书山有路勤为径，学海无涯苦作舟物资中心档案管理细则 一、目的ﻭ 为了加强物资中心各类档案的规范管理,确保档案完整和使用的安全，提高利用效率,更好的为集团经营管理服务,特制定本管理细则 二、管理模式ﻭ 档案室受集团档案部门的管控，是建工服务事业部物资中心档案工作的主要管理部门,不定期对各班组资料归档情况进行监督和检查各班组将运作过程中产生的重要资料按时间节点和要求提交档案室保管 三、管理范围 所有班组、非班组从设立、运作、管理和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类单据、制度、函件、图纸等不同形式的历史记录ﻭ 四、工作职责ﻭ (一）档案室设专职档案管理员负责档案的集中统一管理：ﻭ 1、制定部门资料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度 2、负责部门档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设 3、监督落实同步归档制度,指导各班组非班组资料的收集、积累、整理和归档工作 4、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作 （二）各班组负责本班形成的公司档案资料的收集和归档，负责本班自存备份留用档案的业务管理及使用工作:ﻭ １、各班必须设有专门的档案存放文件柜，并确定专人管理。
ﻭ ２、各班必须按《物资中心归档资料归档规定》的要求、时间节点向档案室移交归档资料及同步电子文件 五、操作细则 （一)归档要求 1、重要资料需按档案归档范围、归档时间和归档责任人（见附表一) ２、任何部门和个人不得将档案资料据为己有，必须按规定的归档范围、归档时间移交档案室相关责任人必须严格按照归档时间进行归档ﻭ 3、归档资料原则上应为原件，不能以复印件归档，热敏纸不能直接归档，尽量追第1页共1页ﻭ 加原件，必要时复印件应加盖印章并注明原件存放处 4、文件材料的归档收集应符合国家档案管理规定,种类、份数、页数完整齐全,每份文件因遵循合并归档，文、电合一归档原则ﻭ 5、对于内容不全或不符合归档要求的归档资料退回补全或整改 6、文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范,归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存,纸质文件需附交相应的电子文件或目录清单 7、档案资料移交双方需填写《档案移交登记表》，确认无误后双方签字移交，移交完成后,档案员整理分类归档资料，分别归入相应案卷盒 8、对于因工作需要不能及时归档的档案资料需专人保管，并提前到档案室备案知会档案管理员。
9、归档注意事项:ﻭ (１）由几个班组同时办理的工作,由主责方收集归档,会议档案资料由会议主办记录人收集 (2）因工作变动、或离职的员工应将经办的档案资料交接清楚,不得带走或销毁ﻭ （二)档案立卷ﻭ 1、综合类档案按性质、类别、年限、密级和文件材料的自然形成规律分类立卷，立卷为每年年末或次年年初ﻭ 2、单据类按类别、项目、月份立卷,在次月5号前移交档案室 （三)档案移交ﻭ 1.档案室接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，并签字确认,对重要、机密类文件，更需仔细核对，经查验无误后可办理签收手续 2.调出、离职等人员在调离前必须还清档案,无档案室签字,人力资源不得办理调离手续 （四）档案利用 1、档案利用人应填写《档案借阅登记审批表》或《档案查阅登记审批表》，经档案室审核后由档案利用人报经最终审批权人同意ﻭ 2、档案审批权限:ﻭ (1）内部利用或借阅密级档案，原件借阅或查阅需报部门负责人批准,其他档案借阅或利用由档案管理员审核档案借阅、查阅审批权限执行(档案资料借阅查阅审批权限参考表》，任何人越权处理无效。
ﻭ 第2页共２页 （２)跨部门人员利用或借阅,均由部门负责人批准 3、借阅档案最长应在7个工作日内归还,并及时办理清户手续,逾期无法归还的应办理延期使用手续 ４、借阅者必须保证原样归还所借档案资料，不得任意涂改、拆散、标记,借阅者应严格遵守保密制度，妥善保管所借档案,做到不丢失、不泄密ﻭ 5、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失、失密,应立即向档案员报备，及时向部门负责人反馈，并拟定补救措施，处理方案上报批准后执行ﻭ 6、密级档案资料和已立卷资料原则上不借出,如因工作需要,须经最高领导同意后方可借出，且只能在档案室阅览，时间不宜超过2小时 7、专职档案员按规定在借、查阅档案归还时间内向档案利用人收回档案,收回时应检查档案是否完好，查有无涂改、标记，确认完整后,将收回档案存入档案柜,并签署销借、查阅情况ﻭ 8、档案利用注意事项：ﻭ （1)、绝密档案资料不得复印，非绝密档案资料复印完需注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章 （2）借阅档案不得转借,不得利用任何方式擅自获取档案内容,谋取私利、泄露档案秘密，并按时归还借阅档案。
