第二章 秘书工作的起源和发展本章的教学目的和要求：了解秘书与秘书工作的起源和早期发展，最早产生的一些秘书工作制度，各朝代有代表性的秘书与秘书工作及机构了解中国共产党和新中国的秘书工作，以及外国秘书工作的特点、趋势第一节 我国秘书工作的起源和早期发展一、 秘书与秘书工作的起源若从“辅助管理，处理文书”角度出发，秘书的起源追溯到黄帝时期上古时代的“史官”和“纳言”可看作是最早的秘书官仓颉jie）《汉书·古今人表》载，传说中创造文字的仓颉是黄帝的史官，帮助黄帝记载国家大事最早的记言记行活动）《尚书·尧典》载，“帝曰：龙，朕疾谗说殄行，震惊朕师命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允！”虞舜曾说他憎恨说假话和阳奉阴违（会扰乱、震惊百姓），任命一个叫“龙”的人做“纳言”官，公正、忠实地上传下达上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官纳言活动）夏朝，公务文书——典志管理典志的官职——太史令《吕氏春秋·先识篇》载，夏朝的末代君主桀荒淫无道， 太史令终古捧着国家的典志（公务文书）去哭谏，桀置之不理终古绝望之下，带着这些典志投奔了商汤可见夏代史官有制作、收藏和保管国家典志与档案（图法）的职责，并有利用这些典志劝谏的职责。
谏言活动）现存我国最早的政治文件汇编——《尚书》，帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词二、奴隶社会时期的秘书工作商末周初，政事日繁，出现秘书机构——太史寮相当于目前的中央秘书处² 由太史/大史掌管，下有左、右、内、外四史为副手，各有分工² 左史：专记国君政事活动 ² 右史：专记国君政事言论 有“左史记事，右史记言”之说² 内史：职掌拟制简册，宣示国君诰命（gao）² 外史：专管四方之志及诸侯世系家谱 相当于人事档案西周至春秋时期，逐渐形成一些秘书工作制度：² 保密制度² 文书制度² 用印制度春秋战国时期有了参谋类秘书----士之奔走游说，出谋划策，也有臣相、宰相等等的类似秘书的人物和相应的官署，但秘书官员多以刻、记事、记言、主政等到各种杂合的身份出现² 战国时代所兴“养士”之风，著名的“四公子”（齐孟尝、赵平原、魏信陵、楚春申）都供养着一大批“门客”食客其中虽有被后人王安石等讥为“鸡鸣狗盗之徒”的，但也有不少人出谋划策，不愧智囊人物，或承办事务或成为得力助手的向平原君自荐的毛遂即其中之一弹铗三唱的冯谖就曾为孟尝君收债市义，出使魏国，建齐宗庙于薛城，筑成“狡兔三窟”，使孟尝君为相二十多年而无纤芥之祸（使孟尝君高枕无忧），自己却始终不入仕途。
这些食客可以说是最早的私人秘书三、封建社会时期的秘书工作1、秘书机构、人员和职责秘书工作体制：中央（皇帝、丞相）到地方（郡、县）：御史大夫：主管文书起草、送阅尚书： 皇帝身边的文字秘书，文书收发博士——掌管史书典籍，备供咨询皇帝顾问和专业秘书谒者令：为皇帝引见百官、传达命令的秘书主玺令史：专管玉玺的秘书长史zhang主簿bu记室令史2、秘书工作制度保密制度：西周、春秋时代 唐朝对书舍人有四禁：一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘行文制度：秦朝规定，地方官的上行文书一律先送交丞相府，由丞相府送尚书再呈皇帝；皇帝批示后，由尚书拟办，再由丞相府分发各部各地执行人事察举行诏书由尚书先交御史大夫阅办，再交丞相府颁布下达三省制：魏晋开始形成，唐代确定中书、门下、尚书 “中书出令，门下审议，尚书执行”一文一事制：宋朝：非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理文书立卷制：元朝：文书制度：秦汉时，公文的名称、用途即有严格规定唐代开始，对公文的用纸、折叠、誊写、收发、登记、移交又有明确的细则元朝规定公文的署押ya、照刷、磨勘kan、注销等制度清朝进一步实行全国统一的奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，还制定了严格的书写规则。
3、官府文书和应用文典：《尚书》中有“尧典”、“舜典”上古帝王颁布的政令、法典的文书命、诰gao（谕）、诏、旨：下行文章、表、奏、议、疏：上行文书令、教：诸侯下行的军政文书移：官吏间来往平行文书称“移书”或“移文”檄（露布）——用以征召、晓喻或声讨性的文书咨：宋代学士院用的平行文书咨呈：明清两代下级官府送上级官府的请示性文书告示：明代晓告百姓的文书铭：两种内容：一是表示誓戒；二是记载功德书、简、牍du、笺jian、素：竹简或木片————白绢序、引、跋：序：序言，写在书籍和诗文前的文字，用以说明写作的缘起、背景以及作品的要旨、体例或写作过程等序置于书或诗文之前，则称“引”；置于书后，称“后序”——跋《指南录后序》（序前，跋后）四、近代中国的秘书工作1、晚清时期的秘书工作1861年，设立“总理各国事务衙门”，内设“司务厅”、“清档房”，分理文书、档案工作1901年，“总理各国事务衙门”改为外务部，内设日常办公的秘书机构有司务厅、翻译房、清档房、秘书股、机要股、电报处、文报局1907年，各省设“咨议局”1911年，清廷成立责任内阁责任内阁内的秘书机构有：承宣厅（负责宣布诏令、办理奏折、文移、保管图书档案等）、制诰局（负责拟制诏令、进呈贺表等）、收文处（负责收受京外衙门投送内阁的公文）。
