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1、宛西制药企业信息管理系统管理办法（试行）第一章总则第一条为实现公司信息资源整合、提高信息化经营管理水平与效率，确保企业信息管理系统的有效运行，特制定本办法。第二条企业信息管理系统的建设与实施遵循“科学化，流程化，统一化”的原则，在符合企业总体规划的前提下，逐步实现企业的生产制造和经营管理的信息化。第三条企业信息管理系统的管理遵循“集中监管、归口负责、数据唯一、资源共享”的原则。第四条本办法适用于各使用EAS的相关部门和分公司。第二章组织机构和职责分工第五条 公司成立ERP项目实施领导小组，负责经营管理信息系统的规划、建设、运行，制定系统管理、运行、考核制度。组 长：孙 锋常务副组长：摆向荣副
2、组 长：李明黎、张明华、马玉华、刘红玉、章运典、王泓涛、杨 青、李定伟成 员：李俊夫、李鹏凯、代西平、封向阳、杨 柳、刘则长、李海军、武光荣、张景保、张秀丽、李英征、高 松、兰易侠、汤 洁、王建勋、谢长军、杜雪峰成员部门：财务部、微机中心、销售管理部、采购部、OTC部、商务部、销售人力资源部、生产制造部、技术部、质量保证部、质量控制部、GMP办公室、人力资源。第六条 职责分工ERP项目实施领导小组是信息管理系统的管理部门，负责系统管理办法的制定修订、标准审查、责任落实、业务协调和责任考核等工作。微机中心是信息管理系统的技术管理部门，负责信息管理系统的推广应用、技术规范制定、系统运行质量检查、权
3、限梳理、数据备份、系统培训和报表分析等工作。各成员部门是信息管理系统基础数据的业务归口部门，负责对归口基础数据的维护和校验，协调解决于公司在系统建设和运行过程的业务问题。第三章 系统基本功能第七条 企业信息管理系统是公司信息化生产经营管理平台。系统实现工作流驱动，针对各业务流程进行梳理、优化、固化，打造无边界的信息流平台。各业务模块所有业务均在系统中得到反映，主要包括财务管理、供应链管理、资产管理、生产制造管理、成本管理、人力资源管理、分销管理。按照系统建设实施计划，还逐步将销售绩效管理、资金管理和预算管理等经营管理业务纳入到信息化系统管理范围，并逐步完善已加入管理范围的模块的细分功能。第八条
4、 企业信息管理系统是公司生产经营信息服务平台。所有与经营管理有关的基础数据、统计报告数据及其他有价信息都通过信息管理系统实现统一收集、统一维护和统一管理。根据系统建设规划，将逐步完善所有业务模块，实现所有数据都能在信息管理系统中维护和管理。同时企业信息管理系统集成了办公自动化模块和移动商务，更为企业提供了更快捷、更高效和更环保的服务平台。第九条 企业信息管理系统是企业经营决策分析平台。信息系统不仅提供了丰富的业务报表，更集成了BI（商业智能数据分析）模块，为企业充分挖掘数据信息提供了先进的平台。各业务部门要充分利用和发掘系统信息，积极补充和扩展系统信息容量，定期开展业务数据分析；提交分析报告，
5、为各级领导提供决策支持。第四章 系统运行管理第十条 企业信息管理系统由微机中心负责部署运行、日常维护、推广应用。系统形式上采用客户端数据维护，网页自动化办公和手机短信审核相结合的方式进行经营管理。第十一条 企业信息管理系统数据主要采用客户端手工录入、按模板导入和数据采集的方式。录入数据统一在南阳机房数据中心管理，各分公司以及办事处通过VPN方式接入南阳机房网络，登录企业信息管理系统完成数据录入、修改、查询和审核。第十二条 各类基础数据（包括客户资料、供应商资料、物料及会计科目等）不得随意增加、改动，禁止删除，每年年底或年初，经会计主管批准后并授权有关人员进行改动，原则上年中不允许改动基础数据。
