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1、 数字化档案在水库管理的应用 尚庄炉水库兴建于1959年，是肥城市唯一的一座中型水库，水库流域面积141.0km2，总库容3422.0万m3。于2022年实施了除险加固。水库大坝为均质土坝，最大坝高17.1m，全长825.0m；水库灌区设计浇灌面积1400.0hm2，干渠长5.85km。2022年12月经省水利厅考核评审确定为“省一级水利工程治理单位”。在上级档案主管部门的业务指导下，尚庄炉水库领先实施了数字化档案治理。对文书档案、工程档案、会计档案等各类档案分卷进展了录入并准时形成数字档案。目前水库电子档案系统共录入：文书档案58卷，工程档案79卷，会计档案30多册，共7多万页。实现了档案数
2、字化治理，保障了档案的安全性、连续性、保密性、完整性和可查性，形成了门类齐全、组卷合理、治理标准、查阅便利、存放安全的综合治理体系。 2实施数字化档案治理的必要性 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、ocr（文字识别）技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的进展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式相互连接，利用计算机系统进展治理，形成一个有序构造的档案信息库，准时供应利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建立最根底的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联
3、网进展计算机检索、阅读电子档案。为档案内部治理及面对客户效劳供应高效率的全面效劳。档案工作的数字化建立是顺应潮流、适应时代进展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步把握信息技术为档案工作效劳，为社会主义经济建立效劳，为社会主义精神文明建立效劳。档案数字化较之传统档案治理有不行替代的先进性：1）提高经济效益。过去始终使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使治理本钱大幅上涨。而数字化治理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节省了保管费用，节约了占地空间，而且查阅起来极为便利快速。2）提高办公效率。数字化档案治理使资
4、料能准时归档，并尽快供应利用。以水库治理门为例，工程数据、施工资料、日常治理数据，都需要具体精确的档案信息。然而档案数字化治理便可供应具体、即时的数据信息，为领导决策供应效劳。3）增加档案原件爱护。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史长远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的爱护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了局部档案丧失、篡改等现象发生。 3数字档案的操作应用 3.1登录系统。在计算机桌面找到肥城市尚庄炉水库数字化治理系统翻开，治理系统为保证数字档案的安全，每次进入治理系统时，该系统都要对用户身份进展检查，系统会依据用户进入系统时所登记注册的用户名及口令确
5、定用户的权限。输入用户名和密码，点击登录系统，就进入了肥城市尚庄炉水库数字化治理系统的主页面。数字化档案治理系统主页界面上的功能菜单包括文书(卷)、归档文件、基建档案、其他、图书档案、声像档案、会计档案、档案借阅、档案检索、日志治理、系统治理。3.2着录与治理。1）着录。以工程档案为例，点击桌面左侧治理系统菜单中的工程档案，再点击工程档案着录，根据实际状况填写着录信息（输入框后面带星号的为必需输入项），工程性质局部依据水库实际档案内容进展了详细分类，主要分为组织治理、安全治理、运行治理、经济治理等，依据新着录文件的所属分类选择工程性质。将着录信息填写完毕后进展上传文件，点击扫瞄找到要上传的电子
6、文件位置点击翻开上传文件（文件上传格式为：pDF格式）。着录信息及电子文件上传完毕后，点击【保存】按钮，假如提交胜利，系统会弹出窗体提示着录胜利的信息，“保存胜利”。着录完毕。2）治理。点击桌面左侧治理系统菜单中的工程档案，再点击工程档案治理，弹出查询窗口，依据需要在相应的字段中输入查询内容点击查询。工程档案治理，可以对查询结果数据进展编辑、删除、打印和电子文件查看。编辑。点击每条数据前面的编辑按钮，就会消失编辑修改界面，点击【完成】，操作胜利；删除。数据前面打“”的数据进入数据库，点击删除按钮，进展删除；、查看电子文件：点击其次列的“原文”即可翻开电子文件，假如没有“原文”字样即没有电子文件
7、。3.3档案检索。档案检索功能，可以依据关键词直接检索，使用直接检索，在关键词文本框里输入你需要检索的内容，然后点击【直接检索】按钮。依据关键字进展全文检索，搜寻出的检索的关键字套红，以及套红锁定到pDF某页中的某行。3.4实施数字化档案的后期治理。1）加强电子档案治理。水库治理所特地设立档案室、借阅室，在日常工作中，档案治理人员应乐观学习档案治理学问，对档案进展准时的收集分类，按月或季度定期上传档案信息，保证数字档案的连续性和完整性。2）加强档案工作责任心。档案治理人员，首先要熟悉到电子档案保管的重要性，要严格听从水库治理制度，强化自身业务，从而确保档案信息的安全性、连续性、保密性、完整性和
8、可查性，工作中要充分的发挥其主动性，慎重对待档案治理工作，要保证水库上传电子档案的精确性及真实性。3）加强档案治理人员的业务学习。建立电子档案是一项新的业务创新，档案治理人员存在操作不熟分类不清现象，加强学习是重中之重，应准时与档案业务主管部门联系，组织治理人员学习实践，娴熟把握电子档案的操作流程，的确把电子档案应用到水库日常治理工作。4）加强长期意识，努力提高电子档案系统的存储力量。随着时间的推移，电子档案的数量会不断增加，会给存储带来肯定压力。要保证档案的连续性需要采纳新的储存的方式“云储存”，它的优势在于：1）存储治理可以实现自动化和智能化，全部的存储资源被整合到一起，客户看到的是单一存储空间；2）提高存储效率，通过虚拟化技术解决了存储空间的铺张，可以自动重新安排数据，提高了存储空间的利用率，同时具备负载均衡、故障冗余功能；3）云存储能够实现规模效应和弹性扩展，降低运营本钱，避开资源铺张。 :赵启新 张东 魏庆镇 单位:肥城市打井队