在中央政府各部门也设立了秘书机构这一时期的秘书机构，分工更细，任务也更为具体，对外办文、办事、办会更多2、民国建立后的秘书工作1911年10月辛亥革命后，武昌首先成立了军政府，下设秘书处都督府、军务部、参谋部、总督察处都设有秘书，掌管机要文件1912年1月，孙中山在南京就任中华民国临时大总统，效法资本主义国家的政体，成立国务院，并在总统府下设秘书处，作为政府日常办事机构，这是我国行政建制史上秘书处设置的由来1916年袁称帝失败死，黎元洪继任大总统，设国务院，下设秘书厅培养文官的直隶法政专门学校，开设了文书课程，编写了《公文程式》讲义，是我国文书教学的开端第二节 外国秘书工作概况一、 外国秘书工作的特色和趋势国外秘书工作的发展趋势：事务型转为智能型 办公自动化程度的提高；进入高级秘书阶层秘书工作日益专业化 秘书工作分工日细，技术要求越来越高秘书人员的高学历、秘书工作的永业化 二、王余禄《女秘书实务》——“女秘书工作——典型的一日”秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。
——美国国家秘书协会会长凯勒女士 苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝 对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听、准备行程表(我的上司经常作业务旅行)、处理邮件以及各项交办事者 苏珊从事秘书工作的背景 ：对于苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就能担任一个负有重责的职位苏珊18岁毕业于美国高级中学，然后接受1年的秘书专业课程训练结业之后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业机构登记，其后6个月内，她曾经担任过好些临时性工作，事后她说：“这6个月我获得不少宝贵的经验。
我学会了如何适应不同的雇主与工作环境 苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，．她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升陈冬梅 苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理麦克先生及广告部经理惠特先生两人的执行秘书已有一年半的时间她已接获通知，将升任麦克经理的行政助理，并且当她训练杜娜小姐担任惠特经理的秘书而能独立作业时，即行生效 苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日这一天，麦克经理已因公出差，而惠特经理正准备远行苏珊告诉我们：“这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正 苏珊的一天工作详记 (办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟) 8：30 抵达办公室整理仪容，检查办公用品与文具整理惠特经理办公室及检查麦克经理办公室。
8：55 检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请惠特经理签 名完成信稿放人签名卷夹中，置于惠特经理案头信件宜如此慎重处理，以免他人窥视) 9：15 拆阅并处理第一批邮件留下必须由我直接作答的，惠特经理到达办 公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记迅速整理出即将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期 向惠特经理报到，听写时，两度因而中断，然后继续笔记回到办公桌后，回复一紧急请杜娜小姐听第二个她正接受训练，一旦我担任麦克经理的行政助理后，即将为惠特经理工作 惠特经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴惠特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替麦克经理做不少事 9：50 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在惠特经理办公室所接听的 捡出必须由惠特经理过目的航空信件无特别紧要待复函件，摘记几项待办事项，俟第二次邮件到来再处理接听几通，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打告诉他 10：10 决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室， 并告诉惠特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前告诉我。
10：20 回到办公桌，记下征信所午前会来，不然，我应打去问咖 啡小憩时间，但已无法分身了告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室稍后并告诉她登记月支帐的方法杜娜小姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报费用数字的核实等，一一交待 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在我面前点清，当她交钱给惠特经理时也将当面点清，这一点很重要一旦点清无讹，以后再有差错就毋需负责 10：40 开始誊清惠特经理口授信件文书中心来说，他们为惠特经理打印推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成我决定无论如何明天一定要做完(我通常皆较实际需要时间提前几天，以防临时赶不及，但我并没有明白告诉他们) 11：10 打好数封信函送请惠特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室时，惠特经理接听一通私人，决定提早于3点钟，而不是原定的5点钟动身，因此，我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包 11：15 回到办公桌，打三通分别通知同仁，将原定4点钟。