6、确需增加、改动的，需报主管领导和相关业务部门领导共同批准，并做相应处理。第十三条 企业信息管理系统的数据录入和导入要做到及时、准确和完整。操作过程要符合操作说明手册，严格按照流程和步骤进行录入。录入过程中，严格按照数据规范的要求录入，提交之前要检查无误，减少基础数据的再次修改。第十四条 实施工作记录管理制度。各业务部门需要在关键岗位建立信息管理系统工作记录。微机中心需建立信息管理系统运行日志、信息管理系统安装、维护记录、信息管理系统错误数据更正记录、信息管理系统权限登记表，以加强系统运行动态监控。第十五条 实施业务流程变更管理制度。各业务流程（包括审核流）一经确立使用，原则上不允许随意变更。确
7、需变更并经相关部门研究确认可行的，应提交业务流程变更申请表，经由本部门主管与业务部门主管签批后交微机中心，微机中心在3个工作日内完成流程调整，填写信息管理系统安装、维护记录，并跟踪流程变更效果，向部门主管反馈。第十六条 实施扩展报表开发管理制度 内部管理的报表，根据公司管理需要经主管审核设定。需要上报的报表格式要由财务部、主管会计统一规定，一经确定不允许轻易变动。因业务需要新开发报表，由本部门提交报表开发需求分析，并提供报表格式及主要数据来源，由微机中心在10个工作日（繁杂报表20工作日）内完成报表开发，并跟踪报表使用效果。第十七条 ERP项目组在计划更新模块时，或者微机中心计划对网络和服务器
8、进行维护时，应做到及时通知，提前备份，并确保系统在计划时间内恢复运行，任务完成后填写信息管理系统安装、维护记录。第十八条 各业务部门在工作日内每天至少要登录系统1次，及时处理相关业务或系统运行中出现的问题。业务单据录入时限不得超过24小时，工作流审核应尽量在1个工作日内办理完毕或给予答复，较复杂的业务应在3个工作日内办理完毕。对有关系统运行的意见或建议，微机中心应在5个工作日内给予答复。第五章 数据维护规范第十九条 企业信息管理系统的数据维护必须保证准确性和唯一性，按照相关的业务规范、软件规范和操作规范正确的维护系统数据。第二十条 ERP项目领导小组和微机中心负责对数据维护情况进行管理和监督。
9、各业务部门负责各归口业务的数据维护和审核。1.财务部负责维护财务相关数据。包括客户、供应商、物料及会计科目等基础资料的维护。总帐、应收、应付、出纳、存货核算、成本、预算、固定资产单据处理及集团报表等。2.OTC部负责维护渠道基础数据和促销数据，主要包括渠道终端单、渠道关系维护单、渠道促销商品维护单和一些渠道方面的基本资料单据。渠道终端单主要管理药店、医院等终端之间的基本信息。渠道关系维护单主要管理分销商、分公司与终端之间的关系信息。渠道终端单和渠道关系维护单的维护时间为获得或变更基本信息后1个工作日内。渠道与渠道终端资料变更后应立即填写电子版渠道资料变更明细，并发给销售管理部渠道多名称对照单维
10、护人员。渠道促销商品维护单主要管理每个分公司、每个目标终端的考核产品、分公司推广产品、基础产品分类，以及有特殊政策申请的产品政策分类，供计算促销费和统计分公司不同类别的产品销量使用。维护时间为政策申请后2个工作日内。3.销售管理部负责维护销售行为数据，主要包括销售订单、库存调拨单、发货通知单、销售出库单、销售退货单、物料多名称对照单、渠道多名称对照单和渠道流向单等。销售订单、库存调拨单、发货通知单、销售出库单和销售退货单等主要管理公司产品供应链销售信息。维护时间为获得需求信息后1个工作日内完成。物料多名称对照单、渠道多名称对照单和渠道流向单主要管理公司产品在各分公司、药店和医院等终端的销售情况
11、，涉及公司业务员和各合作方的返利信息等。由于数据量较大，维护时间应尽量在2个工作日内完成。4. 商务部负责，主要包括渠道单等。5.营销人力资源部负责销售绩效以及相关基础数据的管理，主要包括绩效方案单、提成方案单和提成单等。目前正在开发中，等待正式上线后在确定维护规范。6采购贸易部负责维护采购行为数据，对业务部门采购申请进行处理。主要包括采购询价单、采购报价单、采购比价单、采购合同、采购订单、市场价格、运费结算、应付等单据。7. 质量系统负责物料质量数据。对各检验标准进行维护，并跟踪药监标准及时调整。采购物料的检验申请、检验取样单、检验单、检验报告及质量证明书，在规定时间内完成。产品不合格时及时