ﻭ （３）电子档案仅供查阅、不能下载、转发、打印ﻭ (五）、档案保密 档案分为绝密、机密、秘密三类，密集事项划分详见《物资中心归档资料归档规定》,密级档案保管要求如下： 1.未经许可,任何人不得使用、借阅、复制和摘抄公司密级档案 2.密级档案资料查阅在档案室内进行，其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁由专人负责 ３.密级档案专柜保存,且应该随开随锁档案员应定期清查，做到账实相符ﻭ 4．档案属下列情况之一者，不得开放利用1)涉及公司商业机密;(2)涉及公司员工个人隐私；（3）档案形成部门限制使用 (六）、档案统计ﻭ 第3页共3页ﻭ 档案室建立档案统计台账，真实客观、准确无误的记录和统计档案资料的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案利用等情况,不得虚报、瞒报、漏报和伪造 (七)、档案鉴定 1、集团档案部门负责档案鉴定与销毁的具体工作ﻭ 2、档案一经立卷，归档、未经集团领导批准，任何部门或个人无权销毁ﻭ 3、各班组配合档案室对拟鉴定档案进行逐一鉴定,确定后形成书面报告，提出处理意见。
鉴定结果报部门负责人批准ﻭ 4、按批准意见后将鉴定后的档案分别按批准后的保管期限和档案密级进行分类处理和调整,公布鉴定结果ﻭ （八）、档案销毁 1、档案室填报《档案销毁清册》，报上级领导批准 ２、档案室负责实施销毁，从安保部、法务部抽人组成档案销毁小组ﻭ ３、销毁小组成员实施档案销毁,在《档案销毁清册》上签字，注明销毁时间、地点及相关信息销毁档案需有两名监销人,销毁完毕后应注明已销毁字样和销毁日期,并签字确认 （九)、库房管理ﻭ 1、建立单独的档案库房，档案阅卷及工作区与档案库房分离,无关人员严禁进入库房区域 2、档案室严禁存放与档案无关物品,严格按照十防要求,即防光、防水、防火、防虫、防尘、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗实施管理 ３、档案室应定期检查档案柜,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施 六、考核ﻭ 档案管理人员和相关责任人违反档案借阅规定,造成档案意识、损坏、损毁和泄密，视情节轻重报负责人相应处理 附件一:《物资中心归档资料归档规定》附件二:《档案移交登记表》附件三:《档案借阅登记审批表》附件四：《档案销毁清册》 第4页共4页 第二篇：物资材料管理细则物资材料管理制度ﻭ 为进一步规范和加强物资计划管理工作，确保物资优质、低价、及时供应,同时做到合理储备,降低成本、减少资金占用、加快资金周转的目的，使得各类物资计划遵循科学、合理的管理。
ﻭ 本细则规定了物资计划的管理内容和要求,监督与考核适用于集团公司物资计划管理工作,物资计划编制与审批全过程管理 一、材料计划申报ﻭ 各单位据生产情况编制本月的材料需求计划，计划的名称、编号、规格型号、数量、单位及用途(低值易耗品可不注明用途)必须准确,同时注明到货时间所报材料,申报单位必须先经仓库保管核实有无库存或可替代材料，在nc备注中注明库存数量申请人必须认真负责，保证所报计划准确无误计划申报的具体要求如下:ﻭ 1.１生产性设备维修更换材料根据设备运行记录，申报所需要的材料,并注明更换配件，相关责任人及专业技术人员维修意见新增、技改、大型维修涉及的材料设备必须编制项目申请或大修方案（经济、安全等效益)经分管副总审阅，报董事长批复后，申报相关材料计划 1.2生产维修工具材料根据各单位工具管理台账申报,明确配置时间、使用人、申报原因并经由公司资产组织鉴定后申报新增工具必须通过oa提交新增原因、以及带来的经济、安全等效益的申请经由董事长批准后方可申报ﻭ 1.3车辆维修材料申报必须标注车辆维修车号,（建筑公司、流化床电厂需完善管辖车辆编号管理）更换原因，鉴定、维修责任人,轮胎及其他价值在1０0０元以上大型配件必须申请由公司相关部门组织鉴定后申报材料。
ﻭ 1.4、机修、美工院、建筑公司维修制作项目,由申请部门分管副总审签，提交资产营销与管理中心、企划委审核项目后,编制预算,经企划委预决算处审核后申报计划如有超出预算１０00元以上的,提交变更计划申请 1.5低值易耗、办公用品、劳保用品材料，暂按原有制度执行，待资产中心组织相关部门制定使用及相关新管理制度后，依据制度下达计划 1ﻭ 2.各车间必须于每月20日前统筹申报下月计划,申报时须核对仓库库存仓库有义务提供申报物资的库存情况，作为各车间申报计划的依据各车间应尽可能减少急购计划，急购计划每月不得超过2次，超过2次公司将对该部门进行考核（汽修、机修可根据需要申报，但一般日常消耗品不得出现在急购计划中) 3、特急材料计划只有在影响生产或早购买能明显提高经济性和安全性的情况下才允许申报,经核实确无库存的情况下由经理级以上负责人通知企划委、财经委、物资供应部相关负责人后购置,抢修结束后24小时内按原ｎc流程申报、并明确急购原因如经考核发现急购材料有库存或有能替代的材料，已购置材料费用由申请人全部承担ﻭ 4、申报材料物资材料时，依据“质优价廉”的原则提供材料品牌或可替代的品牌,优先采购国产品牌。
ﻭ ５、强电系统的设备材料新增、更换,由各分管单位责成电气方面专人根据电力设备使用要求核定后由分管副总签字申报(或录入) ６、信息系统设备材料新增、更换，须报送信息部负责人审核ﻭ 二、材料计划审批ﻭ 公司相关人员审核申报计划所附说明、申请、图纸等是否齐全,是否符合相关规定对申报材料数量、种类、用途等有疑问时需向申报单位核实，重点了解申报物资的必要性落实各单位是否可以减少，在保证生产的前提下压缩库存,各审批环节核减材料数量时可将申报单位、材料编号,名称、核减数量编制成eｃel表从nｃ消息中心发送至企划委杜秀琴名下予以核减ﻭ 2、资产营销与管理中心要根据设备、工具、低值易耗品及劳保用品等管理规定,依据登记台账审核，明确是否准许配置或更换的书面意见（须注明配置日期、使用时间、更换原因）或鉴定表,否则不予受理或驳回ﻭ 3、凡报送的办公用品、餐具、布草等物资材料计划，必须先根据集团公司、绵山景区的库存及闲置情况,进行核实后再行下达ﻭ 3、对机械事故、非正常损坏的材料计划的审。