名称的代码同时也代表了规格。 （2）质量： 也称品质。是货品的外观形态和内在质量的综合。在国际货品买卖中，货品的品质不仅是重要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 （3）数量： 应审查货品的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如协议数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按跟单信用证统一惯例，信用证上

12、如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。 （4）单价，总额的审查： 1客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。 2通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）（5）价格条款的审查： 出口货品的单价条款，也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价（指装运港的价格条件） C&F （Freight or Carriage Paid to.）运费付至指定目地的交货 CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格 常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下： （

13、1） FOB价格换算为其它价： CFR价 = FOB价 + 运费 FOB价 + 运费 CIF价 = - 1 - 保险费率 X 投保加成 （2） CFR价格换算为其它价： FOB价 = CFR价 运费 CFR价 CIF价 = - 1 保险费率 X 投保加成 （3） CIF价格换算为其它价： FOB价 = CIF价 X （1 投保加成 X 保险费率） - 运费 CFR价 = CIF价 X （ 1 投保加成 X 保险费率） （6）付款方式审查： 1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。 2. 支付的货币能否接受？ （7）包装规定的审查： 1工厂的产品自身有自已的包装，展示给客户能否接受？ 2

14、客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？ 3客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书） 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最重要是唛头印刷。 （8）交货期的审查 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货品，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。 （9）交货方式的审查： 运送重要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户规定空运（赶销售），我们可规定客户承担多余部分的费用。 关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。 1寄目录，样本： 2准备样品。 （1）工厂现有的款式 （2）新款 （3）客户来样。 要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品也许要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到： （1） 有完整的产品资料，积极进行宣传。 （2） 新品的成本，价格要进行核算。 （3） 新品的制作要留有实样。 （4