12、与采购部沟通，出具不合格产品处理单。生产中间产品及成品质检待正式上线后在确定维护规范。8 生产制造部负责物料生产数据。主要包括班制、班组、生产线及工序、工厂日历、设备日历等基础资料的维护，生产指令下达，物料需求计划编制等。9 技术部负责产品配方及物料清单（BOM）的维护管理。10各生产车间负责维护生产数据。包括流程生产订单、领料通知、材料调拨单、完工报告、生产入库单等。11宛西物管科负责维护物料库存发放数据。包括采购收货单、采购入库单、生产入库单、材料调拔单、销售出库单、领料出库单、库存盘点等。12. 人力资源部负责维护员工信息数据。包括员工档案、职位管理、职称体系、薪酬管理、绩效管理、培训管
13、理等。13. 微机中心负责维护管理。包括服务器维护、系统安全保护、软硬件维护、软件升级、人员权限管理、基础数据维护、错误数据更正与恢复、流程变更维护、系统深化应用、OA办公系统管理。第二十一条 错误数据更正与恢复。各业务部门在维护数据过程中，如果因为其它原因造成数据丢失和错误，在无法恢复原数据的情况下和不影响其他业务部门数据的前提下，由部门领导签字填写信息管理系统错误数据更正记录交与微机中心，酌情更正或恢复，特别重要的数据或者影响极大的情况需主管副总签字。第六章系统安全管理第二十二条 企业信息管理系统服务器采用存储设备冗余技术，配置双机阵列存储系统。定期进行系统数据备份并检查数据备份质量，建立
14、应急恢复预案并定期验证应急恢复预案的有效性。连接企业信息管理系统的网络设备、服务器应保证24小时运行。发生故障需要停机的，要填写系统故障停机记录。在遭遇主干接入突然中断时，应主动告知主管领导，并迅速查找原因，及时与网络运营商联系进行检测、抢修。第二十三条 企业信息管理系统所有信息属于公司重要商业机密，各分公司、各有关业务部门和人员按照系统分配权限阅读和使用相关数据，并对所关注信息负有保密义务、承担保密责任。第二十四条 系统用户权限及密码安全管理。企业信息管理系统用户权限由ERP领导小组统一管理、微机中心负责梳理和维护。各业务部门新增用户、用户权限变更和取消，应提出书面申请（信息管理系统权限登记
15、表），经本部门领导签字确认后，报ERP领导小组审批、微机中心负责维护。为确保系统安全，涉及信息管理系统岗位人员调动时，应于3个工作日内完成取消系统访问用户及权限。系统用户因出差或其它原因不能办理业务时，应按规定程序做好代理和工作交接，并做好用户名、密码交接记录。指定代理人应按相应的岗位职责进行操作，系统用户返回岗位时，应及时收回用户名并修改相应密码。用户账号和密码是信息管理系统中进行所有操作的标识，用户应加强账号及密码的管理，提高保密意识，要求不定期更换密码，避免泄密事件发生。使用人员必须按照各自的操作权限进入，不得越权操作，为防止此类情况的发生，操作完毕离开电脑时，必须退出系统。第二十五条 网络安全管理。企业信息管理系统应遵守公司网络安全总体要求，通过VPN网络实现互联。为保证数据安全，公司外部人员登录系统必须使用VPN连接进入，连接VPN使用的用户名和密码不得泄露给企业无关及没有权限人员。不能使用来路不明的软件和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入及商业机密泄漏。附件：系统运行登记表信息管理系统运行日志信息管理系统安装、维护记录日期业务部门维护原因处理方式处理结果操作员系统故障停机记录停机日期正常运行时间故障
